Como gerenciar reparos e manutenção em seu restaurante

A manutenção e reparos em restaurantes são típicos do setor devido ao uso intenso de ferramentas e equipamentos na cozinha. Esta é uma área de negócios relacionados com alimentos que é facilmente mal gerida. Neste artigo, abordaremos os seguintes tópicos:

• A importância de gerenciar reparos e manutenção em um restaurante
• Etapas detalhadas sobre como lidar com esta área do seu restaurante
• Como melhorar o treinamento da equipe e otimizar o fluxo de trabalho para reduzir a incidência de reparos e manutenção

Você ficaria surpreso com o número de proprietários e gerentes de restaurantes que não prestam tanta atenção aos detalhes quanto deveriam nesta área. Ao terminar de ler este artigo, você estará preparado para criar uma avaliação completa e atual de seu equipamento, criar um orçamento e cronograma para manutenção e reparos e implementar uma lista de práticas recomendadas que sua equipe pode seguir para manter o equipamento em perfeitas condições. Vamos cavar!

A importância de gerenciar reparos e manutenção em um restaurante

Gerenciar reparos é óbvio por vários motivos: seu restaurante não funcionará se as ferramentas e equipamentos mais importantes necessários para o serviço estiverem danificados. No entanto, a manutenção geralmente é negligenciada ou realizada apenas quando exigida por leis e regulamentos . Se esse for o caso do seu restaurante, você deve saber que seu negócio está em perigo! A manutenção é uma medida preventiva que aumenta o controle sobre ferramentas e equipamentos e sua usabilidade geral. Você pode economizar dinheiro usando ferramentas e treinamento adequados de limpeza e manutenção. Isso também lhe dá a vantagem de conhecer o estado atual dos seus equipamentos, o que o prepara para adquirir novos equipamentos sem atrapalhar o negócio. Por fim, as práticas de reparo e manutenção são cruciais para a eficiência, a segurança e a satisfação do cliente do restaurante – afinal, as ferramentas são necessárias para toda a produção.

Vantagens de manter e reparar seu equipamento

Aqui estão algumas das vantagens de gerenciar reparos e manutenção:

• Tempo de inatividade reduzido e falhas minimizadas no equipamento. Se você sabe que um equipamento precisa de manutenção, você pode fazê-lo antes que seja tarde demais. Além disso, se você fizer isso uma vez, estará preparado para fazê-lo ainda mais rápido.
• Maior segurança para funcionários e clientes. A maioria dos equipamentos dentro da cozinha de um restaurante pode ser perigosa para os funcionários que os utilizam. Além disso, alguns equipamentos, como tábuas de corte, devem ser substituídos frequentemente para evitar contaminação cruzada e outros perigos que afetam os clientes.
• Vida útil prolongada do equipamento e custos de substituição reduzidos. No caso de várias ferramentas, é muito mais barato substituí-las em vez de consertá-las. No entanto, com a manutenção adequada, você não chegará ao ponto de ter que substituí-los. Além disso, a manutenção é muito mais barata do que substituí-los completamente.
• Maior eficiência operacional e produtividade
• Maior satisfação do cliente e experiências gastronômicas positivas

Desvantagens de não manter e reparar seu equipamento

E estas são as desvantagens de negligenciar o seu equipamento:

• Aumento do risco de quebras de equipamentos e reparos dispendiosos. Se você não fizer a manutenção do seu equipamento, é mais provável que ele falhe, cause acidentes e muito mais.
• Potenciais violações e multas do código de saúde. Manter seu restaurante atualizado com os regulamentos e códigos locais é vital para a operação. O não cumprimento dos requisitos pode fazer com que seu restaurante seja multado ou, em casos mais extremos, fechado.
• Riscos de segurança para funcionários e clientes. Além de reparos dispendiosos, equipamentos quebrados podem causar outros problemas, como danos a outros equipamentos ou perdas de estoque, o que pode causar intoxicação alimentar.
• Danos à reputação da marca e à fidelidade do cliente.
• Aumento dos custos de mão de obra devido ao tempo de inatividade não planejado. Mesmo quando os restaurantes não ganham dinheiro, eles estão custando dinheiro ao somar as contas!

Resumindo, se você não mantém o equipamento do seu restaurante fora do exigido por lei, você está colocando seu negócio em perigo imensamente.

Como gerenciar a manutenção e reparos do seu restaurante

Agora, vamos começar com a melhor parte deste guia: como. Nesta seção, abordaremos todas as etapas que você deve seguir para começar do zero com manutenção e reparos em seu restaurante. Isto é perfeito para novos proprietários de restaurantes que ainda não implementaram essas práticas, bem como para aqueles que já administram um restaurante há algum tempo sem elas. Tenha em mente que, em alguns casos, pode ser tarde demais para começar a aplicar esta estratégia de manutenção, mas é muito provável que o restaurante o avise com antecedência - isto é, falhando e fechando. Se você está aqui, não é tarde demais!

1. Avalie sua situação atual na área de manutenção de restaurantes

Aqui está um guia passo a passo para avaliar o estado atual dos equipamentos do seu restaurante:

1.1 Reunir informações

O primeiro passo é conhecer os equipamentos que você utiliza atualmente. A recolha de informação sobre equipamentos fora da cozinha (por exemplo, bares e grelhadores exteriores) e outros equipamentos não diretamente relacionados com o serviço (ar condicionado em escritórios) também é uma boa prática. Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a coletar informações e organizá-las:

• Faça uma lista: comece criando uma lista exaustiva de todos os equipamentos de cozinha do seu restaurante , incluindo eletrodomésticos principais (fornos, geladeiras e máquinas de lavar louça), eletrodomésticos menores (liquidificadores, cafeteiras e torradeiras) e qualquer equipamento especializado (processadores de alimentos, fatiadores). e moedores de carne).
• Revise os manuais: Encontre os manuais do usuário de cada equipamento. Eles conterão informações importantes sobre cronogramas de manutenção, dicas para solução de problemas e precauções de segurança.
• Verifique o status da garantia: Anote o status da garantia de cada item. Isso o ajudará a determinar se os reparos estão cobertos ou precisam ser orçados.

Essas informações serão úteis ao iniciar um cronograma e orçamento de reparos e manutenção posteriormente. Você também pode combinar todas as informações com sites úteis de fabricantes e análises, que podem ajudá-lo a procurar peças de reposição e até mesmo técnicos.

1.2 Realize uma inspeção visual

Uma inspeção visual é vital para saber mais sobre o estado atual do equipamento. É altamente recomendável que você faça o máximo de anotações possível e as organize junto com os aspectos mencionados acima. Aqui estão algumas dicas sobre o que observar durante sua inspeção:

• Procure desgaste: Preste atenção a quaisquer sinais visíveis de danos, como amassados, rachaduras, ferrugem ou peças soltas. Verifique se há vedações desgastadas, cabos desgastados e botões ou botões quebrados.
• Limpeza: Avalie a limpeza geral do equipamento. Procure resíduos de alimentos, acúmulo de gordura e depósitos de calcário, especialmente em áreas de difícil acesso. Isso pode ajudá-lo a entender o uso e como organizar os cronogramas de limpeza e manutenção de maneira eficiente para aquele equipamento específico.
• Vazamentos: Verifique se há vazamentos, gotejamentos ou condensação ao redor de torneiras, mangueiras e conexões. Isso é útil para conhecer os pontos fracos que cada equipamento pode ter, pois são as áreas que causarão mais reparos e problemas.

Aproveite esta oportunidade para se familiarizar com o equipamento. Você pode maximizar seu aprendizado sobre peças específicas do equipamento lendo o manual enquanto o inspeciona visualmente. No entanto, não cometa o erro de presumir que você deve começar a limpar imediatamente. Mãos não treinadas podem ser mais prejudiciais do que úteis , especialmente quando se trata de equipamentos de cozinha delicados.

1.3 Funcionalidade de teste

Você pode cuidar desta etapa junto com a inspeção visual. Veja o que você deve fazer e ficar atento:

• Ligar: Ligue cada equipamento e teste suas funções básicas. Ouça ruídos, vibrações ou mudanças de temperatura incomuns.
• Controle de temperatura: Para fornos, geladeiras e freezers, verifique se estão mantendo as temperaturas corretas. Use um termômetro independente para verificar.
• Pressão da água: Para máquinas de lavar louça e outros equipamentos que utilizam água, verifique a pressão e o fluxo da água. Além disso, verifique outros equipamentos relacionados, como caixas de gordura.

Outra boa prática a ter em mente nesta e nas etapas anteriores é perguntar à sua equipe sobre sua experiência no uso dos equipamentos e ferramentas. Isso pode lhe dar uma excelente visão sobre como eles funcionam diariamente, quando e se começam a falhar e se são um gargalo para a produção , entre outras coisas.

1.4 Preste atenção especial a essas coisas

Aqui estão algumas coisas que você pode ignorar durante este processo:

• Recursos de segurança: Certifique-se de que todos os recursos de segurança estejam funcionando corretamente, como travas de portas, válvulas de alívio de pressão e mecanismos de desligamento automático. Isso pode ajudá-lo a detectar problemas como sistemas de segurança defeituosos, que podem ser catastróficos para o seu restaurante se não funcionarem corretamente.
• Higiene: Para equipamentos que entram em contato com alimentos, preste muita atenção à limpeza e higienização. Verifique se há rachaduras ou fendas que possam abrigar bactérias. Também será muito útil revisar a limpeza de sua equipe e como eles mantêm suas superfícies e áreas de trabalho.
• Eficiência energética: Procure sinais de desperdício de energia, como calor excessivo irradiado pelos aparelhos ou longos tempos de resfriamento. Considere atualizar para modelos energeticamente eficientes , se necessário. Isso pode reduzir centenas de dólares em sua conta de luz.

Ao avaliar cada equipamento, anote suas observações e quaisquer possíveis problemas. Isso o ajudará a priorizar os reparos e agendar tarefas de manutenção. Para quaisquer danos visíveis ou peças com defeito, tire fotos como documentação. Isso será útil ao entrar em contato com fabricantes ou técnicos de reparo.

2. Etapas para criar um cronograma de manutenção

Agora que você tem todas as informações necessárias, é hora de criar um cronograma de manutenção. Os cronogramas de manutenção são muito úteis – você não pode simplesmente manter todos esses detalhes em mente, especialmente porque nem todos os equipamentos precisam de manutenção ao mesmo tempo. Limitar os esforços de manutenção aos momentos estritamente necessários também é uma boa prática para obter todos os benefícios sem diminuir muito os lucros do seu restaurante. Agora, vamos dar uma olhada em como criar uma programação.

1. Identifique os requisitos de manutenção para cada equipamento

A primeira etapa é praticamente igual às anteriores: você deve entender cada equipamento e suas necessidades. Aqui estão alguns exemplos:

• Fornos a gás: Verifique se há vazamentos nas linhas e conexões do gás; limpe as portas do queimador e as pingadeiras; substitua ignidores e termostatos desgastados.
• Refrigeradores: Descongele e limpe regularmente as serpentinas e unidades condensadoras para garantir um resfriamento eficiente. Substitua as vedações das portas gastas ou danificadas para evitar a fuga de ar frio e a deterioração dos alimentos e garantir que mantêm as temperaturas adequadas
• Máquinas de lavar louça: Limpe e substitua regularmente os filtros e braços aspersores da máquina de lavar louça para evitar entupimentos e garantir uma limpeza adequada. Certifique-se de que a máquina de lavar louça tenha pressão de água adequada e verifique os níveis do detergente e do dispensador de enxágue. Use uma solução desinfetante para desinfetar o interior da máquina de lavar louça e evitar o crescimento de bactérias.

Faça isso para todos os equipamentos que deseja considerar.

2. Desenvolva um cronograma de manutenção detalhado

Agora é hora de desenvolver o cronograma de manutenção. Todos os procedimentos de manutenção e limpeza necessários devem ser feitos periodicamente e com regularidade variável. Por exemplo, você pode limpar fornos a gás e consertar pequenos problemas todos os meses, mas deve limpar profundamente as máquinas de lavar louça pelo menos duas a três vezes por semana. Isso significa que você poderá programar a manutenção do equipamento com intervalos de dias, semanas ou meses, o que tornará tudo muito mais gerenciável.

Aqui estão outras considerações que você deve ter em mente ao criar o cronograma:

• Frequência da limpeza e manutenção
  • Semanalmente : Limpe fornos e churrasqueiras, substitua o óleo e os filtros da fritadeira, higienize as máquinas de lavar louça e verifique e limpe as serpentinas do condensador da unidade de refrigeração.
  • Mensalmente : Limpar e desinfetar máquinas de gelo; verificar e substituir juntas e vedações dos equipamentos; testar e calibrar termômetros quanto à precisão; afie as lâminas do liquidificador e do processador de alimentos.
  • Trimestralmente: Agende manutenção profissional para fornos, geladeiras, máquinas de lavar louça e outros equipamentos complexos. Limpe e higienize profundamente os sistemas de ventilação e exaustores.
  • Anualmente: Inspecione todos os equipamentos quanto a desgastes graves e atualize ou substitua modelos desatualizados ou ineficientes, se necessário.
• Priorização
• Equipamentos críticos: Priorize equipamentos essenciais para as operações diárias, como geladeiras, fornos e máquinas de lavar louça.
• Riscos de segurança: Resolva imediatamente quaisquer problemas que representem riscos de segurança, como vazamentos de gás, fiação defeituosa ou recursos de segurança com defeito.
• Eficiência: Programe a manutenção de equipamentos que afetam o consumo de energia, como limpeza de serpentinas do condensador ou substituição de filtros desgastados, para otimizar a eficiência.
• Carga de trabalho da equipe: distribua as tarefas de manutenção para evitar sobrecarregar sua equipe em dias específicos.
• Documentação e rastreamento
• Crie um cronograma mestre: Desenvolva um gráfico visual ou planilha descrevendo todos os equipamentos, suas necessidades de manutenção e sua frequência.
• Atribuir tarefas e responsabilidades: Designe quem é responsável por cada tarefa de manutenção.
• Acompanhar a conclusão: Mantenha registros das tarefas de manutenção concluídas para referência futura e para fins de garantia.
• Revise e adapte: Avalie regularmente a eficácia do seu cronograma e ajuste-o conforme necessário com base no desempenho do equipamento, padrões de uso e restrições orçamentárias.

Todos esses detalhes permitirão que você crie um cronograma de limpeza e manutenção altamente organizado e eficaz.

3. Criação e gerenciamento de um orçamento de reparo, substituição e manutenção

Trabalhar com o máximo de detalhes possível lhe trará inúmeras vantagens. Um dos detalhes que você deve considerar é o orçamento . O orçamento, na maioria das vezes, será o fator limitante na aplicação de todas as manutenções, reparos e substituições. Isso é especialmente verdadeiro se você precisar cuidar dessas questões o mais rápido possível – afinal, tempo é dinheiro. Então, para te ajudar a evitar gastos excessivos com questões que poderiam ter sido evitadas, você agora tem o cronograma anterior. Mas a segunda parte é ter um orçamento destinado a essas despesas quando chegar a hora. Uma boa regra é alocar 10% do lucro líquido mensal do restaurante para o orçamento de manutenção e reparos. O valor variará de acordo com o lucro do restaurante, que provavelmente será adequado para despesas de manutenção, reparo e reposição de equipamentos. Além disso, é uma boa ideia não limitar o valor que o orçamento pode atingir e nunca retirar dinheiro dele, a menos que seja estritamente necessário. No entanto, essas são medidas muito frouxas, que podem não se adaptar adequadamente ao seu restaurante. Abaixo estão as etapas que você pode seguir para criar e gerenciar um orçamento para esta área do seu negócio de forma eficiente.

1. Reúna dados históricos de custos de compra, reparo e manutenção:

Este aspecto é simples e aplicável apenas a restaurantes que já funcionam há algum tempo. Manter o controle de quanto você gasta ao reparar e manter seu equipamento (e tudo o que ele requer, como soluções e ferramentas de limpeza) é uma ótima prática que você deve aplicar. Acostume-se, pois permitirá comparar preços facilmente e procurar oportunidades de redução de custos .

Se o seu restaurante for novo , você também pode usar os dados de compra como ponto de partida e reunir o restante das informações sobre custos de reparo, substituição e manutenção, perguntando os preços. Fazer isso mesmo que você não precise dele, se o equipamento for novo, fornece um quadro de referência útil para comparar despesas futuras.

2. Desenvolva um orçamento abrangente

Depois de reunir todas as informações, você pode criar um orçamento para futuros reparos, custos de manutenção e substituições de equipamentos. Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo neste processo:

• Crie um orçamento consistente para despesas de manutenção. Isso inclui a compra de soluções de limpeza, luvas e máscaras, entre outras coisas. Esta será a parte mais acessível do seu orçamento, mas poderá economizar muito dinheiro no longo prazo.
• Crie um orçamento para reparos e substituições rápidas. Você pode reunir um pouco mais de informações sobre equipamentos específicos para ajudá-lo nesta etapa. Por exemplo:
• Você pode perguntar a um técnico sobre as peças substituídas com mais frequência de um equipamento específico.
• Some o custo de cada um e calcule o custo médio da substituição para usar como um orçamento à prova de falhas.
• Crie um orçamento para substituições completas.
• O melhor que você pode fazer a respeito é calcular o custo médio dos equipamentos do seu restaurante.
• Dobre o custo médio e guarde-o como reserva para substituições emergenciais.
• Fazer isso além de ter seguro é uma ótima prática. Isso permitirá que você aja o mais rápido possível antes que o seguro seja aprovado (o que geralmente leva tempo), para que seu restaurante continue operando durante a crise.

Finalmente, é uma boa ideia revisar e ajustar o orçamento com base em equipamentos, operações ou requisitos e alterações de manutenção.

Treinamento de equipe para reduzir custos de manutenção

Os restaurantes são negócios versáteis porque, dependendo da participação da sua equipe, da descrição do trabalho e do treinamento, podem ajudá-lo a economizar muito dinheiro – ao mesmo tempo em que aplicam práticas razoáveis, é claro. Você pode conseguir isso em seu negócio fornecendo à sua equipe as ferramentas e o treinamento adequados para cuidar das tarefas de manutenção mais comuns. Aqui estão alguns exemplos dessas tarefas:

• Esfregar e desengordurar fornos e grelhadores
• Limpeza e desinfecção de máquinas de lavar louça, incluindo filtros e racks
• Limpando geladeiras e freezers, incluindo vedações de portas e prateleiras
• Afiar as lâminas do liquidificador e do processador de alimentos usando ferramentas apropriadas
• Afiar facas com pedra de amolar ou bastão de amolar
• Troca de filtros de água em geladeiras e máquinas de gelo
• Aplicação de lubrificante de qualidade alimentar em peças móveis de equipamentos como fatiadoras e misturadores
• Lubrificação de dobradiças e rolos em portas e gavetas
• Higienização de refrigeradores e freezers

É claro que eles não devem cuidar de tarefas mais complexas, como consertar um forno danificado ou mesmo substituir peças de um equipamento, por mais simples que pareça em um vídeo do YouTube . Você deve sempre ter alguns técnicos experientes na discagem rápida para as máquinas mais complexas , como geladeiras, fogões, cozinhas, fornos e muito mais. Pensando nisso, seguem alguns passos que você pode seguir para otimizar a manutenção do seu restaurante.

1. Educar a equipe sobre os procedimentos adequados de operação e manutenção do equipamento

Isso é algo que você deve incluir na descrição do trabalho, então você pode começar adicionando isso a eles, caso ainda não o tenha feito. Além disso, você deve criar procedimentos para cada um dos equipamentos do seu restaurante e adicioná-los ao manual de operações do seu restaurante. Ao fazer isso, é recomendável que você forneça treinamento sobre tarefas diárias de limpeza, inspeção e solução de problemas e também enfatize a importância de relatar problemas no equipamento à medida que surgirem. Confira nosso guia sobre gestão de equipe de restaurantes para saber mais sobre como criar processos de treinamento.

Aqui estão outras boas práticas que você pode aplicar ao mesmo tempo:

• Estabeleça protocolos para uso, limpeza e armazenamento adequados do equipamento
• Incentive os funcionários a manusear o equipamento com cuidado para evitar danos ou desgaste prematuro
• Integre tarefas de manutenção em listas de verificação operacionais de rotina
• Reconhecer e recompensar os funcionários pelos esforços proativos de manutenção

Com as práticas corretas de limpeza e manutenção, sua equipe pode ajudá-lo a prolongar a vida útil do seu equipamento .

2. Monitore o desempenho do equipamento e os padrões de uso

Finalmente, você deve considerar que os restaurantes não são negócios consistentes . Em alguns meses você pode ter centenas de clientes e em outros apenas uma fração disso. Você também deve considerar isso ao determinar as práticas de manutenção. A limpeza e manutenção de ferramentas conforme a necessidade é uma boa alternativa para longos períodos sem clientes, mas também para períodos de alta produtividade para manter a qualidade dos alimentos e dos processos. Para se adaptar facilmente a essas mudanças, siga as dicas a seguir:

• Padronize a limpeza e a manutenção. Quanto mais rápido você puder fazer isso mantendo a eficiência, melhor.
• Rastreie o uso do equipamento para identificar possíveis problemas e otimizar o agendamento de manutenção
• Analise tendências no desempenho do equipamento para identificar possíveis problemas antecipadamente
• Crie um sistema de comunicação eficiente com sua equipe. Se algo der errado, você não deve ser o último a descobrir!

A adaptação a estas mudanças implica a adaptação à natureza do negócio da restauração.

Proprietários e gerentes podem se tornar especialistas em prever problemas de manutenção

Se você é proprietário de um novo restaurante, essa visão de nível gerencial acabará chegando até você. Ainda assim, você não está completamente desarmado; entretanto, você só precisa reunir as ferramentas adequadas para ajudá-lo a gerenciar esta área do seu negócio. Uma forma rápida e segura de medir a produtividade do seu restaurante é observando as vendas. Um sistema POS de restaurante confiável como o Waiterio pode fornecer todas as informações necessárias para se adaptar a essas mudanças antes que elas aconteçam. Saiba mais sobre o Waiterio aqui. Você está cuidando adequadamente dos equipamentos do seu restaurante? Você deve!