Comment gérer les réparations et l'entretien de votre restaurant

L'entretien et les réparations des restaurants sont typiques de l'industrie en raison de l'utilisation intensive d'outils et d'équipements dans la cuisine. Il s’agit d’un domaine d’activités liées à l’alimentation qui est facilement mal géré. Dans cet article, nous aborderons les sujets suivants :

• L’importance de gérer les réparations et l’entretien dans un restaurant
• Étapes détaillées sur la façon de gérer cette zone de votre restaurant
• Comment améliorer la formation du personnel et optimiser le flux de travail pour réduire l'incidence des réparations et de la maintenance

Vous seriez surpris du nombre de propriétaires et de gérants de restaurant qui ne prêtent pas autant d'attention aux détails qu'ils le devraient dans ce domaine. Lorsque vous aurez fini de lire cet article, vous serez prêt à créer une évaluation actuelle complète de votre équipement, à créer un budget et un calendrier d'entretien et de réparation, et à mettre en œuvre une liste de bonnes pratiques que votre personnel peut suivre pour maintenir l'équipement en parfait état. Allons creuser !

L’importance de gérer les réparations et l’entretien dans un restaurant

La gestion des réparations est évidente pour de nombreuses raisons : votre restaurant ne fonctionnera pas si les outils et équipements les plus essentiels nécessaires au service sont endommagés. Cependant, l'entretien est généralement négligé ou effectué uniquement lorsqu'il est requis par les lois et réglementations . Si c’est le cas de votre restaurant, sachez que votre entreprise est en danger ! La maintenance est une mesure préventive qui augmente votre contrôle sur les outils et équipements ainsi que sur leur convivialité globale. Vous pouvez économiser de l’argent en utilisant des outils de nettoyage et d’entretien appropriés et en suivant une formation. Cela vous donne également l’avantage de connaître l’état actuel de votre équipement, ce qui vous prépare à acheter de nouveaux équipements sans nuire à votre activité. Enfin, les pratiques de réparation et d’entretien sont cruciales pour l’efficacité, la sécurité et la satisfaction des clients des restaurants : après tout, les outils sont nécessaires à toute production.

Avantages de l’entretien et de la réparation de votre équipement

Voici quelques-uns des avantages de la gestion des réparations et de la maintenance :

• Temps d’arrêt réduits et pannes d’équipement minimisées. Si vous savez qu’un équipement nécessite un entretien, vous pouvez le faire avant qu’il ne soit trop tard. De plus, si vous le faites une fois, vous serez prêt à le faire encore plus rapidement.
• Sécurité renforcée pour les employés et les clients. La plupart des équipements présents dans la cuisine d'un restaurant peuvent être dangereux pour le personnel qui les utilise. De plus, certains équipements, comme les planches à découper, doivent être remplacés souvent pour éviter la contamination croisée et autres dangers qui affectent les clients.
• Durée de vie prolongée de l’équipement et coûts de remplacement réduits. Dans le cas de plusieurs outils, il est beaucoup moins coûteux de les remplacer que de les réparer. Cependant, avec un entretien approprié, vous n’arriverez pas à devoir les remplacer en premier lieu. De plus, l’entretien est bien moins coûteux que leur remplacement complet.
• Efficacité opérationnelle et productivité améliorées
• Satisfaction client améliorée et expériences culinaires positives

Inconvénients de ne pas entretenir et réparer votre équipement

Et voici les inconvénients de négliger votre équipement :

• Risque accru de pannes d’équipement et de réparations coûteuses. Si vous n'entretenez pas votre équipement, il risque davantage de tomber en panne, de provoquer des accidents, etc.
• Violations potentielles du code de la santé et amendes. Garder votre restaurant à jour avec les réglementations et codes locaux est essentiel au fonctionnement. Le non-respect des exigences peut entraîner une amende ou, dans les cas les plus extrêmes, la fermeture de votre restaurant.
• Risques pour la sécurité des employés et des clients. Outre des réparations coûteuses, un équipement cassé peut entraîner d’autres problèmes, comme des dommages à d’autres équipements ou des pertes de stocks, pouvant provoquer une intoxication alimentaire.
• Dommages à la réputation de la marque et à la fidélité des clients.
• Augmentation des coûts de main-d'œuvre en raison de temps d'arrêt imprévus. Même lorsque les restaurants ne gagnent pas d’argent, ils en coûtent en ajoutant des factures !

Pour résumer, si vous n'entretenez pas les équipements de votre restaurant en dehors de ce qui est requis par la loi, vous mettez énormément votre entreprise en danger.

Comment gérer l'entretien et les réparations de votre restaurant

Commençons maintenant par la meilleure partie de ce guide : le comment. Dans cette section, nous aborderons toutes les étapes que vous devez suivre pour repartir de zéro avec l'entretien et les réparations de votre restaurant. C'est parfait pour les nouveaux restaurateurs qui n'ont pas mis en œuvre ces pratiques, ainsi que pour ceux qui dirigent un restaurant depuis un certain temps sans elles. Gardez à l'esprit que, dans certains cas, il peut être trop tard pour commencer à appliquer cette stratégie de maintenance, mais il est très probable que le restaurant vous en informe à l'avance, en échouant et en fermant, bien sûr. Si vous êtes ici, il n'est pas trop tard !

1. Évaluez votre situation actuelle dans le domaine de l’entretien des restaurants

Voici un guide étape par étape pour évaluer l'état actuel des équipements de votre restaurant :

1.1 Recueillir des informations

La première étape consiste à vous renseigner sur l’équipement que vous utilisez actuellement. Recueillir des informations sur les équipements extérieurs à la cuisine (par exemple, les bars et les grills extérieurs) et sur d'autres équipements non directement liés au service (climatiseurs dans les bureaux) est également une bonne pratique. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à rassembler des informations et à les organiser :

• Faites une liste : commencez par créer une liste exhaustive de tous les équipements de cuisine de votre restaurant , y compris les gros appareils électroménagers (fours, réfrigérateurs et lave-vaisselle), les petits appareils électroménagers (mixeurs, cafetières et grille-pain) et tout équipement spécialisé (robots culinaires, trancheuses). et hachoirs à viande).
• Réviser les manuels : recherchez les manuels d’utilisation de chaque élément d’équipement. Ceux-ci contiendront des informations importantes sur les calendriers de maintenance, des conseils de dépannage et des précautions de sécurité.
• Vérifiez l’état de la garantie : notez l’état de la garantie de chaque article. Cela vous aidera à déterminer si les réparations sont couvertes ou doivent être budgétisées.

Ces informations seront utiles lors du démarrage ultérieur d’un calendrier et d’un budget de réparation et d’entretien. Vous pouvez également associer toutes les informations à des sites Web utiles de fabricants et d'avis, qui peuvent vous aider à rechercher des pièces de rechange et même des techniciens.

1.2 Effectuer une inspection visuelle

Une inspection visuelle est essentielle pour en savoir plus sur l’état actuel de l’équipement. Nous vous recommandons fortement de prendre autant de notes que possible et de les organiser en fonction des aspects mentionnés ci-dessus. Voici quelques conseils sur ce qu’il faut surveiller lors de votre inspection :

• Recherchez l'usure : faites attention à tout signe visible de dommage, tel que des bosses, des fissures, de la rouille ou des pièces desserrées. Vérifiez les joints usés, les cordons effilochés et les boutons ou boutons cassés.
• Propreté : Évaluer la propreté globale du matériel. Recherchez les résidus alimentaires, l'accumulation de graisse et les dépôts de calcaire, en particulier dans les zones difficiles d'accès. Cela peut vous aider à comprendre l’utilisation et à organiser efficacement les programmes de nettoyage et d’entretien pour cet équipement spécifique.
• Fuites : vérifiez s'il y a des fuites, des gouttes ou de la condensation autour des robinets, des tuyaux et des connexions. Ceci est utile pour connaître les points faibles de chaque équipement, car ce sont les domaines qui causeront le plus de réparations et de problèmes.

Profitez de cette occasion pour vous familiariser avec l'équipement. Vous pouvez maximiser votre apprentissage sur des pièces d'équipement spécifiques en lisant le manuel pendant que vous l'inspectez visuellement. Cependant, ne commettez pas l’erreur de supposer que vous devriez commencer à nettoyer immédiatement. Des mains non entraînées peuvent être plus nuisibles qu’utiles , surtout lorsqu’il s’agit d’équipements de cuisine délicats.

1.3 Fonctionnalité des tests

Vous pouvez vous occuper de cette étape en même temps que l’inspection visuelle. Voici ce que vous devriez faire et surveiller :

• Mise sous tension : Allumez chaque équipement et testez ses fonctions de base. Écoutez les bruits, vibrations ou changements de température inhabituels.
• Contrôle de la température : pour les fours, les réfrigérateurs et les congélateurs, vérifiez s'ils maintiennent les températures correctes. Utilisez un thermomètre indépendant pour vérifier.
• Pression de l'eau : pour les lave-vaisselle et autres équipements utilisant de l'eau, vérifiez la pression et le débit de l'eau. Vérifiez également les autres équipements connexes, tels que les bacs à graisse.

Une autre bonne pratique à garder à l’esprit dans cette étape et dans les étapes précédentes consiste à interroger votre personnel sur son expérience dans l’utilisation de l’équipement et des outils. Cela peut vous donner un excellent aperçu de leur fonctionnement quotidien, du moment et du moment où ils commencent à échouer et s'ils constituent un goulot d'étranglement pour la production , entre autres choses.

1.4 Portez une attention particulière à ces choses

Voici quelques éléments que vous pourriez négliger au cours de ce processus :

• Dispositifs de sécurité : assurez-vous que tous les dispositifs de sécurité fonctionnent correctement, tels que les serrures de porte, les soupapes de surpression et les mécanismes d'arrêt automatique. Cela peut vous aider à détecter des problèmes tels que des systèmes de sécurité défectueux, qui peuvent être catastrophiques pour votre restaurant s'ils ne fonctionnent pas correctement.
• Hygiène : Pour les équipements entrant en contact avec les aliments, portez une attention particulière à la propreté et à l'assainissement. Recherchez des fissures ou des crevasses qui pourraient abriter des bactéries. Il sera également très utile de revoir la propreté de votre personnel et la manière dont il entretient ses surfaces et espaces de travail.
• Efficacité énergétique : recherchez les signes de gaspillage d’énergie, tels qu’une chaleur excessive rayonnante par les appareils ou de longs temps de refroidissement. Envisagez de passer à des modèles économes en énergie si nécessaire. Cela peut réduire votre facture d’électricité de plusieurs centaines d’euros.

Pendant que vous évaluez chaque pièce d’équipement, notez vos observations et tout problème potentiel. Cela vous aidera à prioriser les réparations et à planifier les tâches de maintenance. Pour tout dommage visible ou pièce défectueuse, prenez des photos comme documentation. Cela sera utile lorsque vous contacterez des fabricants ou des techniciens de réparation.

2. Étapes pour créer un calendrier de maintenance

Maintenant que vous disposez de toutes les informations nécessaires, il est temps de créer un calendrier de maintenance. Les calendriers de maintenance sont très utiles : vous ne pouvez pas simplement garder tous ces détails à l'esprit, d'autant plus que tous les équipements n'ont pas besoin d'être entretenus en même temps. Limiter les efforts de maintenance aux moments où ils sont strictement nécessaires est également une bonne pratique pour en tirer tous les bénéfices sans trop diminuer les bénéfices de votre restaurant. Voyons maintenant comment créer un planning.

1. Identifier les exigences de maintenance pour chaque élément d'équipement

La première étape est à peu près la même que les étapes précédentes : vous devez comprendre chaque élément d’équipement et ses besoins. Voici quelques exemples:

• Fours à gaz : Vérifiez les fuites dans les conduites et les connexions de gaz ; nettoyer les ports des brûleurs et les lèchefrites ; remplacez les allumeurs et les thermostats usés.
• Réfrigérateurs : dégivrez et nettoyez régulièrement les serpentins et les condenseurs pour assurer un refroidissement efficace. Remplacez les joints de porte usés ou endommagés pour empêcher l'air froid de s'échapper et la détérioration des aliments et assurez-vous qu'ils maintiennent des températures appropriées.
• Lave-vaisselle : nettoyez et remplacez régulièrement les filtres et les bras gicleurs du lave-vaisselle pour éviter le colmatage et assurer un nettoyage adéquat. Assurez-vous que le lave-vaisselle a une pression d’eau adéquate et vérifiez les niveaux du distributeur de détergent et de rinçage. Utilisez une solution désinfectante pour désinfecter l’intérieur du lave-vaisselle et empêcher la croissance de bactéries.

Faites cela pour tous les équipements que vous souhaitez envisager.

2. Élaborer un calendrier de maintenance détaillé

Il est maintenant temps d'élaborer le calendrier de maintenance. Toutes les procédures d’entretien et de nettoyage nécessaires doivent être effectuées périodiquement et avec une régularité variable. Par exemple, vous pouvez nettoyer les fours à gaz et réparer les problèmes mineurs chaque mois, mais vous devez nettoyer en profondeur les lave-vaisselle au moins deux à trois fois par semaine. Cela signifie que vous pourrez planifier la maintenance de l'équipement à des jours, des semaines ou des mois d'intervalle, ce qui le rendra beaucoup plus gérable.

Voici d’autres considérations à garder à l’esprit lors de la création du calendrier :

• Fréquence du nettoyage et de l'entretien
  • Hebdomadaire : Nettoyer les fours et les grils, remplacer l'huile et les filtres de la friteuse, désinfecter les lave-vaisselle et vérifier et nettoyer les serpentins du condenseur des unités de réfrigération.
  • Mensuel : Nettoyer et désinfecter les machines à glace ; vérifier et remplacer les joints et les joints des équipements ; tester et calibrer les thermomètres pour en vérifier l'exactitude ; aiguiser les lames du mélangeur et du robot culinaire.
  • Tous les trimestres : planifiez un entretien professionnel pour les fours, les réfrigérateurs, les lave-vaisselle et autres équipements complexes. Nettoyer et désinfecter en profondeur les systèmes de ventilation et les hottes aspirantes.
  • Annuellement : Inspectez tous les équipements pour déceler toute usure importante et mettez à jour ou remplacez les modèles obsolètes ou inefficaces si nécessaire.
• Priorisation
• Équipement critique : donnez la priorité aux équipements essentiels aux opérations quotidiennes, comme les réfrigérateurs, les fours et les lave-vaisselle.
• Risques pour la sécurité : résolvez immédiatement tout problème présentant des risques pour la sécurité, comme les fuites de gaz, un câblage défectueux ou des dispositifs de sécurité défectueux.
• Efficacité : planifiez la maintenance des équipements affectant la consommation d'énergie, comme le nettoyage des serpentins du condenseur ou le remplacement des filtres usés, pour optimiser l'efficacité.
• Charge de travail du personnel : répartissez les tâches de maintenance pour éviter de surcharger votre personnel certains jours.
• Documentation et suivi
• Créez un calendrier principal : développez un graphique visuel ou une feuille de calcul décrivant tous les équipements, leurs besoins de maintenance et leur fréquence.
• Attribuez des tâches et des responsabilités : désignez qui est responsable de chaque tâche de maintenance.
• Suivi de l'achèvement : conservez des enregistrements des tâches de maintenance terminées pour référence future et à des fins de garantie.
• Examinez et adaptez-vous : évaluez régulièrement l'efficacité de votre emploi du temps et ajustez-le si nécessaire en fonction des performances de l'équipement, des modèles d'utilisation et des contraintes budgétaires.

Tous ces détails vous permettront de créer un programme de nettoyage et d’entretien hautement organisé et efficace.

3. Création et gestion d'un budget de réparation, de remplacement et de maintenance

Travailler avec autant de détails que possible vous apportera de nombreux avantages. L'un des détails que vous devez considérer est le budget . Le budget, la plupart du temps, sera le facteur limitant dans l’application de tous les travaux d’entretien, de réparation et de remplacement. Cela est particulièrement vrai si vous devez régler ces problèmes le plus rapidement possible : le temps, c'est de l'argent, après tout. Ainsi, pour vous aider à éviter de dépenser trop pour des problèmes qui auraient pu être évités, vous disposez désormais du calendrier précédent. Mais la deuxième partie est d'avoir un budget alloué à ces dépenses le moment venu. Une bonne règle de base est d'allouer 10 % des bénéfices nets mensuels du restaurant au budget d'entretien et de réparation. Le montant variera en fonction des bénéfices du restaurant, qui seront probablement suffisants pour couvrir les dépenses d'entretien, de réparation et de remplacement des équipements. De plus, c'est une bonne idée de ne pas plafonner le montant que le budget peut atteindre et de ne jamais en retirer d'argent à moins que cela ne soit strictement nécessaire. Cependant, ce sont des mesures très laxistes, qui pourraient ne pas s’adapter correctement à votre restaurant. Vous trouverez ci-dessous les étapes que vous pouvez suivre pour créer et gérer efficacement un budget pour ce domaine de votre entreprise.

1. Rassemblez les données historiques sur les coûts d’achat, de réparation et de maintenance :

Cet aspect s’applique simplement et uniquement aux restaurants en activité depuis un certain temps. Garder un œil sur combien vous dépensez pour la réparation et l’entretien de votre équipement (et tout ce dont il a besoin, comme les solutions et les outils de nettoyage) est une excellente pratique que vous devriez appliquer. Habituez-vous-y, car cela vous permettra de comparer facilement les prix et de rechercher des opportunités de réduction des coûts .

Si votre restaurant est nouveau , vous pouvez également utiliser les données d'achat comme point de départ et rassembler le reste des informations sur les coûts de réparation, de remplacement et d'entretien en demandant les prix autour de vous. Faire cela même si vous n'en aurez pas besoin si l'équipement est neuf vous donne un cadre de référence utile pour comparer les dépenses futures.

2. Élaborer un budget complet

Après avoir rassemblé toutes les informations, vous pouvez créer un budget pour les futures réparations de l'équipement, les coûts de maintenance et les remplacements. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider dans ce processus :

• Créez un budget cohérent pour les dépenses de maintenance. Cela comprend, entre autres, l’achat de solutions de nettoyage, de gants et de masques. Ce sera la partie la plus abordable de votre budget, mais elle peut vous faire économiser beaucoup d’argent à long terme.
• Créez un budget pour les réparations et les remplacements rapides. Vous pouvez rassembler un peu plus d’informations sur des équipements spécifiques pour vous aider dans cette étape. Par exemple:
• Vous pouvez demander à un technicien quelles sont les pièces les plus fréquemment remplacées d’un équipement spécifique.
• Additionnez le coût de chacun et calculez le coût moyen du remplacement à utiliser comme budget de sécurité.
• Créez un budget pour les remplacements complets.
• Le mieux que vous puissiez faire est de calculer le coût moyen de l’équipement de votre restaurant.
• Doublez le coût moyen et conservez-le comme réserve pour les remplacements d’urgence.
• Faire cela en plus d’avoir une assurance est une excellente pratique. Cela vous permettra d'agir le plus rapidement possible avant que l'assurance ne soit approuvée (ce qui prend généralement du temps), afin que votre restaurant continue de fonctionner pendant la crise.

Enfin, c'est une bonne idée de revoir et d'ajuster le budget en fonction des exigences et des changements en matière d'équipement, d'exploitation ou de maintenance.

Former le personnel pour réduire les coûts de maintenance

Les restaurants sont des entreprises polyvalentes dans la mesure où, en fonction de la participation de votre personnel, de la description de poste et de la formation, ils peuvent vous aider à économiser beaucoup d'argent, tout en appliquant des pratiques raisonnables, bien sûr. Vous pouvez y parvenir dans votre entreprise en fournissant à votre personnel les outils et la formation appropriés pour prendre en charge les tâches de maintenance les plus courantes. Voici quelques exemples de ces tâches :

• Récurage et dégraissage des fours et grills
• Nettoyer et désinfecter les lave-vaisselle, y compris les filtres et les paniers
• Essuyer les réfrigérateurs et les congélateurs, y compris les joints de porte et les étagères
• Affûter les lames des mixeurs et des robots culinaires à l'aide des outils appropriés
• Aiguiser les couteaux avec une pierre à aiguiser ou une tige d'affûtage
• Changer les filtres à eau des réfrigérateurs et des machines à glace
• Application d'un lubrifiant de qualité alimentaire sur les pièces mobiles d'équipements tels que des trancheuses et des mélangeurs
• Graissage des charnières et des roulettes des portes et tiroirs
• Désinfection des chambres froides et des congélateurs

Bien entendu, ils ne devraient pas s'occuper de tâches plus complexes, comme réparer un four endommagé ou même remplacer des pièces d'équipement, aussi simple que cela puisse paraître sur une vidéo YouTube . Vous devriez toujours avoir quelques techniciens compétents en numérotation rapide pour les machines les plus complexes , telles que les réfrigérateurs, les cuisinières, les cuisines, les fours, etc. Dans cette optique, voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour optimiser l’entretien de votre restaurant.

1. Éduquer le personnel sur les procédures appropriées d'utilisation et d'entretien de l'équipement

C'est quelque chose que vous devez inclure dans la description de poste, vous pouvez donc commencer par l'ajouter si vous ne l'avez pas déjà fait. De plus, vous devez créer des procédures pour chacun des équipements de votre restaurant et les ajouter au manuel d'exploitation de votre restaurant. Ce faisant, il est recommandé de dispenser une formation sur les tâches quotidiennes de nettoyage, d'inspection et de dépannage et de souligner également l'importance de signaler les problèmes d'équipement dès qu'ils surviennent. Consultez notre guide sur la gestion du personnel des restaurants pour en savoir plus sur la façon de créer des processus de formation.

Voici d’autres bonnes pratiques que vous pouvez appliquer en parallèle :

• Établir des protocoles pour une utilisation, un nettoyage et un stockage appropriés de l'équipement
• Encouragez les employés à manipuler l’équipement avec soin pour éviter tout dommage ou usure prématurée
• Intégrer les tâches de maintenance dans les listes de contrôle opérationnel de routine
• Reconnaître et récompenser les employés pour leurs efforts de maintenance proactifs

Avec les bonnes pratiques de nettoyage et d’entretien, votre personnel peut vous aider à prolonger la durée de vie de votre équipement .

2. Surveiller les performances des équipements et les modèles d'utilisation

Enfin, vous devez considérer que les restaurants ne sont pas des entreprises cohérentes . Certains mois, vous pouvez avoir des centaines de clients, et d’autres, vous ne pouvez en obtenir qu’une fraction. Vous devez également en tenir compte lors de la détermination des pratiques de maintenance. Nettoyer et entretenir les outils selon les besoins est une bonne alternative pour les longues périodes sans clients, mais aussi pour les périodes de productivité élevée afin de maintenir la qualité des aliments et des processus. Pour vous adapter facilement à ces changements, suivez les conseils suivants :

• Standardisez le nettoyage et l’entretien. Plus vite vous pourrez le faire tout en maintenant l’efficacité, mieux ce sera.
• Suivez l’utilisation de l’équipement pour identifier les problèmes potentiels et optimiser la planification de la maintenance
• Analyser les tendances des performances des équipements pour identifier les problèmes potentiels dès le début
• Créez un système de communication efficace avec votre personnel. Si quelque chose ne va pas, vous ne devriez pas être le dernier à le découvrir !

S'adapter à ces changements implique de s'adapter à la nature de l'activité de restauration.

Les propriétaires et les gestionnaires peuvent devenir des experts dans la prévision des problèmes de maintenance

Si vous êtes un nouveau propriétaire de restaurant, cette prévoyance au niveau de la direction finira par vous parvenir. Pourtant, vous n’êtes pas complètement désarmé ; En attendant, il vous suffit de rassembler les outils appropriés pour vous aider à gérer ce domaine de votre entreprise. Un moyen rapide et sûr de mesurer la productivité de votre restaurant consiste à examiner les ventes. Un système de point de vente de restaurant fiable comme Waiterio peut vous fournir toutes les informations nécessaires dont vous avez besoin pour vous adapter à ces changements avant qu'ils ne se produisent. Apprenez-en davantage sur Waiterio ici. Prenez-vous bien soin du matériel de votre restaurant ? Tu devrais!