Administration de restaurant : Comment administrer un restaurant ?

Vous ne savez pas comment fonctionne la gestion de restaurant ?

Bien gérer un restaurant est la chose la plus importante que vous devez faire pour réussir avec votre entreprise.

Si vous ne savez pas comment vous y prendre, ouvrir un restaurant n'est probablement pas une bonne idée. Sauf si vous souhaitez rejoindre une grande quantité de restaurants ratés. Mais n'ayez pas peur, même si bien gérer un restaurant est vital, ce n'est quand même pas si difficile. Tout est dans l'organisation.

Dans ce guide, je vais vous parler de :

• L'importance de la gestion de restaurant.
• Je vais vous donner un guide, étape par étape, de la façon de gérer un restaurant.
• Et je vais vous donner une liste d'outils administratifs.

La gestion peut être difficile pour n'importe qui, mais avec de bonnes connaissances, l'état d'esprit et les bonnes habitudes, vous pouvez gérer votre restaurant sans problème.

Allons-y !

L'administration des restaurants est vitale

L'administration des restaurants est l'un des aspects les plus cruciaux de ce type d'entreprise.

Il s'agit d'un ensemble de pratiques financières, de gestion des ressources économiques et humaines , qui ont pour but d'orienter les efforts de votre entreprise et d'optimiser son fonctionnement.

Il s'agit d'améliorer l'efficacité et l'organisation de tous les aspects de votre entreprise.

Si vous ne gérez pas correctement votre restaurant, vous en subirez vite les conséquences.

Certains d'entre elles sont:

• Perdre des fournisseurs de restaurants en raison de retards de paiement.
• Perdre des employés en raison de retards dans le paiement des salaires.
• Perdre des occasions d'améliorer votre restaurant en raison d'un manque de préparation.
• Dépenser plus d'argent que votre restaurant n'en génère.
• Avoi de faibles ventes et profits.
• Subir des pertes élevées dues à une mauvaise gestion des stocks et à l'absence de procédures appropriées.
• Avoir des problèmes juridiques dus à de mauvaises pratiques fiscales.
• Et enfin, fermer votre entreprise.

L'administration d'un restaurant est un défi car elle influence chacun des processus de votre restaurant.

Gérez-vous correctement votre entreprise ?

Comment gérer un restaurant étape par étape.

Maintenant, je vais partager un guide pour gérer un restaurant étape par étape. Ce guide s'applique à tous les restaurants et entreprises alimentaires existants - la gestion est universelle.

Il sera également utile pour les propriétaires de restaurant débutants, les gérants de restaurant inexpérimentés, etc.

Cependant, je ne couvrirai pas les aspects qui peuvent être spécifiques à différents états, comtés et pays, tels que les réglementations fiscales, les permis, etc.

Pourtant, vous devez savoir que les impôts sont très importants pour toute entreprise, alors ne les négligez pas, car ils peuvent aussi vous mener à l'échec.

Remarque : Il s'agit d'un guide simple, alors n'hésitez pas à modifier autant d'aspects que vous le souhaitez pour les adapter au fonctionnement de votre entreprise.

1. Effectuez une analyse situationnelle de votre entreprise

Avant de commencer à gérer une entreprise, il est important d'effectuer une analyse de la situation qui vous fournit des informations sur l'état général de l'entreprise.

Elle est essentielle pour identifier :

• Les problèmes auxquels le restaurant est confronté.
• Les points forts du restaurant — que vous devez maintenir.
• Les faiblesses du restaurant — que vous devez rectifier.
• La situation financière du restaurant - comprenant toutes les informations pertinentes, telles que les ventes, les dépenses, le solde actuel, les pertes, les bénéfices nets, etc.
• L'état des ressources humaines du restaurant.
• Et beaucoup plus.

Vous devez savoir tout cela pour créer un plan d'action stratégique qui vous permette de couvrir tous les domaines.

Il est également important que vous créiez ce plan en gardant à l'esprit les domaines les plus important ou les plus urgents - occupez-vous du plus important en premier !

Les étapes suivantes sont les domaines que vous devez couvrir, alors prenez-en note.

2. Finances des restaurants

La gestion des finances du restaurant ou de toute entreprise est complexe.

Idéalement, vous devriez connaître l'administration des affaires, la comptabilité, etc., pour pouvoir travailler correctement dans ce domaine.

L’analyse situationnelle doit vous donner accès à des informations telles que :

• Le capitual actuel du restaurant.
• Les actifs.
• Les veentes mensuelles moyennes.
• Les pertes mensuelles moyennes.
• Les coûts fixes et variables du restaurant - les fournisseurs, la masse salariale, les services, etc.
• Le coût et la répartition des coûts de chaque plat.
• Et d'autres aspects qui affectent les finances de l'entreprise.

Il est également conseillé d'avoir de l'expérience avec les logiciels de bureautique afin de pouvoir manipuler facilement toutes ces informations. Par exemple, Microsoft Excel ou Google Sheets sont très utiles.

La gestion des finances d'un restaurant consiste à rendre compte de tout et à tout organiser pour obtenir une justification des dépenses, des ventes nettes et des bénéfices nets du restaurant.

Chaque aspect du restaurant peut être optimisé pour réduire les coûts, augmenter les profits et améliorer l'efficacité opérationnelle.

Plus tard, je parlerai des outils qui peuvent vous aider à organiser les finances de votre entreprise.

3. Fixez des objectifs pour le restaurant

Après avoir pris connaissance du statut du restaurant, vous devez commencer à vous fixer des objectifs.

Cela s'applique à tous les aspects du restaurant.

Voici quelques exemples d'objectifs de restaurant :

• Améliorer les ventes certains jours de la semaine.
• Créer des promotions qui améliorent la satisfaction et la fidélisation de vos clients.
• Améliorer la performance de vos employés grâce à la formation.
• Améliorer la gestion des stocks.
• Minimiser les pertes de votre restaurant.
• Créer des objectifs de vente mensuels, trimestriels et annuels ou des objectifs de profit.

Il est important de poser des objectifs réalistes et des résultats spécifiques afin que vous puissiez appliquer des stratégies pour vous aider à les atteindre.

Un exemple d'objectif serait d'augmenter de 20 % les ventes d'un plat spécifique qui génère beaucoup de bénéfices pour votre restaurant.

Voici comment vous pouvez atteindre ces objectifs.

4. Commencez à tout optimiser en créant des systèmes ou procédures

Après avoir terminé l'étape précédente, vous devez appliquer des stratégies spécifiques pour optimiser les finances.

Par exemple, vous devez savoir :

• Combien le restaurant dépense-t-il en ingrédients et combien coûte chaque plat (y compris les dépenses salariales, les services, etc.). De cette façon, vous pouvez calculer si vous pouvez réduire le coût du plat tout en maintenant un prix qui génère des bénéfices.
• Combien le restaurant dépense pour les services de base. Ainsi, vous pouvez établir des règles qui vous permettent de dépenser moins d'eau, moins d'électricité, et plus pour réduire les factures en fin de mois.
• Comment les taxes sont gérées. Vous pouvez ainsi optimiser le paiement de la taxe restaurant.
• Comment fonctionne l'horaire de chaque employé et quelles sont les ventes moyennes chaque jour. Ainsi, vous pouvez facilement ajuster leur emploi du temps et dépenser moins sur la masse salariale s'ils passent beaucoup de temps à ne rien faire les jours creux.
• Comment les commandes des fournisseurs sont traitées et quel est leur coût. Vous pouvez ainsi optimiser les commandes pour mieux adapter les ventes, améliorer la gestion des stocks, l'utilisation de chaque ingrédient et améliorer le processus de paiement aux fournisseurs.
• L'opinion générale que les clients ont de votre restaurant, les plaintes courantes et les problèmes de service. Vous pouvez ainsi améliorer l'expérience que vous offrez aux clients, le processus de vente, améliorer votre point de vente et travailler avec les serveurs pour créer des scripts de vente applicables à chaque situation.
• Comment fonctionne le processus d'embauche et de formation dans le restaurant. Vous pouvez ainsi optimiser l'embauche, la façon dont les nouveaux employés sont formés et travailler à minimiser le roulement du personnel.

La stratégie la plus efficace que vous puissiez utiliser pour optimiser chaque aspect de l'entreprise consiste à créer des systèmes .

Construire des systèmes est assez facile. Voici les étapes et un exemple simple :

• Étudiez le système ou le processus actuel (s'il n'existe pas, passez à l'étape suivante). L'exemple que je vais utiliser sera le processus d'embauche.
• Commencez à réfléchir aux manières logiques dont le processus devrait avancer. Par exemple, l'embauche commence par la création d'un poste et en sachant tout ce qu'il nécessite.
• Créez un organigramme à chaque étape. L'embauche du personnel passe par au moins 9 étapes. Apprenez-en plus dans notre article sur la gestion du personnel .
• Créez des règles pour le processus. Ces règles devraient assurer la réussite constante du processus. Par exemple, ne pas embaucher des personnes avec peu ou de mauvaises références ou ne pas embaucher de personnes très jeunes, et plus encore.
• Créer une méthode pour évaluer les résultats. Il s'agirait de créer un type ou une grille d'évaluation des performances du personnel.

Un système ne doit pas finir tant qu'il n'a pas atteint l'étape d'évaluation des résultats. S'il est négatif, vous devez recommencer jusqu'à ce que vous obteniez des résultats favorables.

Je vous recommande de former le personnel à ces systèmes, afin qu'ils sachent comment agir au cas où vous ne pourriez pas les diriger en personne. Un autre conseil est de ne pas tourner les systèmes de construction en obsessions - seuls les processus les plus complexes et les plus importants en ont besoin !

5. Créer une liste d'investissement ou un budget

Une fois que vous avez créé des systèmes pour chaque processus important de votre restaurant, il est temps pour vous de commencer à optimiser l'utilisation des ressources économiques de l'entreprise.

Ces investissements font partie des dépenses variables de votre entreprise.

Certains investissements toujours utiles pour les entreprises sont :

• Campagnes publicitaires.
• Campagnes de fidélisation de la clientèle.
• Améliorations de la décoration.
• Améliorations de la fonctionnalité du restaurant.
• Achat de nouveaux équipements.
• Préparation pour les employés.
• Et plus.

Ces investissements sont une dépense que vous devez inclure dans les dépenses du restaurant, avant de calculer le bénéfice net.

Ce sont des investissements car ce ne sont pas des dépenses que vous auriez si vous n'investissiez pas activement de l'argent - bien qu'investir de l'argent dans le marketing devrait être une dépense obligatoire .

De nombreuses entreprises échouent parce qu'elles n'ont pas de budget pour des investissements qui profiteront à l'entreprise.

Après tout, les plus gros chiffres à la fin du mois sont toujours plus appréciés.

Quoi qu'il en soit, c'est une très bonne idée de budgétiser dans le but de faire de la publicité efficace pour votre restaurant, d'améliorer le service de votre restaurant et ainsi que la satisfaction de la clientèle.

De plus, il est essentiel de prévoir un budget pour ces types de dépenses afin que votre restaurant soit prêt à faire face aux changements du marché, à profiter des opportunités momentanées et à developer l'entreprise.

6. Gérer la satisfaction des employés et des clients

Même si la direction traite les différents aspects d'un restaurant comme des pièces d'un jeu d'échecs, vous devez toujours vous rappeler que vous travaillez avec des personnes .

Cela signifie que vous devez faire attention à deux choses :

La satisfaction des employés

Les employés de votre restaurant font la plupart du travail qui anime votre restaurant.

C'est pourquoi il est essentiel que chacun de vos employés soit satisfait de son travail, satisfait de l'environnement de travail et en évolution constante.

Ce n'est qu'ainsi que vous pourrez vous assurer qu'ils remplissent leurs obligations correctement et avec dévouement.

La satisfaction de vos clients

Les clients sont responsables de la gestion d'au moins 50 % de votre restaurant. Vous êtes seul responsable de la création du service, de son optimisation, de sa rentabilité, de sa pérennité et de sa disponibilité.

Les clients s'occupent du reste, et sans eux, votre entreprise n'existerait pas.

Même si vous souhaitez optimiser différents aspects de votre entreprise, une grande partie du travail de l'administrateur consiste à s'assurer que tout est optimisé selon l'impact que les changements auront sur la satisfaction de votre clientèle .

Cela signifie que prendre certaines décisions sera difficile. À un moment donné, vous devrez faire un changement dans le restaurant qui améliorera sa rentabilité, mais qui affectera également la satisfaction de la clientèle.

L'exemple le plus simple consiste à mettre à jour les prix des plats , à facturer d'autres aspects du service, etc.

Outils nécessaires pour gérer un restaurant

De nombreux outils peuvent vous aider à gérer efficacement votre restaurant. Voici un résumé des meilleures applications que vous pouvez utiliser.

1. Waiterio

Waiterio est l'un des meilleurs logiciel de restaurant que vous puissiez utiliser dans votre entreprise. Il possède de nombreuses fonctionnalités qui en font la solution idéale pour gérer différents aspects de votre entreprise avec une seule application :

• Enregistrez toutes vos informations de vente dans le cloud.
• Il vous aide à créer automatiquement une page Web simple qui se connecte au logiciel de caisse pour proposer des commandes en ligne, un menu avec un QR code , etc.
• Vous pouvez créer un menu numérique pour votre restaurant.
• Vous pouvez obtenir des informations sur les performances de certains plats.
• Il vous aide également à gérer vos serveurs et à mesurer leurs performances.
• Il fonctionne sur tous les systèmes d'exploitation les plus courants - Windows, iOS, Android, macOS, entre autres.
• Et beaucoup plus.

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2. QuickBooks

QuickBooks est un logiciel de comptabilité d'entreprise particulièrement utile pour gérer les finances de votre restaurant.

De cette façon, vous pouvez passer moins de temps occupé avec les opérations comptables de base.

Certaines des fonctionnalités de QuickBooks sont : Il

• fonctionne sur différents appareils.
• Cela fonctionne pour suivre facilement la comptabilité de votre entreprise.
• Vous pourrez obtenir des rapports de profits, la rentabilité de votre restaurant, et plus encore.
• Il a différents plans qui répondent à vos besoins.
• Et plus.

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3. Google Apps

Les applications Google , telles que Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Gmail, etc., sont extrêmement utiles pour gérer une entreprise.

En plus des outils que tout le monde utilise, vous pouvez utiliser :

• Google My Business pour placer votre entreprise sur Google Maps et recevoir des avis sur votre restaurant.
• Google Calendar et Google Keep pour organiser vos activités quotidiennes.
• Google Classes pour faciliter la formation de votre personnel à distance.
• Google Meet pour mener des entretiens d'embauche.

L'avantage de ces outils est qu'ils sont gratuits et que vous pouvez les utiliser simplement en ayant un compte Google.

4. Infinity

Infinity est une application de gestion d'activité très sympa qui peut vous aider à organiser vos obligations quotidiennes avec la méthode de "time-boxing" basé surdes délais, qui est une méthode très efficace de gestion du temps et des activités.

Avec Infinity, vous pouvez gérer toutes vos différentes obligations administratives dans une seule application.

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5. Suite Hoot

Hootsuite est une application très efficace pour gérer tous les comptes de réseaux sociaux de votre restaurant. Ce n'est pas pour rien qu'il s'agit d'un des favoris des créateurs de contenu et des gestionnaires de communauté.

Vous pourrez voir les notifications de vos différents réseaux sociaux, vous pourrez envoyer des messages, répondre aux commentaires, programmer des publications, et bien plus encore.

Il propose également différents plans assez bon marché, étant donné que le logiciel vous donne le pouvoir de gérer tous vos réseaux sociaux avec une seule application.

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L'administration d'un restaurant n'est pas facile

Si vous êtes arrivé jusque là, vous vous êtes sûrement rendu compte que gérer un restaurant n'est pas chose aisée.

Cependant, même s'il s'agit d'un sujet intimidant, il n'y a rien d'extraordinaire, et chaque entreprise que vous avez visitée et auprès de laquelle vous avez acheté des produits ou des services s'en occupe.

Pourquoi pas vous ?

De plus, vous pouvez toujours déléguer certaines activités administratives au gérant du restaurant , utiliser des services extérieurs à votre entreprise pour vous aider à la gérer, comme des agences de marketing ou des services comptables, etc.

Tout cela rendra la gestion de votre restaurant un peu plus chère, mais aussi beaucoup plus facile et moins stressante.