Analisi dei costi del ristorante: monitora le spese per migliorare i tuoi profitti

I ristoranti hanno numerosi costi di cui proprietari o gestori devono tenere traccia per mantenerli redditizi e, in definitiva, aperti e operativi. A seconda delle dimensioni del ristorante, tali costi possono diventare abbastanza complessi da rendere la vita del miglior manager un incubo vivente. In questo articolo parleremo di quanto segue:

• I diversi costi del ristorante e come comprenderli
• Metriche chiave da monitorare
• Come analizzare i dati di costo
• Come tenere traccia di ogni centesimo con gli strumenti di gestione dei costi
• Diverse strategie che puoi utilizzare per ridurre i costi e migliorare i profitti del tuo ristorante

Non importa quanto semplice o complessa sia la tua attività, c'è sempre spazio per miglioramenti quando si tratta di profitti e di efficienza nella gestione dei costi. Questo articolo è la guida definitiva per aiutarti a migliorare i profitti del tuo ristorante esaminando in modo approfondito i suoi costi operativi. Cominciamo!

Tipi di costi del ristorante

Quando dai per la prima volta un'occhiata ai costi di un ristorante, noterai che ci sono molte più voci di quanto sembri. Ecco un elenco semplificato di tutti i principali costi di un ristorante:

• Costi per cibo e bevande: questa è la spesa più considerevole per la maggior parte dei ristoranti e include il costo di ingredienti, prodotti, carne, pesce, latticini e alcol.
• Costo del lavoro: include il costo di salari, stipendi e benefici per tutti i dipendenti, inclusi cuochi, camerieri, baristi e manager.
• Costi generali: includono il costo dell'affitto, dei servizi pubblici, dell'assicurazione, del marketing e altre spese non direttamente correlate al cibo o alla manodopera.

In qualità di direttore di un ristorante, devi tenere traccia di tutte queste spese, nonché delle vendite e dei margini di profitto per capire come sta andando economicamente il tuo ristorante. Inoltre, comprendere ciascuno di questi costi è fondamentale per ottimizzarli e ridurli senza compromettere la qualità del servizio fornito: devi sapere dove ridurre i costi. Infine, anche se si tratta di un elenco piuttosto piccolo, devi anche considerare che tutte queste categorie hanno numerose sottocategorie, che devi conoscere per comprendere il quadro completo. I nuovi proprietari o i manager inesperti spesso danno un’occhiata ai costi principali, lasciando che quelli più piccoli si sommino sullo sfondo e inosservati fino a quando non hanno conseguenze catastrofiche.

Metriche chiave da monitorare

Anche se non ti scoraggiamo dal comprendere e monitorare ciascuno degli elementi sopra indicati, ci sono un paio di parametri che devi tenere d'occhio perché hanno il maggiore impatto su un'azienda alimentare. Abbiamo già parlato del costo del cibo e di come calcolarlo in modo approfondito, quindi non ne parleremo qui. Gli altri di cui devi tenere traccia sono i seguenti.

1. Costo primario, percentuali del costo primario e come calcolarli

Il costo primario si riferisce alle due maggiori spese in un ristorante, che di solito sono il costo del cibo e il costo della manodopera. Questi sono i costi principali nella maggior parte delle aziende alimentari e solitamente ammontano al 50-60% dei costi del ristorante. Questa percentuale è chiamata rapporto di costo primario ed è un metodo utilizzato per tenere traccia dei costi del ristorante rispetto ai profitti. Ecco la formula per calcolare i costi prime in un ristorante:

• Costi primi = costi di cibo e bevande + costo del lavoro
• Costi per alimenti e bevande (COGS): include il costo degli ingredienti, dei prodotti agricoli, della carne, del pesce, dei latticini e dell'alcol.
• Costo del lavoro: include il costo di salari, stipendi e benefici per tutti i dipendenti, inclusi cuochi, camerieri, baristi e manager.

Ecco un esempio:

• Costi per cibo e bevande: $ 100.000
• Costo del lavoro: $ 50.000
• Costi principali: 100.000 + 50.000 = 150.000

Ora, ecco la formula per calcolare la percentuale del costo primario:

• Percentuale dei costi principali = ((costi di cibo e bevande + costi di manodopera) / vendite totali)*100

Ecco un esempio:

• Costi principali: $ 150.000
• Vendite totali: $ 200.000
• Percentuale costo principale: (150.000/200.000) * 100 = 75%

In questo esempio, la percentuale del costo principale del ristorante è del 75%. Ciò significa che per ogni 100 dollari di vendite, il ristorante spende 75 dollari in cibo e manodopera. Questo non è un buon numero e la percentuale del costo principale dovrebbe essere pari o inferiore al 60%. Se la percentuale del costo primario è troppo alta, significa che il ristorante non realizza profitti e devi analizzare il costo del cibo e della manodopera per ridurlo.

2. Percentuale del costo del lavoro e come calcolarlo

Non c'è dubbio che la manodopera sia uno dei costi maggiori in un ristorante. Un ristorante ha bisogno di cuochi, camerieri, personale amministrativo e molti altri membri per funzionare correttamente. Un buon personale è fondamentale per avere un ristorante redditizio perché senza di loro non produrrebbe nulla. È fondamentale dare un'occhiata alla percentuale del costo della manodopera del tuo ristorante e apportare modifiche verso l'efficienza senza compromettere la qualità del personale. Ecco i passaggi che devi seguire per calcolare la manodopera nel tuo ristorante:

• Utilizza il sistema POS del tuo ristorante per ottenere un report dettagliato delle vendite del mese e calcolare l'importo totale.
• Raccogli tutte le informazioni sul pagamento di ciascun membro dello staff, sulle ore extra e su altri soldi che hai pagato al tuo personale. Ancora una volta, calcola l'importo totale.
• Calcola la percentuale del costo della manodopera dividendo il costo totale della manodopera per le vendite totali e moltiplicando per 100.

Ecco un rapido esempio:

• Costo totale della manodopera: $ 50.000
• Vendite totali: $ 100.000
• Percentuale del costo del lavoro: (50.000 / 100.000) * 100 = 50%

Tieni presente che questo è un esempio molto semplificato. Se il tuo ristorante spende il 50% delle vendite in manodopera, probabilmente sta perdendo denaro perché questo calcolo non tiene conto di altri fattori importanti in termini di costi, come il cibo o le spese generali.

Come sapere se devi migliorare i costi della manodopera del tuo ristorante?

Questo è qualcosa che deve essere analizzato caso per caso perché quanto il costo del lavoro incide sui profitti del tuo ristorante dipende dal resto dei costi. Ad esempio, se spendi il 50% delle tue vendite in manodopera, ma il resto delle spese del tuo ristorante ammonta al 20%, il 30% rimasto è ancora una percentuale di profitto valida. Naturalmente, questo non è comune nei ristoranti. Di solito, il costo della manodopera di un ristorante è compreso tra il 30% e il 40%. Per sapere se devi migliorare il costo del lavoro del tuo ristorante, devi dare un'occhiata a come sta andando il tuo ristorante in termini di profitto, a quanto ammontano i costi del lavoro rispetto a profitti, vendite e altri costi e, infine, se c'è spazio per un miglioramento in termini di efficienza. Ecco alcuni suggerimenti a seconda della situazione del tuo ristorante:

• Se il tuo ristorante ha diversi camerieri che non fanno nulla durante gli orari di punta perché non sono necessari, probabilmente puoi lasciarli andare e ridurre i costi del lavoro.
• Se il tuo ristorante è particolarmente inattivo in giorni specifici della settimana, puoi chiuderlo per un giorno o modificare l'orario del personale per ridurre l'orario di lavoro.
• Automatizzare attività specifiche. Con Waiterio, ad esempio, puoi ridurre notevolmente il personale di sala. I clienti possono utilizzare il proprio smartphone e scansionare un codice QR sui tavoli per inviare i propri ordini direttamente in cucina dal menu online.
• Ottimizza la cucina e i processi del tuo ristorante per ridurre il personale di servizio.

Consulta i seguenti articoli per saperne di più su come ottimizzare il tuo personale:

• Come assumere e mantenere un buon personale di front-of-house
• Come assumere e mantenere il personale di servizio del ristorante
• Una guida completa alla gestione del personale

3. Margini di profitto

I margini di profitto e le vendite variano molto per i ristoranti a seconda di diversi fattori, come il tipo di ristorante, il concept, l'andamento dei costi e il costo della manodopera, tra gli altri. In qualità di manager o proprietario di un ristorante, non puoi aspettarti che i margini di profitto siano stabili, indipendentemente dalla tua esperienza nel settore. Bisogna invece avere margini di profitto oggettivi, che è un metodo di gestione molto più realistico. I ristoranti potrebbero perdere denaro o coprire solo i costi operativi per un mese e aumentare notevolmente l’utile netto il mese successivo. Prima di calcolare i margini di profitto, comprendiamo innanzitutto i diversi tipi di fasi di profitto che puoi calcolare in un ristorante:

• Profitto lordo: questo è il numero risultante dalla sottrazione del costo delle merci vendute (COG) dalle vendite totali del ristorante.
• Utile operativo: questo è il numero risultante dalla sottrazione delle spese operative totali del tuo ristorante dal tuo profitto lordo.
• L’utile netto è il totale rimasto sottraendo l’utile operativo dalle tasse e dagli interessi passivi.

Per semplificare le cose, come direttore di un ristorante devi sempre essere consapevole del tuo margine di profitto lordo e del tuo margine di profitto netto. Per calcolare il margine di profitto lordo è sufficiente utilizzare la seguente formula:

• Margine di profitto lordo: (COG / vendite totali) * 100

Ecco un esempio:

• COG = $ 50.000
• Vendite totali = $ 100.000
• Margine di profitto lordo: (50.000 / 100.000) * 100 = 50%

Ora, per il margine di profitto netto, devi applicare la seguente formula:

• Margine di profitto netto = vendite totali - COG - spese operative - tasse

Ecco un esempio:

• Vendite totali = $ 100.000
• COG = $ 50.000
• Spese operative = $ 30.000
• Tasse (espresse come numero) = $ 10.000
• Margine di profitto netto = 100.000 - 50.000 - 30.000 - 10.000 = $ 10.000

In questo esempio, i $ 10.000 risultanti rappresentano il profitto del 10% del proprietario del ristorante. Tieni presente che questo è espresso in percentuale: l'importo totale in valuta può variare molto. Inoltre, il margine di profitto del 10% non è una regola, il tuo ristorante può avere un margine di profitto più alto o più basso. In definitiva, il miglioramento di questo margine dipende dalla tua soddisfazione con il numero finale come proprietario. Tutti i suggerimenti che abbiamo condiviso finora possono aiutarti a migliorare i tuoi margini di profitto netti. Inoltre, consulta il nostro articolo sui margini di profitto dei ristoranti per approfondire queste informazioni.

4. Altri parametri importanti da monitorare

Altri parametri più piccoli ma importanti da tenere traccia sono la media degli assegni o delle fatture, i tassi di turnover dei tavoli, la soddisfazione del cliente (che è un po' più soggettiva), i tassi di fidelizzazione dei clienti e i tassi di ripetizione degli affari. Questi sono leggermente più difficili da tenere traccia soprattutto perché devi prestare attenzione a diversi dettagli se vuoi farlo manualmente. Ecco come calcolarli ciascuno. Tieni presente che non includiamo la soddisfazione del cliente: consulta i nostri articoli su come migliorarla per ulteriori suggerimenti.

Controllo medio

L'assegno medio è l'importo totale speso da un cliente per il pasto, inclusi cibo, bevande e tasse. Per calcolare l'assegno medio, è necessario sommare le vendite totali di un periodo specifico e dividerle per il numero di clienti serviti durante quel periodo.

• Assegno medio: se il tuo ristorante avesse un fatturato totale di $ 10.000 in un mese e servisse 1.000 clienti, il tuo assegno medio sarebbe di $ 10.

Tasso di turnover della tabella

Il tasso di turnover del tavolo è il numero di volte in cui un tavolo viene utilizzato per far sedere i clienti in un dato periodo. Per calcolare il tasso di turnover dei tavoli, devi dividere il numero totale di clienti serviti per il numero totale di tavoli del tuo ristorante.

• Se il tuo ristorante ha 100 tavoli e serve 1.000 clienti in un mese, il tasso di ricambio dei tavoli sarà di 10 volte al giorno.

Tasso di fidelizzazione dei clienti

Il tasso di fidelizzazione dei clienti è la percentuale di clienti che tornano al tuo ristorante dopo la prima visita. Per calcolare il tasso di fidelizzazione dei clienti, devi dividere il numero di clienti che ritornano per il numero totale di clienti che hanno visitato il tuo ristorante in un periodo specifico.

• Tasso di fidelizzazione dei clienti: se il tuo ristorante avesse 100 clienti in un mese e 50 di questi ritornassero, il tasso di fidelizzazione dei clienti sarebbe del 50%.

Ripeti tariffa aziendale

Il tasso di affari ripetuti è la percentuale di clienti che visitano il tuo ristorante più di una volta. Per calcolare la percentuale di affari ripetuti, devi dividere il numero di clienti che visitano il tuo ristorante più di una volta per il numero totale di clienti che hanno visitato il tuo ristorante in un periodo specifico.

• Tasso di affari ripetuti: se il tuo ristorante avesse 100 clienti in un mese e 30 di questi clienti visitassero il tuo ristorante più di una volta, il tasso di affari ripetuti sarebbe del 30%.

Analisi dei dati sui costi

Analizzare i costi, le vendite e i profitti del tuo ristorante è fondamentale per far sì che il tuo ristorante funzioni senza intoppi. È difficile avere una strategia di gestione perfettamente coerente in un ristorante: l'industria alimentare è incredibilmente complessa e competitiva. Invece, essere informato su tutto ciò che accade nella tua attività ed essere pronto a rispondere di conseguenza ai cambiamenti e alle tendenze dovrebbe essere il tuo obiettivo. Come puoi farlo? Principalmente, devi fare le seguenti cose:

• Analizzare regolarmente i dati sui costi
• Prova a identificare le tendenze fluttuanti dei costi e le aree di miglioramento
• E utilizza i dati per prendere decisioni informate sui prezzi dei menu, sul personale e su altre decisioni operative

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti di base che è possibile seguire.

Mantieni un foglio di calcolo con ogni costo organizzato per categoria

Anche se non hai molta esperienza con la contabilità, avere competenze di base sui fogli di calcolo è vitale per qualsiasi manager interessato a tenere il passo con i costi del ristorante. Purtroppo, è il modo più semplice per identificare i problemi che potrebbero verificarsi nel ristorante. Non è tecnicamente difficile, solo un po' complesso e intimidatorio se non sei abituato a guardare fogli di calcolo con numerosi elementi. Ecco alcuni consigli per rendere tutto più semplice:

• Scopri come creare grafici per visualizzare i dati più facilmente
• Crea un paio di modelli di fogli di calcolo da compilare con tutte le spese non appena vengono visualizzate
• Tieni un diario con tutte le spese o i debiti del ristorante e prendi l'abitudine di riempirlo nel foglio di calcolo

Ciò renderà molto più semplice la visualizzazione dei dati e il monitoraggio delle spese, il che ti darà una certa prevedibilità (solo un po'!) durante la gestione del ristorante. Può anche consentire di riconoscere problemi come furti o inefficienze nella gestione dell'inventario.

Crea piani in anticipo per situazioni specifiche

Gestire un ristorante in modo efficace richiede impegno e preparazione, per questo motivo è fondamentale pianificare e creare sistemi per situazioni specifiche. Ciò è particolarmente utile quando stai cercando di tenere il passo con le tendenze e adattare il ristorante ad esse in modo efficace e puntuale. Ad esempio, potresti notare che le vendite del ristorante stanno diminuendo a causa di un problema o di una situazione specifica, come il maltempo. Se è così, puoi preparare il ristorante riducendo gli orari del personale, riducendo gli ordini di fornitura, tra le altre cose. In alcuni casi potrebbe essere più sostenibile chiudere completamente il ristorante per qualche giorno. Essere pronti ad agire in queste situazioni è fondamentale per avere un ristorante sempre redditizio, o almeno per mantenerlo entro i propri obiettivi di profitto o di budget.

Strategie per la riduzione dei costi

Sul nostro blog abbiamo condiviso diversi articoli molto rilevanti per la riduzione dei costi nella tua attività. Dai un'occhiata qui sotto:

• Taglio dei costi per i ristoranti
• 5 consigli per ottimizzare i profitti
• Amministrazione del ristorante
• Saldi indicativi nei ristoranti
• Ottieni il massimo dall'inventario del tuo ristorante

Strumenti per la gestione dei costi

Anche se sono disponibili numerosi strumenti di gestione dei costi, riteniamo che solo tre siano essenziali per gestire in modo efficace un’azienda alimentare:

• Sistema di gestione del ristorante : un'app come Waiterio può fornirti report di vendita molto dettagliati, necessari per prendere decisioni gestionali.
• Sistema di gestione del lavoro : sono molto efficaci per ottimizzare gli orari e le esigenze di personale per giorni specifici, tra le altre cose.
• Software per fogli di calcolo come Fogli Google o Excel : sono incredibilmente utili per visualizzare i dati e utilizzarli come dashboard per le decisioni gestionali. Sono anche compatibili con i sistemi POS dei ristoranti: i report possono essere esportati in questo formato per rendere il flusso di lavoro molto più semplice.

Considerando che sono fondamentali per raccogliere informazioni specifiche sull'andamento economico del ristorante, il ruolo più essenziale è quello del manager . Con un ottimo manager alla guida, un ristorante può fare bene anche senza alcuni di questi strumenti. Naturalmente facilitano diversi processi, quindi il loro utilizzo può semplificare il carico di lavoro. Anche se è possibile utilizzare molte applicazioni diverse per gestire le relazioni con i fornitori e la gestione dell'inventario, oltre ad altri processi comuni nei ristoranti, secondo la nostra esperienza gestirle manualmente è più efficace per evitare problemi. Naturalmente, questo è fattibile solo nei ristoranti di piccole e medie dimensioni; i ristoranti più grandi e le catene di ristoranti possono trarre maggiori vantaggi da altri sistemi e software di automazione.

L'attenzione ai dettagli è fondamentale nella gestione del ristorante

Il lavoro di un ristoratore può essere molto complesso, ma può anche essere semplificato con gli strumenti e le pratiche giuste. Se sei un nuovo manager o proprietario di un ristorante, tieni presente che l'attenzione ai dettagli può evitare che il tuo ristorante sprechi denaro. Anche se un acquisto o un pagamento extra al fornitore sembra piccolo, potrebbe lasciare il tuo ristorante in numeri rossi perché ogni centesimo si somma alla fine del mese. Tieni d'occhio l'andamento economico del tuo ristorante? Faresti meglio a esserlo!