Come aprire una caffetteria

Vuoi aprire una caffetteria? Aprire una caffetteria è una buona idea per chi vuole entrare nel settore dei servizi e della ristorazione con meno difficoltà. Anche se molto simili ai ristoranti, i coffee shop sono più facili da gestire in molti modi e possono essere il primo passo verso un’attività alimentare di successo. In questo articolo ti guiderò attraverso l'apertura di una caffetteria e condividerò anche alcuni spunti che saranno utili agli imprenditori alle prime armi. Cominciamo!

Prima di iniziare, fai qualche ricerca

Anche se le caffetterie rappresentano un modello di business più semplice rispetto ai ristoranti, non commettere errori, sono comunque un'attività impegnativa e complessa. Questo perché esistono numerosi tipi di bevande a base di caffè, metodi di preparazione derivanti da culture diverse, chicchi di caffè e altro ancora. Ecco perché studiare il caffè stesso è una buona idea prima di aprire un bar. Esistono anche diversi tipi di bevande che puoi offrire come alternative al caffè: quelle popolari come l'erba mate o il tè matcha sono un alimento base. E puoi anche offrire cibo o dessert, che possono aiutarti a distinguerti dalla concorrenza. Una volta che hai qualcosa di più chiaro in mente, puoi iniziare con il primo passo.

1. Scrivi un piano aziendale per il tuo bar

Il primo passo è organizzare il tuo progetto in un business plan: questo renderà il resto del processo molto più semplice per te. Il business plan è un documento che descrive in dettaglio i diversi aspetti della tua attività. Ecco cosa devi includere:

• Analisi di mercato.
• Sintesi.
• Descrizione del concetto.
• Menù e descrizione di ogni preparazione.
• Organigrammi e processi.
• E altro ancora.

L'aspetto più importante di un business plan è l'analisi di mercato: è ciò che ti dirà i primi indizi del successo dell'azienda. Avrai bisogno di questo documento anche se desideri trovare investitori, prestiti o soci per aprire l'attività. Un buon riassunto esecutivo attirerà e convincerà i potenziali investitori ad aiutarti a completare il tuo progetto. Tieni presente che il piano aziendale è soggetto a modifiche durante tutto il processo di apertura della tua attività.

2. Sviluppa un concetto che sia in sintonia con i tuoi futuri clienti

Una volta che hai una conoscenza approfondita dei tuoi futuri clienti, devi creare un concetto che li attiri verso la tua attività. Il concept è il tema della tua caffetteria ed è una parte vitale di ciò che la rende attraente per i tuoi clienti. Influisce su ogni aspetto della tua attività, come il menu, il tipo di servizio, la decorazione, l'illuminazione e molto altro. Creare un concetto che non ha una base di clienti corrispondente è un errore costoso, quindi è fondamentale assicurarsi di creare un concetto fattibile per la propria zona. Ti farò un esempio.

Esempio di concetto di caffetteria

Una caffetteria che prepara e serve bevande contenenti caffeina da tutto il mondo. Offre caffè così come viene preparato in diversi paesi e altre alternative come diversi tipi di tè. Inoltre abbina ogni tipo di bevanda alle comuni preparazioni per la colazione e ai pasti semplici. La decorazione consiste in uno spazio ben illuminato e colorato con posti a sedere, bandiere decorative di diversi paesi e diversi generi musicali suonati durante il giorno. Il personale è multiculturale e parla anche diverse lingue. Questa caffetteria attira molto i clienti della città in cui si trova perché ci sono numerosi immigrati e turisti!

3. Assumi un esperto di caffè e sviluppa un menu che corrisponda al tuo concetto

Non lo sottolineeremo mai abbastanza: un consulente esperto di caffè è vitale per il successo di qualsiasi attività basata sul caffè. Perché? Principalmente perché un esperto sarebbe in grado di consigliarti su molte cose come

• La tipologia migliore o i diversi tipi di caffè che puoi utilizzare per ogni preparazione.
• Il modo più efficiente di preparare il caffè per ottenere ogni volta tazze di alta qualità.
• Tecniche corrette di conservazione e manipolazione dei cereali.
• E l'attrezzatura di cui avrai bisogno per gestire una caffetteria di successo.

Un esperto di caffè o un barista esperto svolgerebbero il ruolo di executive chef nel tuo bar. Avere questo tipo di conoscenze non è molto comune a meno che tu non sia un intenditore di caffè, motivo per cui delegare queste funzioni sarà più veloce nella maggior parte dei casi. Inoltre, un barista esperto può aiutarti a elaborare aspetti come la disposizione dell'area di lavoro, i processi di pulizia della macchina e persino le posizioni che devi ricoprire per gestire un buon bar.

4. Trova un fornitore di chicchi di caffè di alta qualità

Una volta deciso il tipo di bevande al caffè che servirai nel tuo negozio, devi trovare il miglior fornitore di caffè in grani. Probabilmente avrai diverse opzioni, ma attenersi a ciò che ha più senso considerando il tuo concetto e il tuo menu è una buona regola pratica. Ad esempio, non è possibile ottenere i fornitori di chicchi di caffè più costosi per una caffetteria a conduzione familiare, perché non avrebbe molto senso. Sarebbe invece logico affidarsi a un fornitore che vende il miglior caffè a un prezzo ragionevole. In questo modo puoi anche massimizzare i tuoi profitti offrendo al tempo stesso la migliore tazza di caffè che i tuoi clienti possono permettersi. D'altra parte, non dovresti usare solo il caffè più economico che puoi trovare o il caffè pre-macinato: i chicchi di caffè offriranno sempre i migliori sapori e fragranze.

5. Trova un luogo adatto alle tue esigenze

Ora arriva il momento in cui devi trovare una sede che soddisfi tre esigenze fondamentali:

• Un prezzo che rientra nel tuo budget.
• Spazio sufficiente per accogliere i clienti, aree salotto, bagni o anche un drive-thru se questo fa parte del tuo concetto.
• E spazio di lavoro sufficiente per attrezzature e dipendenti per preparare gli ordini.

L'aspetto positivo delle caffetterie è che di solito sono più piccole rispetto ad altre attività alimentari che richiedono più spazio, come panifici e ristoranti. Devi anche considerare i permessi che dovrai ottenere per stabilire la tua attività nella zona e se è possibile farlo. È anche fondamentale che la tua base di clienti si sposti in modo organico attraverso l'area: più sei vicino ai tuoi clienti, meglio è. La posizione gioca un ruolo cruciale nelle imprese alimentari perché rende gli stabilimenti convenienti o scomodi per i clienti. Ecco perché la ricerca della location giusta può richiedere mesi, quindi dovresti avere in mente almeno un paio di location prima di iniziare con la pianificazione.

6. Inizia ad acquistare l'attrezzatura e le varie

A questo punto, ti sei già assicurato una posizione per aprire la tua caffetteria. Ora è il momento di avviare tutto ciò che fa funzionare la tua attività. L'attrezzatura di cui avrai bisogno dipende direttamente dal menu che hai creato e dal concept della caffetteria. Di solito, le caffetterie offrono offerte di cibo semplici come colazioni locali comuni, ciambelle, panini, dessert semplici e altro ancora. Tuttavia, probabilmente non avrai bisogno di acquistare molte attrezzature da cucina. Nella maggior parte dei casi sarà sufficiente una piccola combinazione di griglia, piastra e un piccolo forno, ovviamente dipende dalla tua idea e dalle dimensioni della tua attività. Ciò su cui probabilmente dovrai concentrarti di più sono le macchine da caffè, che possono costarti un paio di migliaia di dollari. Vale la pena spendere una cifra ragionevole per le macchine da caffè espresso perché ciò influisce sulla loro qualità e durata. Di solito, più la macchina è economica, meno è durevole! Questi sono i fattori principali che determineranno quale sarà il miglior acquisto per il tuo particolare bar. La maggior parte dei marchi di macchine per caffè espresso offre diverse dimensioni e opzioni per soddisfare le tue esigenze, quindi assicurati di considerare aspetti come la velocità di preparazione, il numero di ugelli e le funzionalità extra che facilitano il lavoro dei tuoi baristi. Inoltre, a seconda di ciò che offri, dovrai dotare la tua cucina di altri strumenti come macinacaffè, display scaldavivande, frullatori di livello commerciale e altro ancora.

Inoltre, dovrai iniziare a cercare un sistema POS come Waiterio per aiutarti a mantenere organizzata la tua attività. Waiterio è un sistema POS semplice ed efficiente che può aiutarti a iniziare in pochi minuti. Puoi:

• Aggiungi il tuo menu all'app per creare menu digitali che i tuoi clienti possano ordinare
• Crea un semplice sito web ottimizzato per il SEO che mostri il tuo menu e la tua posizione
• Ottieni report dettagliati sulle tue vendite
• Gestisci facilmente i dipendenti
• E altro ancora

Waiterio non richiede di spendere molto tempo e denaro in attrezzature, formazione o configurazione. Dai un'occhiata all'app qui per saperne di più!

7. Inizia ad assumere e formare il tuo personale

Qui a Waiterio abbiamo parlato ampiamente dell'assunzione e della formazione del personale per un ristorante: puoi consultare i nostri articoli sugli argomenti qui. L'assunzione e la formazione del personale o di una caffetteria sono molto simili. Tuttavia, ci sono alcune differenze fondamentali, la principale è l’importanza dell’esperienza. Di solito è il caso di assumere personale che abbia un po' più di esperienza sia nel lavorare direttamente con i clienti sia nella preparazione del caffè. Entrambi i tipi di conoscenza sono vitali e non è possibile avere dipendenti che eccellono solo in una di queste aree. Per gestire una caffetteria di successo, è necessario assumere persone che soddisfino le seguenti qualifiche:

• Sanno come preparare il caffè nelle macchine per caffè espresso. Per lo meno, devi assumere una persona altamente qualificata per aiutarti a creare formazione per i nuovi dipendenti.
• Hanno esperienza nel lavorare direttamente con i clienti e nel servizio clienti.
• Sono educati e seguono le linee guida della tua attività.

Anche se puoi assumere persone con queste qualifiche fin dall'inizio, è una buona idea investire tempo nella creazione di guide di formazione e nello sviluppo di processi e pratiche standardizzati. Ciò ti aiuterà a mantenere uno standard di qualità che consenta alla tua attività di attrarre e fidelizzare i clienti, mantenendo allo stesso tempo la qualità di ogni tazza di caffè servita. Infine, devi creare e mantenere standard di sicurezza per i tuoi dipendenti, soprattutto se utilizzi macchine per caffè espresso di livello commerciale, che rappresentano un pericolo per la sicurezza e ustioni.

8. Inizia a commercializzare il tuo bar

Il marketing è vitale per le aziende alimentari come ristoranti e caffetterie, motivo per cui in tutti i passaggi precedenti dovresti creare e applicare strategie di marketing. Puoi iniziare a commercializzare un'attività anche prima di aprire i battenti, il che è un'idea straordinaria se vuoi guadagnare terreno rapidamente. È possibile utilizzare numerose tattiche e metodi di marketing, ma enfatizzare la consapevolezza dei social media e il marketing virale è una pratica comune. Devi creare e indirizzare i contenuti direttamente alla tua base di clienti nella tua città e iniziare a guadagnare follower su Facebook, Instagram e TikTok. Puoi anche creare un account Google My Business o un sito web, utilizzare la SEO e molto altro ancora. Consulta i seguenti articoli per suggerimenti di marketing più utili:

• Marketing per un nuovo ristorante
• Come fare marketing per ristoranti
• Strategie di marketing rivoluzionarie per un bar
• Marketing per food truck

Nota: anche se queste strategie sono rivolte a diversi tipi di attività, funzionano a meraviglia anche per i bar!

9. Apri il tuo bar e inizia a operare!

Ora è il momento di aprire la tua attività. A questo punto, devi avere una strategia di marketing già in atto, in modo da poter aprire la tua caffetteria con i clienti in attesa alle tue porte. Con un concetto che risuona tra i clienti nella tua zona e se hai comunicato l'idea alla base della tua attività prima dell'apertura, avere un'apertura di successo è quasi scontato. Ecco perché devi soddisfare tutti i requisiti sopra menzionati per poter avere una giornata di apertura di successo. Dai un'occhiata al nostro articolo su come organizzare l'inaugurazione di un ristorante: le stesse idee si applicano alle piccole imprese come le caffetterie.

Le caffetterie sono attività sottovalutate

Anche se i coffee shop rappresentano un paradiso per molti clienti, spesso vengono sottovalutati dagli imprenditori che decidono di aprire attività più complesse. Tuttavia, c'è qualcosa nelle caffetterie che le rende l'attività perfetta per nuovi imprenditori e iniziative a basso budget. Inoltre, c'è sempre la possibilità di trasformare una caffetteria in un'attività più grande, il che la rende molto versatile se intendi continuare a investire in essa. Ti sembra un buon affare aprire un bar? Sicuramente lo è per noi!