Restaurants haben zahlreiche Kosten, die Besitzer oder Manager im Auge behalten müssen, um sie profitabel und letztendlich geöffnet und betriebsfähig zu halten. Abhängig von der Größe des Restaurants können solche Kosten so komplex werden, dass das Leben des besten Managers zu einem Albtraum wird. In diesem Artikel werden wir über Folgendes sprechen:
- Die verschiedenen Restaurantpreise und wie man sie versteht
- Wichtige Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt
- So analysieren Sie Kostendaten
- Wie Sie mit Kostenmanagement-Tools jeden Cent im Blick behalten
- Mehrere Strategien, mit denen Sie die Kosten senken und das Endergebnis Ihres Restaurants verbessern können
Egal wie einfach oder komplex Ihr Unternehmen ist, es gibt immer Raum für Verbesserungen, wenn es um Gewinne und Effizienz des Kostenmanagements geht. Dieser Artikel ist der ultimative Leitfaden, der Ihnen hilft, das Endergebnis Ihres Restaurants zu verbessern, indem er einen detaillierten Blick auf die Betriebskosten wirft. Lass uns anfangen!
Arten von Restaurantkosten
Wenn Sie zum ersten Mal einen Blick auf die Kosten eines Restaurants werfen, werden Sie feststellen, dass es mehrere Posten gibt, als man auf den ersten Blick sieht. Hier ist eine vereinfachte Liste aller Hauptkosten eines Restaurants:
- Kosten für Speisen und Getränke: Dies ist der größte Kostenfaktor für die meisten Restaurants und umfasst die Kosten für Zutaten, Produkte, Fleisch, Meeresfrüchte, Milchprodukte und Alkohol.
- Arbeitskosten: Dazu gehören die Kosten für Löhne, Gehälter und Sozialleistungen für alle Mitarbeiter, einschließlich Köche, Kellner, Barkeeper und Manager.
- Gemeinkosten: Dazu gehören die Kosten für Miete, Nebenkosten, Versicherung, Marketing und andere Ausgaben, die nicht direkt mit Essen oder Arbeit zusammenhängen.
Als Restaurantmanager müssen Sie all diese Ausgaben sowie Ihre Umsatz- und Gewinnspannen im Auge behalten, um zu verstehen, wie es Ihrem Restaurant wirtschaftlich geht. Darüber hinaus ist es wichtig, diese Kosten zu verstehen, um sie zu optimieren und zu senken, ohne die Qualität der von Ihnen bereitgestellten Dienstleistungen zu beeinträchtigen – Sie müssen wissen, wo Sie die Kosten senken können. Obwohl es sich um eine eher kleine Liste handelt, müssen Sie schließlich auch bedenken, dass alle diese Kategorien zahlreiche Unterkategorien haben, die Sie ebenfalls kennen müssen, um das Gesamtbild zu verstehen. Neue Eigentümer oder unerfahrene Manager werfen oft einen Blick auf die Hauptkosten, während kleinere Kosten im Hintergrund und unbemerkt aufsummieren, bis sie katastrophale Folgen haben.
Wichtige Kennzahlen zum Verfolgen
Auch wenn wir Sie nicht davon abhalten, jeden der oben genannten Punkte zu verstehen und zu verfolgen, gibt es einige Kennzahlen, die Sie im Auge behalten müssen, da sie den größten Einfluss auf ein Lebensmittelunternehmen haben. Wir haben bereits ausführlich über die Kosten für Lebensmittel und deren Berechnung gesprochen, daher werden wir sie hier nicht erwähnen. Die anderen, die Sie im Auge behalten müssen, sind die folgenden.
1. Hauptkosten, Hauptkostenprozentsätze und deren Berechnung
Die Selbstkosten beziehen sich auf die beiden größten Ausgaben in einem Restaurant, bei denen es sich in der Regel um Lebensmittelkosten und Arbeitskosten handelt. Dies sind die Hauptkosten in den meisten Lebensmittelbetrieben und betragen in der Regel 50 bis 60 % der Restaurantkosten. Dieser Prozentsatz wird als Selbstkostenquote bezeichnet und ist eine Methode zur Verfolgung der Restaurantkosten im Vergleich zu den Gewinnen. Hier ist die Formel zur Berechnung der Selbstkosten in einem Restaurant:
- Selbstkosten = Lebensmittel- und Getränkekosten + Arbeitskosten
- Lebensmittel- und Getränkekosten (COGS): Dazu gehören die Kosten für Zutaten, Produkte, Fleisch, Meeresfrüchte, Milchprodukte und Alkohol.
- Arbeitskosten: Dazu gehören die Kosten für Löhne, Gehälter und Sozialleistungen für alle Mitarbeiter, einschließlich Köche, Kellner, Barkeeper und Manager.
Hier ist ein Beispiel:
- Kosten für Essen und Getränke: 100.000 US-Dollar
- Arbeitskosten: 50.000 $
- Selbstkosten: 100.000 + 50.000 = 150.000
Hier ist die Formel zur Berechnung des Selbstkostenprozentsatzes:
- Selbstkostenprozentsatz = ((Lebensmittel- und Getränkekosten + Arbeitskosten) / Gesamtumsatz)*100
Hier ist ein Beispiel:
- Selbstkosten: 150.000 US-Dollar
- Gesamtumsatz: 200.000 US-Dollar
- Selbstkostenprozentsatz: (150.000 / 200.000) * 100 = 75 %
In diesem Beispiel beträgt der Selbstkostenanteil des Restaurants 75 %. Das bedeutet, dass das Restaurant für jeweils 100 US-Dollar Umsatz 75 US-Dollar für Lebensmittel und Arbeitskräfte ausgibt. Dies ist keine gute Zahl und der Selbstkostenanteil sollte 60 % oder weniger betragen. Wenn der Selbstkostenanteil zu hoch ist, bedeutet das, dass das Restaurant keinen Gewinn macht und Sie die Lebensmittel- und Arbeitskosten analysieren müssen, um ihn zu senken.
2. Arbeitskostenprozentsatz und wie man ihn berechnet
Es besteht kein Zweifel, dass der Arbeitsaufwand in einem Restaurant zu den größten Kostenfaktoren zählt. Ein Restaurant braucht Köche, Kellner, Verwaltungspersonal und viele andere Mitglieder, um ordnungsgemäß zu arbeiten. Ein gutes Personal ist der Schlüssel zu einem profitablen Restaurant, denn ohne es würde es nichts produzieren. Es ist von entscheidender Bedeutung, einen Blick auf den Arbeitskostenanteil Ihres Restaurants zu werfen und Änderungen in Richtung Effizienz vorzunehmen, ohne die Qualität Ihres Personals zu beeinträchtigen. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um die Arbeitskräfte in Ihrem Restaurant zu berechnen:
- Nutzen Sie das Kassensystem Ihres Restaurants, um einen detaillierten Bericht über die Monatsverkäufe zu erhalten und den Gesamtbetrag zu berechnen.
- Sammeln Sie alle Informationen über die Bezahlung jedes Mitarbeiters, Überstunden und andere Beträge, die Sie an Ihre Mitarbeiter gezahlt haben. Berechnen Sie erneut den Gesamtbetrag.
- Berechnen Sie Ihren Arbeitskostenprozentsatz, indem Sie Ihre gesamten Arbeitskosten durch Ihren Gesamtumsatz dividieren und mit 100 multiplizieren.
Hier ist ein kurzes Beispiel:
- Gesamtarbeitskosten: 50.000 $
- Gesamtumsatz: 100.000 US-Dollar
- Arbeitskostenprozentsatz: (50.000 / 100.000) * 100 = 50 %
Bedenken Sie, dass dies ein sehr vereinfachtes Beispiel ist. Wenn Ihr Restaurant 50 % des Umsatzes für Arbeitskräfte ausgibt, verliert es wahrscheinlich Geld, da bei dieser Berechnung andere Kostenfaktoren wie Essen oder Gemeinkosten nicht berücksichtigt werden.
Woher wissen Sie, ob Sie die Arbeitskosten Ihres Restaurants verbessern müssen?
Dies muss von Fall zu Fall analysiert werden, denn wie stark sich die Arbeitskosten auf das Endergebnis Ihres Restaurants auswirken, hängt von den übrigen Kosten ab. Wenn Sie beispielsweise 50 % Ihres Umsatzes für Arbeitskräfte ausgeben, der Rest der Ausgaben Ihres Restaurants jedoch 20 % ausmacht, sind die verbleibenden 30 % immer noch ein rentabler Gewinnprozentsatz. Das ist in Restaurants natürlich nicht üblich. Normalerweise liegen die Arbeitskosten eines Restaurants zwischen 30 und 40 %. Um herauszufinden, ob Sie die Arbeitskosten Ihres Restaurants verbessern müssen, müssen Sie einen Blick darauf werfen, wie Ihr Restaurant in Bezug auf den Gewinn abschneidet, wie hoch Ihre Arbeitskosten im Verhältnis zu Gewinn, Umsatz und anderen Kosten sind und schließlich, ob noch Spielraum vorhanden ist zur Verbesserung der Effizienz. Hier sind ein paar Tipps, abhängig von der Situation Ihres Restaurants:
- Wenn Ihr Restaurant über mehrere Kellner verfügt, die zu Stoßzeiten nichts tun, weil sie nicht benötigt werden, können Sie sie wahrscheinlich entlassen und Ihre Arbeitskosten senken.
- Wenn Ihr Restaurant an bestimmten Wochentagen besonders inaktiv ist, können Sie es für diesen Tag schließen oder den Zeitplan Ihrer Mitarbeiter anpassen, um die Arbeitszeit zu verkürzen.
- Automatisieren Sie bestimmte Aufgaben. Mit Waiterio können Sie beispielsweise Ihr Wartepersonal erheblich reduzieren. Kunden können mit ihrem Smartphone einen QR-Code auf Tischen scannen, um ihre Bestellungen direkt von Ihrer Online-Speisekarte in die Küche zu senden.
- Optimieren Sie die Küche und die Prozesse Ihres Restaurants, um das Back-of-House-Personal zu reduzieren.
Lesen Sie die folgenden Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihr Personal optimieren können:
- Wie man gutes Personal im Front-of-House-Bereich einstellt und behält
- So stellen Sie Restaurant-Back-of-House-Personal ein und beschäftigen es
- Ein umfassender Leitfaden zur Personalführung
3. Gewinnspannen
Gewinnspannen und Umsätze variieren bei Restaurants stark, abhängig von verschiedenen Faktoren, wie unter anderem Restauranttyp, Konzept, Kostentrends und Arbeitskosten. Als Manager oder Restaurantbesitzer können Sie unabhängig von Ihrer Erfahrung in der Branche keine stabilen Gewinnspannen erwarten. Stattdessen müssen Sie über objektive Gewinnspannen verfügen, was eine viel realistischere Managementmethode ist. Restaurants verlieren möglicherweise Geld oder decken nur einen Monat lang die Betriebskosten und steigern den Nettogewinn im nächsten Monat erheblich. Bevor wir die Gewinnspanne berechnen, wollen wir uns zunächst mit den verschiedenen Arten von Gewinnstufen befassen, die Sie in einem Restaurant berechnen können:
- Bruttogewinn: Dies ist die Zahl, die sich aus der Subtraktion der Kosten der verkauften Waren (COGs) vom Gesamtumsatz des Restaurants ergibt.
- Betriebsgewinn: Dies ist die Zahl, die sich aus der Subtraktion der gesamten Betriebskosten Ihres Restaurants von Ihrem Bruttogewinn ergibt.
- Der Nettogewinn ist der Gesamtbetrag, der nach Abzug des Betriebsgewinns von Steuern und Zinsaufwendungen übrig bleibt.
Vereinfacht gesagt müssen Sie als Restaurantleiter immer Ihre Bruttogewinnspanne und Ihre Nettogewinnspanne im Auge haben. Um die Bruttogewinnmarge zu berechnen, verwenden Sie einfach die folgende Formel:
- Bruttogewinnmarge: (COGs / Gesamtumsatz) * 100
Hier ist ein Beispiel:
- COGs = 50.000 $
- Gesamtumsatz = 100.000 $
- Bruttogewinnspanne: (50.000 / 100.000) * 100 = 50 %
Für die Nettogewinnspanne müssen Sie nun die folgende Formel anwenden:
- Nettogewinnmarge = Gesamtumsatz – COGs – Betriebskosten – Steuern
Hier ist ein Beispiel:
- Gesamtumsatz = 100.000 $
- COGs = 50.000 $
- Betriebskosten = 30.000 $
- Steuern (ausgedrückt als Zahl) = 10.000 $
- Nettogewinnmarge = 100.000 – 50.000 – 30.000 – 10.000 = 10.000 $
In diesem Beispiel sind die resultierenden 10.000 $ der 10 %ige Gewinn des Restaurantbesitzers. Beachten Sie, dass dies als Prozentsatz ausgedrückt wird – der Gesamtbetrag in der Währung kann stark variieren. Außerdem ist die Gewinnspanne von 10 % keine Regel, Ihr Restaurant kann eine höhere oder niedrigere Gewinnspanne haben. Letztendlich hängt die Verbesserung dieser Marge von Ihrer Zufriedenheit mit der endgültigen Zahl als Eigentümer ab. Alle bisher von uns geteilten Tipps können Ihnen dabei helfen, Ihre Nettogewinnspanne zu verbessern. Lesen Sie auch unseren Artikel über die Gewinnmargen von Restaurants, um diese Informationen zu vertiefen.
4. Weitere wichtige zu verfolgende Kennzahlen
Weitere kleinere, aber wichtige Kennzahlen, die Sie im Auge behalten sollten, sind der durchschnittliche Scheck oder die durchschnittliche Rechnung, die Tischfluktuationsraten, die Kundenzufriedenheit (die etwas subjektiver ist), die Kundenbindungsraten und die Wiederholungsraten. Es ist etwas schwieriger, den Überblick zu behalten, vor allem, weil Sie auf mehrere Details achten müssen, wenn Sie dies manuell tun möchten. Hier erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Werte berechnen. Denken Sie daran, dass wir die Kundenzufriedenheit nicht berücksichtigen – lesen Sie unsere Artikel darüber, wie Sie sie verbessern können, um weitere Tipps zu erhalten.
Durchschnittlicher Scheck
Der durchschnittliche Scheck ist der Gesamtbetrag, den ein Kunde für seine Mahlzeit ausgibt, einschließlich Speisen, Getränken und Steuern. Um den durchschnittlichen Scheck zu berechnen, müssen Sie die Gesamtverkäufe für einen bestimmten Zeitraum addieren und durch die Anzahl der in diesem Zeitraum bedienten Kunden dividieren.
- Durchschnittlicher Scheck: Wenn Ihr Restaurant in einem Monat einen Gesamtumsatz von 10.000 US-Dollar erzielt und 1.000 Kunden bedient, beträgt Ihr durchschnittlicher Scheck 10 US-Dollar.
Tischumsatzrate
Die Tischfluktuationsrate gibt an, wie oft ein Tisch in einem bestimmten Zeitraum genutzt wird, um Kunden zu bedienen. Um die Tischfluktuationsrate zu berechnen, müssen Sie die Gesamtzahl der bedienten Kunden durch die Gesamtzahl der Tische in Ihrem Restaurant dividieren.
- Wenn Ihr Restaurant über 100 Tische verfügt und in einem Monat 1.000 Kunden bedient, beträgt Ihre Tischwechselrate 10 Mal pro Tag.
Kundenbindungsrate
Die Kundenbindungsrate ist der Prozentsatz der Kunden, die nach ihrem ersten Besuch in Ihr Restaurant zurückkehren. Um die Kundenbindungsrate zu berechnen, müssen Sie die Anzahl der wiederkehrenden Kunden durch die Gesamtzahl der Kunden dividieren, die Ihr Restaurant in einem bestimmten Zeitraum besucht haben.
- Kundenbindungsrate: Wenn Ihr Restaurant in einem Monat 100 Kunden hätte und 50 dieser Kunden zurückkämen, würde Ihre Kundenbindungsrate 50 % betragen.
Wiederholen Sie den Business-Tarif
Die Wiederholungsrate ist der Prozentsatz der Kunden, die Ihr Restaurant mehr als einmal besuchen. Um die Wiederholungsquote zu berechnen, müssen Sie die Anzahl der Kunden, die Ihr Restaurant mehr als einmal besuchen, durch die Gesamtzahl der Kunden dividieren, die Ihr Restaurant in einem bestimmten Zeitraum besucht haben.
- Wiederholungsquote: Wenn Ihr Restaurant in einem Monat 100 Kunden hätte und 30 dieser Kunden Ihr Restaurant mehr als einmal besuchten, läge Ihre Wiederholungsquote bei 30 %.
Kostendaten analysieren
Die Analyse der Kosten, Umsätze und Gewinne Ihres Restaurants ist für den reibungslosen Betrieb Ihres Restaurants von entscheidender Bedeutung. Es ist schwierig, in einem Restaurant eine perfekt konsistente Managementstrategie zu haben – die Lebensmittelindustrie ist unglaublich komplex und wettbewerbsintensiv. Stattdessen sollte es Ihr Ziel sein, über alles, was in Ihrem Unternehmen passiert, informiert zu sein und bereit zu sein, entsprechend auf Veränderungen und Trends zu reagieren. Wie kannst du das tun? Meistens müssen Sie folgende Dinge tun:
- Analysieren Sie regelmäßig Kostendaten
- Versuchen Sie, schwankende Kostentrends und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren
- Und nutzen Sie Daten, um fundierte Entscheidungen über Menüpreise, Personalbesetzung und andere betriebliche Entscheidungen zu treffen
Nachfolgend finden Sie einige grundlegende Tipps, die Sie befolgen können.
Führen Sie eine Tabelle mit allen Kosten, organisiert nach Kategorie
Selbst wenn Sie nicht viel Erfahrung mit der Buchhaltung haben, sind grundlegende Tabellenkalkulationskenntnisse für jeden Manager, der die Restaurantkosten im Auge behalten möchte, von entscheidender Bedeutung. Leider ist dies die einfachste Möglichkeit, Probleme zu erkennen, die im Restaurant auftreten könnten. Es ist technisch nicht schwierig, nur ein wenig komplex und einschüchternd, wenn Sie es nicht gewohnt sind, Tabellenkalkulationen mit zahlreichen Elementen zu betrachten. Hier sind einige Empfehlungen, um dies zu vereinfachen:
- Erfahren Sie, wie Sie Diagramme erstellen, um Daten einfacher zu visualisieren
- Erstellen Sie ein paar Vorlagentabellen, die Sie mit allen anfallenden Ausgaben ausfüllen können, sobald diese anfallen
- Führen Sie ein Tagebuch über alle Ausgaben oder Schulden des Restaurants und machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Tabelle damit zu füllen
Dies erleichtert die Visualisierung von Daten und die Verfolgung der Ausgaben erheblich, was Ihnen bei der Verwaltung des Restaurants eine gewisse Vorhersehbarkeit (nur ein wenig!) verschafft. Sie können damit auch Probleme wie Diebstahl oder Ineffizienzen bei der Bestandsverwaltung erkennen.
Erstellen Sie im Voraus Pläne für bestimmte Situationen
Die effektive Führung eines Restaurants erfordert Aufwand und Vorbereitung, weshalb die Planung und Erstellung von Systemen für bestimmte Situationen von entscheidender Bedeutung ist. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie versuchen, mit Trends Schritt zu halten und das Restaurant effektiv und rechtzeitig an diese anzupassen. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass die Umsätze des Restaurants aufgrund eines bestimmten Problems oder einer bestimmten Situation – beispielsweise schlechtem Wetter – zurückgehen. Wenn dies der Fall ist, können Sie das Restaurant vorbereiten, indem Sie unter anderem die Personaleinsatzpläne verkürzen und die Lieferaufträge reduzieren. In manchen Fällen kann es nachhaltiger sein, das Restaurant für ein paar Tage komplett zu schließen. Die Bereitschaft, in solchen Situationen zu handeln, ist der Schlüssel dafür, jederzeit ein profitables Restaurant zu haben – oder zumindest, um innerhalb Ihrer Gewinn- oder Budgetziele zu bleiben.
Strategien zur Kostensenkung
Auf unserem Blog haben wir mehrere Artikel veröffentlicht, die für die Kostensenkung in Ihrem Unternehmen von großer Bedeutung sind. Schauen Sie sich diese unten an:
- Kostensenkung für Restaurants
- 5 Tipps zur Gewinnoptimierung
- Restaurantverwaltung
- Anzügliche Verkäufe in Restaurants
- Holen Sie das Beste aus dem Inventar Ihres Restaurants heraus
Tools für das Kostenmanagement
Auch wenn zahlreiche Kostenmanagement-Tools zur Verfügung stehen, glauben wir, dass nur drei für die effektive Führung eines Lebensmittelunternehmens unerlässlich sind:
- Restaurantverwaltungssystem : Eine App wie Waiterio kann Ihnen sehr detaillierte Verkaufsberichte liefern, die für Managemententscheidungen notwendig sind.
- Arbeitsmanagementsystem : Sie sind unter anderem sehr effektiv, um Zeitpläne und den Personalbedarf für bestimmte Tage zu optimieren.
- Tabellenkalkulationssoftware wie Google Sheets oder Excel : Sie sind unglaublich nützlich, um Daten zu visualisieren und als Dashboard für Managemententscheidungen zu verwenden. Sie sind auch mit Restaurant-Kassensystemen kompatibel – Berichte können in diesem Format exportiert werden, um den Arbeitsablauf erheblich zu vereinfachen.
Da sie von entscheidender Bedeutung sind, um spezifische Informationen über die wirtschaftliche Leistung des Restaurants zu sammeln, ist die wichtigste Rolle die des Managers . Mit einem hervorragenden Manager an der Spitze kann ein Restaurant auch ohne einige dieser Hilfsmittel erfolgreich sein. Natürlich erleichtern sie mehrere Prozesse, sodass ihre Verwendung den Arbeitsaufwand vereinfachen kann. Obwohl Sie viele verschiedene Anwendungen zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, zur Bestandsverwaltung und anderen gängigen Restaurantprozessen verwenden können, ist die manuelle Verwaltung unserer Erfahrung nach effektiver, um Probleme zu vermeiden. Dies ist natürlich nur in kleinen bis mittelgroßen Restaurants realisierbar – größere Restaurants und Kettenrestaurants können viel mehr von anderen Automatisierungssystemen und Software profitieren.
Die Liebe zum Detail ist der Schlüssel im Restaurantmanagement
Die Arbeit eines Restaurantleiters kann sehr komplex sein, kann aber mit den richtigen Tools und Praktiken auch vereinfacht werden. Wenn Sie ein neuer Manager oder Restaurantbesitzer sind, denken Sie daran, dass die Liebe zum Detail Ihr Restaurant vor Geldverschwendung bewahren kann. Selbst wenn ein Kauf oder eine zusätzliche Lieferantenzahlung gering erscheint, kann es sein, dass Ihr Restaurant rote Zahlen schreibt, weil sich am Ende des Monats jeder Cent summiert. Behalten Sie die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Ihres Restaurants im Auge? Das solltest du besser tun!
