Gestione del ristorante: come amministrare un ristorante?

Non sai come funziona la gestione di un ristorante?

Gestire correttamente un ristorante è la cosa più importante che devi fare per avere successo nella tua attività.

Se non sei sicuro di come procedere, probabilmente è una cattiva idea persino aprire un esercizio (a meno che tu non voglia aggiungerti a un'alta percentuale di ristoranti falliti). Però non temere, gestire bene un ristorante è fondamentale ma non è poi così difficile. La chiave sta nell'organizzazione.

In questa guida:

• vedremo l'importanza della gestione del ristorante;
• ti fornirò una guida dettagliata su come amministrare un ristorante;
• inoltre, ti darò un elenco di strumenti per la gestione.

Amministrarlo può essere impegnativo per chiunque, ma con le giuste conoscenze, mentalità e abitudini potrai gestire il tuo ristorante senza problemi.

Iniziamo!

La gestione del ristorante è fondamentale

Saper amministrare un ristorante è uno degli aspetti cruciali di questo tipo di attività.

Si tratta di conoscere e applicare una serie di pratiche finanziarie, di gestione delle risorse umane ed economiche, allo scopo di indirizzare gli sforzi del tuo esercizio e di ottimizzarne il funzionamento.

Importante è anche migliorare l'efficienza e l'organizzazione di ogni aspetto della tua attività.

Se non gestisci correttamente il tuo ristorante, inizierai presto a subirne le conseguenze.

Alcune sono:

• perdere fornitori per ritardi nei pagamenti;
• perdere dipendenti se il pagamento degli stipendi avviene in ritardo;
• perdere opportunità per migliorare il ristorante per mancanza di preparazione;
• spendere più denaro di quello generato dall'attività;
• avere vendite e profitti bassi;
• subire perdite elevate a causa di una cattiva gestione dell'inventario e alla mancanza di procedure adeguate;
• incorrere in problemi legali dovuti a pratiche fiscali scorrette;
• infine, essere costretto a chiudere l'attività.

L'amministrazione del ristorante è una sfida perché influenza ciascuno dei processi del tuo ristorante.

Stai gestendo la tua attività nel modo giusto?

Come amministrare un ristorante passo dopo passo

Ora esamineremo una guida alla gestione di un ristorante passo dopo passo. Questa guida è valida per qualunque ristorante e attività di ristorazione: la necessità della miglior gestione possibile è universale.

Sarà utile anche per i ristoratori alle prime armi, i gestori di ristoranti poco esperti e altri.

Tuttavia, non tratterò aspetti che potrebbero essere specifici di differenti stati, come normative fiscali, permessi e simili.

Comunque, ricorda che le tasse sono molto importanti per qualsiasi attività commerciale, quindi non trascurarle perché possono aprire la porta al fallimento.

Nota: questa è una semplice guida, quindi puoi modificare tutti gli aspetti che desideri per adattarli al funzionamento della tua attività.

1. Esegui un'analisi situazionale della tua attività

Prima di pensare alla gestione di qualsiasi attività, è importante effettuare un'analisi situazionale che fornisca informazioni sullo stato generale dell'attività stessa.

Questo è fondamentale per iniziare a conoscere:

• i problemi che il ristorante sta affrontando;
• i punti di forza del ristorante, che devi mantenere tali;
• i punti deboli (che devi rafforzare);
• la situazione finanziaria del ristorante: include tutte le informazioni pertinenti, come vendite, spese, saldo corrente, perdite, utili netti eccetera;
• lo stato delle risorse umane del ristorante;
• altro.

Devi sapere tutto questo per creare un piano d'azione strategico che ti permetta di coprire ogni area.

È anche importante creare quel piano tenendo ben presenti le aree più serie o che necessitano di attenzione prioritaria: occupati prima delle più importanti!

I passaggi seguenti sono le aree che devi seguire, quindi prendi nota.

2. Finanze del ristorante

Gestire le finanze di un ristorante o di qualsiasi attività commerciale è complesso.

Idealmente, dovresti conoscere l'amministrazione aziendale, la contabilità e altro ancora, in modo da agire correttamente in questo settore.

L'analisi situazionale dovrebbe darti accesso a informazioni quali:

• capitale attuale del ristorante;
• risorse;
• vendite mensili medie;
• perdite mensili medie;
• costi fissi e variabili del ristorante: fornitori, buste paga, servizi e altro;
• costo e ripartizione dei costi di ogni piatto;
• altri aspetti che influiscono sulle finanze dell'azienda.

Sarebbe inoltre opportuno avere esperienza nell'utilizzo di software che permettano di gestire facilmente tutte queste informazioni; per esempio, Microsoft Excel o Google Sheet sono molto utili.

Gestire le finanze di un ristorante significa tenere conto di tutto e organizzarlo per ottenere una giustificazione per le spese, le vendite nette e gli utili netti del ristorante.

Tutti gli aspetti del ristorante possono essere ottimizzati per ridurre i costi, aumentare i profitti e migliorare l'efficienza operativa.

Più avanti vedremo alcuni strumenti che possono aiutarti a organizzare le tue finanze aziendali.

3. Stabilisci gli obiettivi del ristorante

Dopo aver capito qual è lo stato del ristorante, puoi iniziare a creare i tuoi obiettivi.

Questo vale per ogni aspetto del ristorante.

Alcuni esempi di obiettivi del ristorante sono:

• migliorare le vendite in certi giorni della settimana;
• creare promozioni che migliorino la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti;
• migliorare le prestazioni dei tuoi dipendenti con la formazione;
• migliora la gestione dell'inventario;
• ridurre al minimo le perdite dell'attività;
• creare obiettivi di vendita mensili, trimestrali e annuali oppure obiettivi di profitto.

È importante creare obiettivi realistici e puntare a risultati specifici per applicare strategie che ti aiutino a raggiungerli.

Un esempio di obiettivo potrebbe essere quello di aumentare del 20% le vendite di un piatto particolare che porta molti profitti al tuo ristorante.

Ecco come puoi raggiungere questi obiettivi.

4. Inizia a ottimizzare tutto creando sistemi

Dopo aver completato il passaggio precedente, dovrai applicare strategie specifiche per ottimizzare le finanze.

Per esempio, devi sapere:

• quanto spende il ristorante per gli ingredienti e quanto costa ogni piatto (comprese le spese per il personale, i servizi eccetera). In questo modo puoi calcolare se puoi ridurre il costo del piatto pur mantenendo un prezzo che genera profitto;
• quanto spende il ristorante per i servizi di base; in questo modo puoi stabilire regole che ti permettano di usare meno acqua, elettricità e altro, abbassando così le bollette a fine mese;
• come vengono gestite le tasse: può servirti per ottimizzare il pagamento di quelle sul ristorante;
• come funzionano gli orari di ogni dipendente e quali sono le vendite medie giornaliere. Sapendolo, puoi facilmente adattare il loro orario e spendere meno in stipendi se passano molto tempo a non fare nulla nei giorni poco impegnativi;
• come vengono gestiti gli ordini dei fornitori e qual è il loro costo. Saperlo ti serve per ottimizzare gli ordini per adattarli meglio alle vendite, migliorare la gestione dell'inventario, l'uso di ogni ingrediente e migliorare il processo di pagamento ai fornitori;
• qual è l'opinione generale che i clienti hanno del tuo ristorante, le lamentele comuni e i problemi del servizio. Con questi dati puoi ottimizzare l'esperienza che offri ai clienti e il processo di vendita, migliorare il tuo punto di vendita e lavorare con i tuoi dipendenti per usare tecniche di vendita suggestiva applicabili a ogni situazione;
• come funziona il processo di assunzione e formazione nel ristorante. Con queste informazioni puoi ottimizzare le assunzioni e l'addestramento per i nuovi dipendenti, e impegnarti per ridurre al minimo il turnover del personale.

La strategia più efficiente che puoi impiegare per ottimizzare ogni aspetto del business è creare sistemi.

Realizzare sistemi è abbastanza facile. Ecco i passaggi da seguire e un semplice esempio:

• studia il sistema o il processo corrente (se non esiste, vai al passaggio successivo). L'esempio che userò sarà il processo di assunzione;
• inizia a pensare a modi logici in cui il processo dovrebbe avanzare; per esempio, un'assunzione inizia dal creare una posizione e conoscere tutto ciò che comporta;
• crea un diagramma di flusso con ogni passaggio. L'assunzione del personale consiste di almeno 9 fasi. Scopri di più nel nostro articolo sulla gestione del personale;
• crea regole per il processo - dovrebbero aiutarlo ad essere sempre efficace; per esempio, non assumere persone con poche o cattive referenze o molto giovani;
• crea un metodo per valutare i risultati. In pratica, dovresti creare un formato o un foglio di valutazione delle prestazioni del personale.

Un sistema deve restare attivo finché non raggiunge la fase di valutazione dei risultati. Se è negativo, dovresti ricominciare da capo fino a ottenere risultati favorevoli.

Il mio consiglio è di addestrare il personale con questi sistemi, in modo che sappiano come agire se tu non potessi gestirlo di persona. Un altro consiglio è di non farti ossessionare dal costruire sistemi: solo i processi più complessi e basilari li richiedono!

5. Crea un elenco o un budget di investimenti

Una volta creati sistemi per ogni processo importante nel tuo ristorante, è il momento di iniziare a ottimizzare l'uso delle risorse economiche dell'attività.

Tali investimenti fanno parte delle spese variabili dell'esercizio.

Alcuni investimenti sempre utili per un'attività sono:

• campagne di marketing;
• campagne di fidelizzazione dei clienti;
• miglioramenti alla decorazione;
• miglioramenti alla funzionalità del ristorante;
• acquisto di nuove attrezzature;
• formazione dei dipendenti;
• altro.

Questi investimenti sono una spesa che devi includere fra quelle del ristorante prima di poter calcolare l'utile netto.

Si tratta proprio di investimenti, perché non sono spese che avresti se non investissi attivamente denaro, anche se investire denaro nel marketing dovrebbe essere imprescindibile.

Molte aziende falliscono perché non hanno un budget per investimenti che vadano a beneficio dell'azienda.

Dopotutto, numeri più alti alla fine del mese sembrano sempre migliori.

Ad ogni modo, sarebbe un'ottima idea stabilire un budget per pubblicizzare il tuo ristorante in modo efficace, per migliorare il servizio del locale e la soddisfazione dei clienti.

Inoltre, lasciare spazio a un budget per questo tipo di spese è fondamentale perché il tuo ristorante sia pronto ad affrontare i cambiamenti del mercato, sfrutti le opportunità momentanee e faccia crescere l'attività.

6. Gestire la soddisfazione di dipendenti e clienti

Anche se il management tratta i diversi aspetti di un ristorante come i pezzi di una partita a scacchi, dovresti sempre ricordare che lavori con le persone.

Questo significa che dovresti prestare attenzione a due cose:

soddisfazione dei dipendenti

I dipendenti del tuo ristorante fanno la maggior parte del lavoro che manda avanti l'attività.

Perciò, è fondamentale che ognuno di essi sia soddisfatto del proprio lavoro e dell'ambiente e in costante crescita.

Solo in questo modo puoi assicurarti che adempiano ai loro obblighi in modo corretto e con dedizione.

Soddisfazione dei clienti

I clienti sono almeno il 50% del tuo ristorante. Ti sei responsabile solo di creare il servizio, ottimizzarlo e renderlo lucroso, sostenibile e disponibile.

I clienti si occupano del resto e senza di loro la tua attività non esisterebbe.

Per quanto tu voglia ottimizzare diversi aspetti della tua attività, gran parte del lavoro dell'amministratore è assicurarsi che tutto sia ottimizzato considerando l'impatto che i cambiamenti avranno sulla soddisfazione del cliente.

Ciò significa che prendere alcune decisioni sarà difficile. Ad un certo punto, dovrai apportare una modifica al ristorante che ne migliorerà la redditività ma che influirà anche sulla soddisfazione del cliente.

Gli esempi più semplici sono l'aggiornamento dei prezzi dei piatti, l'addebito di altri aspetti del servizio e altro.

Strumenti necessari per gestire un ristorante

Molti strumenti possono aiutarti a gestire incredibilmente bene il tuo ristorante. Ecco un riepilogo delle migliori applicazioni che puoi utilizzare.

1. Waiterio

Waiterio è uno dei migliori sistemi di software per ristoranti che puoi utilizzare nella tua attività. Ha molte funzionalità che lo rendono la soluzione perfetta per gestire diversi aspetti della tua attività con un'unica app:

• salva nel cloud tutte le informazioni sulle vendite;
• ti aiuta a creare automaticamente una pagina web semplice che si collega all'app per ristorante per offrire ordini online, menù con codice QR e altro ancora;
• puoi creare un menù digitale per il tuo ristorante;
• puoi avere informazioni sulla resa di determinati piatti;
• ti aiuta anche a gestire i tuoi dipendenti e a misurarne le prestazioni;
• funziona su tutti i sistemi operativi più comuni: Windows, iOS, Android e macOS tra gli altri;
• altro.

Scopri di più su Waiterio!

2. QuickBooks

QuickBooks è un software di contabilità aziendale incredibilmente utile per gestire le finanze del tuo ristorante.

Con questo programma puoi dedicare meno tempo alle operazioni contabili di base.

Alcune delle caratteristiche di QuickBooks sono:

• funziona su diversi dispositivi;
• permette di restare facilmente aggiornati con la contabilità aziendale;
• potrai ottenere rapporti sui profitti, sulla redditività del tuo ristorante e altro;
• ha diversi piani per le varie esigenze;
• altre caratteristiche.

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3. App di Google

Le app di Google come Google Documents, Google Sheet, Google Drive, Gmail e altro sono estremamente utili per gestire un'attività.

Oltre agli strumenti che tutti usano, puoi sfruttare:

• Google My Business per inserire la tua attività su Google Maps e ricevere recensioni del tuo ristorante;
• Google Calendar e Google Keep per organizzare le tue attività quotidiane;
• Google Classes per semplificare la formazione del tuo personale da remoto;
• Google Meet per condurre colloqui di lavoro.

ll maggiore vantaggio di questi strumenti è che sono gratuiti e per usarli basta solo avere un account Google.

4. Infinity

Infinity è un'app molto interessante per la gestione delle attività che può aiutarti a organizzare i tuoi impegni quotidiani con il metodo del timeboxing, che è un sistema di organizzazione del tempo e delle attività molto efficace.

Con Infinity puoi gestire tutti i tuoi diversi obblighi amministrativi con un'unica applicazione.

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5. Hootsuite

Hootsuite è un'applicazione molto efficace per gestire tutti gli account dei social media del tuo ristorante. È una delle app preferite dai creatori di contenuti e dei community manager.

Potrai vedere le notifiche dei tuoi diversi social network, inviare messaggi, rispondere a commenti, programmare post e molto altro.

Ha anche diversi piani abbastanza economici se si considera che il software ti dà la possibilità di gestire tutti i tuoi social network con un'unica app.

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Gestire un ristorante non è facile

Se sei arrivato qui, ti sarai sicuramente reso conto che gestire un ristorante non è una cosa facile.

Tuttavia (anche se è un argomento che fa un po' paura), non è niente da cui farsi frenare e ogni attività con cui hai avuto contatti e da cui hai acquistato prodotti o servizi se ne occupa.

Perché mai non dovresti riuscirci anche tu?

Comunque, puoi sempre delegare alcune attività amministrative al direttore del ristorante o utilizzare servizi esterni per aiutarti ad amministrarla, come agenzie di marketing, servizi di contabilità o altro.

Tutto questo renderà la gestione del tuo ristorante un po' più costosa, ma anche molto più semplice e meno stressante.