Есть много нюансов, которые следует учитывать при планировании оплаты труда. Во-первых, вы должны определить, как часто вы будете выдавать заработную плату. Большинство ресторанов платят каждые две недели, но некоторые рестораторы оплачивают еженедельно, потому что их сотрудники живут от зарплаты к зарплате. Платя еженедельно, вы можете сократить просьбы сотрудников выдать аванс заранее, но некоторые работники получат определенную выгоду от зарплаты раз в две недели, потому что они смогут накопить большие суммы денег для оплаты крупных счетов, такие как арендная плата.
Некоторые службы расчета заработной платы предлагают скидки на ежемесячную заработную плату, но работникам с минимальной зарплатой трудно ждать зарплату целый месяц. Ежемесячная зарплата экономит деньги, но это лучше всего подходит для элитных ресторанов, где шеф-повары имеют высокие зарплаты, а официанты ежедневно получают чаевые.
Вторым по важности соображением является вопрос о том, хотите ли вы самостоятельно высчитывать зарплату или же собираетесь передать ее на аутсорсинг в службу расчета заработной платы.
Способы самостоятельного расчета заработной платы
Вы можете легко узнать, как самостоятельно составлять платежные ведомости с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы или простых электронных таблиц в Excel. Это просто вопрос копирования и вставки нужных формул для проведения необходимых вычислений. Вы можете ввести информацию один раз и просто переносить информацию в другие электронные таблицы для ежемесячных, квартальных и годовых отчетов, других учетных систем и отчетов, санкционированных правительством. Если вы не разбираетесь в компьютерных технологиях, можно нанять менеджера, который будет рассчитывать зарплату. Предоставление вашему менеджеру правильной информации в течение нескольких месяцев позволит ему хорошо изучить этот процесс и позволит самостоятельно справляться со сложностями.
Важный совет. При написании формул важно использовать функцию round() для подсчета итогов. В противном случае компьютер будет сохранять точные проценты для расчета, которые могут разбивать ваши итоговые суммы на небольшие суммы.Независимо от того, создаете ли вы свои собственные электронные таблицы, используете программное обеспечение для расчета заработной платы или передаете все на аутсорсинг, вам все равно нужен человек для введения новых сотрудников, проверки личностных данных, а также для обновления данных о заработной плате, оплаты сверхурочной работы и отслеживания количества отработанных часов в течение определенного периода времени для каждого сотрудника. Ваш менеджер по начислению заработной платы должен быть готов предоставить всю соответствующую информацию, например, об изменениях в удержании, информацию о новом найме, решения суда и изменения пособий.
Учитывая, что точная информация зависит от собственных данных, относительно просто сделать фактические расчеты с помощью программного обеспечения или электронных таблиц. Вы можете легко распечатывать чеки начисления заработной платы. Преимущества самостоятельного расчета заработной платы:
-
Экономия
Обработка платежной ведомости с помощью программного обеспечения намного дешевле, чем наем услуги расчета заработной платы, а создавать собственные электронные таблицы еще проще.
-
Тщательный контроль
Вы полностью контролируете всю информацию и процессы и можете самостоятельно рассчитывать заработную плату, не сообщая конфиденциальную информацию третьим лицам.
-
Интеграция с другими системами
Отправка отчетов о заработной плате для страхования на случай нетрудоспособности и оплаты налогов в фонд пособий по безработице является основной проблемой для владельцев ресторанов. Внутренние системы начисления заработной платы могут интегрироваться с другими программными приложениями и точно упростят подготовку отчетов.
-
Легкий доступ к информации у сотрудников
Многие службы расчета заработной платы позволяют сотрудникам проверять свои записи и обновлять личную информацию, но большинство сотрудников предпочитают предоставлять информацию менеджеру. Этот человек должен передавать всю информацию, и проще всего делать это самостоятельно.
-
Соблюдение правил
Возможно, что служба по расчету зарплаты не будет полностью соответствовать всем применимым изменениям в местных, областных и национальных законах. Регуляторные реформы часто нацелены на рестораны, поэтому они, скорее всего, и подвергнутся важным изменениям.
-
Возможность мошенничества
Некоторые компании, как известно, занимались хищением средств, которые должны были быть депонированы в налоговые органы согласно одной статье, которая по-прежнему рекомендует аутсорсинг. Очевидно, что важно провести тщательный поиск, чтобы найти надежную и профессиональную компанию с большим опытом.
-
Трудности доступа
С услугами по расчету зарплаты у вас не всегда будет возможность быстрого доступа к информации для отправки отчетов или исправления неточностей, независимо от того, были ли они сделаны вами или же этой службой.
Наличие собственного менеджера по расчету заработной платы дает вам некоторые преимущества, так как у вас всегда будет сотрудник, который сможет внести изменения, предоставить записи и создать конфиденциальные отчеты во время подачи заявки на государственные программы, такие как обеспечение продуктов, аренда и коммунальные платежи.
Использование услуг по расчету заработной платы
Использование услуг по расчету заработной платы дает определенные преимущества, но вам придется за них заплатить. Хотя цены начинаются от 25 долларов за период расчета заработной платы, они могут превысить 200 долларов в зависимости от количества сотрудников и выполняемых услуг. Стандартные услуги включают в себя обработку информации о платежной ведомости, которую вы предоставляете, печать чеков, обработку электронных переводов, оплату налогов и отправку годовых отчетов при подаче сотрудниками подоходного налога.
Расходы также зависят от частоты начисления заработной платы, количества сотрудников, страны, области, города и сложности расчетов. Небольшие рестораны с менее 10 сотрудниками обычно платят больший тариф за человека, чем крупные учреждения. Некоторые службы предлагают доплату за каждого сотрудника в каждый период оплаты, который исчисляется от 1,50 до 5 долларов. К некоторым услугам по расчету заработной платы, которые могут вызывать дополнительные расходы, относятся:
- Обработка некоторых вычетов за такие льготы, как медицинское страхование, пенсионные сбережения и питание для сотрудников
- Плата за доставку чеков в ускоренном порядке, например, отправка на следующий день
- Добавление сотрудников в платежную ведомость, что может повлечь за собой дополнительную плату
- Вычеты удержания и передача средств для реституции, алиментов и поддержки детей в судебном порядке
- Работа со сложными зарплатами сотрудников, получающими чаевые, почасовых работников и наемных поваров и менеджеров
- Отслеживание того, как чаевые влияют на минимальную заработную плату, так как в некоторых регионах требуются полная минимальная заработная плата плюс чаевые, в то время как другие регионы позволяют ресторанам вычитать чаевые из зарплаты
- Проверка права нового сотрудника на работу
- Отправка отчетов в различные государственные учреждения
- Введение в должность и отбор сотрудников
- Управление автоматической проверкой подписей
- Подача отчетов в налоговые органы
- Интеграция платежей от независимых подрядчиков и выдача соответствующих форм, таких как US IRS 1099s
Несмотря на затраты, большинство рестораторов чаще выбирают эти услуги, потому что эксперты платежной системы знают закон, гарантируют своевременные выплаты сотрудникам а также их расчеты будут безошибочными на основе информации, которую они получат.
Выбор услуги расчета заработной платы
Если вы не знаете как или не хотите самостоятельно работать с платежными ведомостями, то лучше воспользоваться услугами расчета заработной платы. Вам останется только предоставлять всю критическую информацию и просматривать и подписывать чеки. В то же время сравнительно просто автоматизировать вычисления с помощью программного обеспечения или электронных таблиц, как только вы получите четкое представление о том, что необходимо. В одной бизнес-статье предлагается следующий метод выбора службы расчета заработной платы .
- Попросите друзей, деловых партнеров и другие рестораны дать рекомендации.
- Изучите все перспективные компании по расчету заработной платы в Интернете, чтобы избежать сомнительных компаний с негативными отзывами о их работе.
- Узнайте о расходах и скрытых платах.
- Узнайте, берут ли за входящие платежи дополнительную плату.
- Определите затраты на еженедельную, двухнедельную и месячную заработную плату.
- Запросите копию типичного счета, чтобы увидеть реальное распределение расходов.
Как сделать правильный выбор для вашего бизнеса
Это лично ваше дело, и ответственность заканчивается у вас на столе. Некоторые рестораторы и владельцы баров предпочитают полагаться на себя или доверять своим сотрудникам, в то время как другие предпочитают нанимать профессиональных менеджеров. Тем не менее, работа с платежными ведомостями может быть обременительной и трудоемкой. В идеальной ситуации аутсорсинг может освободить время и позволит вам сосредоточиться на основной бизнес-деятельности, а также предоставит необходимый опыт для обеспечения профессиональной эффективности. Тем не менее, вы можете самостоятельно рассчитывать заработную плату, чтобы сэкономить деньги, получить больший доступ к деталям расчета заработной платы и интегрировать эту информацию с другим программным обеспечением и приложениями. Наряду с выбором недорогой POS-системы, самостоятельный расчет заработный платы имет множество преимуществ и позволит сэкономить средства.
