Analyser les coûts des restaurants : suivez les dépenses pour améliorer vos bénéfices

Les restaurants ont de nombreux coûts que les propriétaires ou les gestionnaires doivent suivre pour rester rentables et, en fin de compte, ouverts et opérationnels. Selon la taille du restaurant, ces coûts peuvent devenir suffisamment complexes pour faire de la vie du meilleur manager un véritable cauchemar. Dans cet article, nous parlerons des éléments suivants :

• Les différents coûts de restaurant et comment les comprendre
• Indicateurs clés à suivre
• Comment analyser les données de coûts
• Comment garder une trace de chaque centime avec des outils de gestion des coûts
• Plusieurs stratégies que vous pouvez utiliser pour réduire les coûts et améliorer les résultats de votre restaurant

Quelle que soit la simplicité ou la complexité de votre entreprise, il est toujours possible de l'améliorer en termes de bénéfices et d'efficacité de la gestion des coûts. Cet article est le guide ultime pour vous aider à améliorer les résultats financiers de votre restaurant en examinant en profondeur ses coûts d'exploitation. Commençons!

Types de frais de restaurant

Lorsque vous examinez pour la première fois les coûts d’un restaurant, vous remarquerez qu’il y a plusieurs éléments plus nombreux qu’il n’y paraît. Voici une liste simplifiée de tous les principaux coûts d'un restaurant :

• Frais de nourriture et de boissons : il s’agit de la dépense la plus considérable pour la plupart des restaurants et comprend le coût des ingrédients, des produits, de la viande, des fruits de mer, des produits laitiers et de l’alcool.
• Coûts de main-d'œuvre : cela comprend le coût des salaires, traitements et avantages sociaux de tous les employés, y compris les cuisiniers, les serveurs, les barmans et les gestionnaires.
• Frais généraux : cela comprend le coût du loyer, des services publics, de l'assurance, du marketing et d'autres dépenses qui ne sont pas directement liées à la nourriture ou à la main-d'œuvre.

En tant que directeur de restaurant, vous devez suivre toutes ces dépenses, ainsi que vos ventes et vos marges bénéficiaires pour comprendre la situation économique de votre restaurant. De plus, comprendre chacun de ces coûts est essentiel pour les optimiser et les réduire sans affecter la qualité du service que vous fournissez – vous devez savoir où réduire les coûts. Enfin, même s'il s'agit d'une liste plutôt courte, vous devez également considérer que toutes ces catégories comportent de nombreuses sous-catégories, que vous devez également connaître pour avoir une vue d'ensemble. Les nouveaux propriétaires ou les gestionnaires inexpérimentés examinent souvent les coûts de revient, tout en laissant les plus petits s'accumuler en arrière-plan et inaperçus jusqu'à ce qu'ils aient des conséquences catastrophiques.

Indicateurs clés à suivre

Même si nous ne vous déconseillons pas de comprendre et de suivre chacun des éléments ci-dessus, vous devez garder un œil sur quelques indicateurs car ce sont eux qui ont le plus d’impact sur une entreprise alimentaire. Nous avons déjà parlé en profondeur du coût des aliments et de la manière de le calculer , nous n'en parlerons donc pas ici. Les autres que vous devez suivre sont les suivants.

1. Coût principal, pourcentages du coût principal et comment les calculer

Le coût principal fait référence aux deux dépenses les plus importantes dans un restaurant, qui sont généralement les coûts de nourriture et les coûts de main-d'œuvre. Ce sont les principaux coûts dans la plupart des entreprises alimentaires et ils représentent généralement 50 à 60 % des coûts du restaurant. Ce pourcentage est appelé ratio du coût de revient et c'est une méthode utilisée pour suivre les coûts des restaurants par rapport aux bénéfices. Voici la formule pour calculer les coûts de revient dans un restaurant :

• Coûts principaux = coûts de nourriture et de boissons + coûts de main-d'œuvre
• Coûts des aliments et des boissons (COGS) : cela comprend le coût des ingrédients, des produits, de la viande, des fruits de mer, des produits laitiers et de l'alcool.
• Coûts de main-d'œuvre : cela comprend le coût des salaires, traitements et avantages sociaux de tous les employés, y compris les cuisiniers, les serveurs, les barmans et les gestionnaires.

Voici un exemple:

• Frais de nourriture et de boissons : 100 000 $
• Coûts de main d'œuvre : 50 000 $
• Coûts principaux : 100 000 + 50 000 = 150 000

Voici maintenant la formule pour calculer le pourcentage du coût de revient :

• Pourcentage du coût principal = ((coûts des aliments et des boissons + coûts de main-d'œuvre) / ventes totales)*100

Voici un exemple:

• Coûts principaux : 150 000 $
• Ventes totales : 200 000 $
• Pourcentage du coût principal : (150 000 / 200 000) * 100 = 75 %

Dans cet exemple, le pourcentage du coût de revient du restaurant est de 75 %. Cela signifie que pour chaque tranche de 100 $ de ventes, le restaurant dépense 75 $ en nourriture et en main d’œuvre. Ce n’est pas un bon chiffre et le pourcentage du coût de revient devrait être de 60 % ou moins. Si le pourcentage du coût de revient est trop élevé, cela signifie que le restaurant ne réalise pas de profit et vous devez analyser les coûts de nourriture et de main d'œuvre pour le réduire.

2. Pourcentage du coût de la main-d'œuvre et comment le calculer

Il ne fait aucun doute que la main-d’œuvre constitue l’un des coûts les plus importants dans un restaurant. Un restaurant a besoin de cuisiniers, de serveurs, de personnel administratif et de nombreux autres membres pour fonctionner correctement. Un bon personnel est essentiel pour avoir un restaurant rentable, car sans lui, il ne produirait rien. Il est essentiel d'examiner le pourcentage du coût de la main-d'œuvre de votre restaurant et d'apporter des changements vers l'efficacité sans perturber la qualité de votre personnel. Voici les étapes à suivre pour calculer la main d’œuvre dans votre restaurant :

• Utilisez le système de caisse de votre restaurant pour obtenir un rapport détaillé des ventes du mois et calculer le montant total.
• Rassemblez toutes les informations sur le paiement de chaque membre du personnel, les heures supplémentaires et tout autre argent que vous avez versé à votre personnel. Encore une fois, calculez le montant total.
• Calculez le pourcentage de votre coût de main-d'œuvre en divisant votre coût total de main-d'œuvre par vos ventes totales et en multipliant par 100.

Voici un exemple rapide :

• Coûts totaux de main-d'œuvre : 50 000 $
• Ventes totales : 100 000 $
• Pourcentage du coût de la main d'œuvre : (50 000 / 100 000) * 100 = 50 %

Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un exemple très simplifié. Si votre restaurant dépense 50 % de ses ventes en main d'œuvre, il perd probablement de l'argent car ce calcul ne prend pas en compte d'autres gros coûts en termes de coûts, comme la nourriture ou les frais généraux.

Comment savoir si vous devez améliorer les coûts de main d’œuvre de votre restaurant ?

C'est quelque chose qui doit être analysé au cas par cas, car l'impact des coûts de main-d'œuvre sur les résultats de votre restaurant dépend du reste de vos coûts. Par exemple, si vous dépensez 50 % de vos ventes en main d'œuvre, mais que le reste des dépenses de votre restaurant s'élève à 20 %, les 30 % restants constituent toujours un pourcentage de profit viable. Bien entendu, ce n’est pas courant dans les restaurants. Habituellement, le coût de la main d'œuvre d'un restaurant se situe entre 30 et 40 %. Pour savoir si vous devez améliorer les coûts de main-d'œuvre de votre restaurant, vous devez examiner les performances de votre restaurant en termes de bénéfices, combien sont vos coûts de main-d'œuvre par rapport aux bénéfices, aux ventes et aux autres coûts, et enfin, s'il y a de la place. pour une amélioration en termes d’efficacité. Voici quelques conseils en fonction de la situation de votre restaurant :

• Si votre restaurant compte plusieurs serveurs qui ne font rien pendant les périodes de pointe parce qu'ils ne sont pas nécessaires, vous pouvez probablement les laisser partir et réduire vos coûts de main-d'œuvre.
• Si votre restaurant est particulièrement inactif certains jours de la semaine, vous pouvez le fermer pour la journée ou ajuster l'horaire de votre personnel pour réduire les heures de travail.
• Automatisez des tâches spécifiques. Par exemple, avec Waiterio, vous pouvez réduire considérablement votre personnel d'attente. Les clients peuvent utiliser leur smartphone et scanner un code QR sur les tables pour envoyer leurs commandes directement depuis votre menu en ligne vers la cuisine.
• Optimisez la cuisine et les processus de votre restaurant pour réduire le personnel d'arrière-salle.

Consultez les articles suivants pour en savoir plus sur la façon d’optimiser votre personnel :

• Comment embaucher et entretenir un bon personnel de réception
• Comment embaucher et entretenir le personnel d'arrière-boutique d'un restaurant
• Un guide complet sur la gestion du personnel

3. Marges bénéficiaires

Les marges bénéficiaires et les ventes varient beaucoup pour les restaurants en fonction de différents facteurs, tels que le type de restaurant, le concept, l'évolution des coûts et les coûts de main-d'œuvre, entre autres. En tant que gérant ou restaurateur, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les marges bénéficiaires soient stables, quelle que soit votre expérience dans le secteur. Il faut plutôt avoir des marges bénéficiaires objectives, ce qui est une méthode de gestion beaucoup plus réaliste. Les restaurants peuvent perdre de l’argent ou ne couvrir leurs frais de fonctionnement que pendant un mois et augmenter considérablement leur bénéfice net le mois suivant. Avant de calculer les marges bénéficiaires, comprenons d'abord les différents types d'étapes de profit que vous pouvez calculer dans un restaurant :

• Bénéfice brut : Il s’agit du nombre résultant de la soustraction du coût des marchandises vendues (COG) des ventes totales du restaurant.
• Bénéfice d'exploitation : Il s'agit du chiffre obtenu en soustrayant le total des dépenses d'exploitation de votre restaurant de votre bénéfice brut.
• Le bénéfice net est le total restant en soustrayant le bénéfice d’exploitation des impôts et des charges d’intérêts.

Pour simplifier les choses, en tant que gérant de restaurant, vous devez toujours être conscient de votre marge bénéficiaire brute et de votre marge bénéficiaire nette. Pour calculer la marge bénéficiaire brute, utilisez simplement la formule suivante :

• Marge bénéficiaire brute : (COG / ventes totales) * 100

Voici un exemple :

• COG = 50 000 $
• Ventes totales = 100 000 $
• Marge bénéficiaire brute : (50 000 / 100 000) * 100 = 50 %

Maintenant, pour la marge bénéficiaire nette, vous devez appliquer la formule suivante :

• Marge bénéficiaire nette = ventes totales - COG - dépenses d'exploitation - taxes

Voici un exemple :

• Ventes totales = 100 000 $
• COG = 50 000 $
• Dépenses de fonctionnement = 30 000 $
• Taxes (exprimées sous forme de nombre) = 10 000 $
• Marge bénéficiaire nette = 100 000 - 50 000 - 30 000 - 10 000 = 10 000 $

Dans cet exemple, les 10 000 $ résultants représentent le bénéfice de 10 % du propriétaire du restaurant. Gardez à l’esprit que cela est exprimé en pourcentage – le montant total en devise peut varier considérablement. De plus, la marge bénéficiaire de 10 % n’est pas une règle, votre restaurant peut avoir une marge bénéficiaire plus ou moins élevée. En fin de compte, l’amélioration de cette marge dépend de votre satisfaction quant au chiffre final en tant que propriétaire. Tous les conseils que nous avons partagés jusqu’à présent peuvent vous aider à améliorer vos marges bénéficiaires nettes. Consultez également notre article sur les marges bénéficiaires des restaurants pour développer ces informations.

4. Autres mesures importantes à suivre

D'autres mesures plus petites mais importantes à suivre sont la moyenne des chèques ou des factures, les taux de rotation des tables, la satisfaction des clients (qui est un peu plus subjective), les taux de fidélisation des clients et les taux de fidélité des clients. Ceux-ci sont légèrement plus difficiles à suivre, principalement parce que vous devez faire attention à plusieurs détails si vous souhaitez le faire manuellement. Voici comment calculer chacun d’eux. Gardez à l’esprit que nous n’incluons pas la satisfaction client – consultez nos articles sur la façon de l’améliorer pour plus de conseils.

Chèque moyen

Le chèque moyen correspond au montant total dépensé par un client pour son repas, y compris la nourriture, les boissons et les taxes. Pour calculer le chèque moyen, vous devez additionner les ventes totales pour une période spécifique et les diviser par le nombre de clients servis pendant cette période.

• Chèque moyen : si votre restaurant réalisait un chiffre d'affaires total de 10 000 $ par mois et servait 1 000 clients, votre chèque moyen serait de 10 $.

Taux de rotation des tables

Le taux de rotation des tables est le nombre de fois qu’une table est utilisée pour asseoir des clients au cours d’une période donnée. Pour calculer le taux de rotation des tables, vous devez diviser le nombre total de clients servis par le nombre total de tables de votre restaurant.

• Si votre restaurant compte 100 tables et sert 1 000 clients en un mois, votre taux de rotation des tables serait de 10 fois par jour.

Taux de fidélisation des clients

Le taux de fidélisation de la clientèle est le pourcentage de clients qui reviennent dans votre restaurant après leur première visite. Pour calculer le taux de fidélisation de la clientèle, vous devez diviser le nombre de clients qui reviennent par le nombre total de clients qui ont visité votre restaurant au cours d'une période spécifique.

• Taux de fidélisation de la clientèle : si votre restaurant comptait 100 clients en un mois et que 50 de ces clients revenaient, votre taux de fidélisation de la clientèle serait de 50 %.

Taux de répétition des affaires

Le taux de fidélité est le pourcentage de clients qui visitent votre restaurant plus d'une fois. Pour calculer le taux de fidélité, vous devez diviser le nombre de clients qui visitent votre restaurant plus d'une fois par le nombre total de clients qui ont visité votre restaurant au cours d'une période spécifique.

• Taux de fidélité : si votre restaurant comptait 100 clients en un mois et que 30 de ces clients ont visité votre restaurant plus d'une fois, votre taux de fidélité serait de 30 %.

Analyser les données de coûts

L'analyse des coûts, des ventes et des bénéfices de votre restaurant est essentielle au bon fonctionnement de votre restaurant. Il est difficile d'avoir une stratégie de gestion parfaitement cohérente dans un restaurant : l'industrie agroalimentaire est incroyablement complexe et compétitive. Votre objectif devrait plutôt être d’être informé de tout ce qui se passe dans votre entreprise et d’être prêt à réagir en conséquence aux changements et aux tendances. Comment peux-tu faire ça? Surtout, vous devez faire les choses suivantes :

• Analyser régulièrement les données de coûts
• Essayez d'identifier les tendances fluctuantes des coûts et les domaines à améliorer
• Et utilisez les données pour prendre des décisions éclairées concernant les prix des menus, le personnel et d'autres décisions opérationnelles.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils de base que vous pouvez suivre.

Conservez une feuille de calcul avec chaque coût organisé par catégorie

Même si vous n'avez pas beaucoup d'expérience en comptabilité, disposer de compétences de base en matière de tableur est essentiel pour tout responsable souhaitant suivre les coûts d'un restaurant. Malheureusement, c'est le moyen le plus simple d'identifier les problèmes qui pourraient survenir dans le restaurant. Ce n'est pas techniquement difficile, juste un peu complexe et intimidant si vous n'êtes pas habitué à consulter des feuilles de calcul contenant de nombreux éléments. Voici quelques recommandations pour rendre cela plus facile :

• Apprenez à créer des graphiques pour visualiser les données plus facilement
• Créez quelques modèles de feuilles de calcul que vous pouvez remplir avec chaque dépense dès qu'elle apparaît
• Tenez un journal avec chaque dépense ou dette du restaurant et prenez l'habitude de remplir la feuille de calcul avec

Cela facilitera grandement la visualisation des données et le suivi des dépenses, ce qui vous donnera une certaine prévisibilité (juste un peu !) lors de la gestion du restaurant. Cela peut également vous permettre de reconnaître des problèmes tels que le vol ou l’inefficacité de la gestion des stocks.

Créez des plans à l’avance pour des situations spécifiques

Gérer efficacement un restaurant nécessite des efforts et de la préparation, c'est pourquoi il est essentiel de planifier et de créer des systèmes adaptés à des situations spécifiques. Ceci est particulièrement utile lorsque vous essayez de suivre les tendances et d'y adapter le restaurant de manière efficace et ponctuelle. Par exemple, vous remarquerez peut-être que les ventes du restaurant diminuent en raison d'un problème ou d'une situation spécifique, comme le mauvais temps. Si tel est le cas, vous pouvez préparer le restaurant en réduisant les horaires du personnel, en réduisant les commandes de fournitures, entre autres. Dans certains cas, il peut être plus durable de fermer complètement le restaurant pendant quelques jours. Être prêt à agir dans ces situations est essentiel pour avoir un restaurant rentable à tout moment – ou du moins pour le maintenir dans les limites de vos objectifs de profit ou de budget.

Stratégies de réduction des coûts

Sur notre blog, nous avons partagé plusieurs articles très pertinents pour la réduction des coûts dans votre entreprise. Découvrez-les ci-dessous :

• Réduction des coûts pour les restaurants
• 5 conseils pour optimiser les profits
• Gestion des restaurants
• Ventes suggestives dans les restaurants
• Tirer le meilleur parti de l'inventaire de votre restaurant

Outils de gestion des coûts

Même s’il existe de nombreux outils de gestion des coûts, nous pensons que seuls trois sont essentiels pour gérer efficacement une entreprise alimentaire :

• Système de gestion de restaurant : Une application comme Waiterio peut vous fournir des rapports de ventes très détaillés, nécessaires à la prise de décisions de gestion.
• Système de gestion du travail : Ils sont très efficaces pour optimiser les horaires et les besoins en personnel pour des jours spécifiques, entre autres.
• Logiciels de tableur tels que Google Sheets ou Excel : Ils sont incroyablement utiles pour visualiser les données et les utiliser comme tableau de bord pour les décisions de gestion. Ils sont également compatibles avec les systèmes de point de vente des restaurants : les rapports peuvent être exportés dans ce format pour faciliter grandement le flux de travail.

Étant donné qu'ils sont essentiels pour recueillir des informations spécifiques sur les performances économiques du restaurant, le rôle le plus essentiel est celui du gérant . Avec un excellent manager à sa tête, un restaurant peut réussir même sans certains de ces outils. Bien entendu, ils facilitent plusieurs processus, leur utilisation peut donc simplifier la charge de travail. Même si vous pouvez utiliser de nombreuses applications différentes pour gérer les relations avec les fournisseurs et la gestion des stocks, entre autres processus courants dans les restaurants, notre expérience montre que leur gestion manuelle est plus efficace pour éviter les problèmes. Bien entendu, cela n’est viable que dans les restaurants de petite et moyenne taille – les grands restaurants et les chaînes de restaurants peuvent bénéficier bien davantage d’autres systèmes et logiciels d’automatisation.

Le souci du détail est la clé dans la gestion d’un restaurant

Le travail d'un directeur de restaurant peut être très complexe, mais il peut également être simplifié avec les bons outils et pratiques. Si vous êtes un nouveau gérant ou propriétaire de restaurant, gardez à l’esprit que le souci du détail peut éviter à votre restaurant de gaspiller de l’argent. Même si un achat ou un paiement supplémentaire à un fournisseur semble minime, il peut laisser votre restaurant en chiffres rouges, car chaque centime s'additionne à la fin du mois. Vous suivez de près la performance économique de votre restaurant ? Tu ferais mieux d'être!