Administrarea restaurantului: Cum se administrează un restaurant?

Nu știi cum funcționează managementul restaurantului?

Conducerea corectă a unui restaurant este cel mai important lucru pe care trebuie să-l faci pentru a avea succes în afacerea ta.

Dacă nu ești sigur cum să procedezi, probabil că este o idee proastă să deschizi chiar și un restaurant. Cu excepția cazului în care doriți să vă alăturați unui procent mare de restaurante eșuate. Dar nu vă fie teamă, gestionarea bine a unui restaurant este vitală, dar nu este atât de dificil. Cheia este în organizare.

În acest ghid, vă voi spune despre:

• Importanța managementului restaurantului.
• Vă voi oferi un ghid pas cu pas despre cum să conduceți un restaurant.
• Și vă voi oferi o listă de instrumente administrative.

Managementul poate fi o provocare pentru oricine, dar cu cunoștințele, mentalitatea și obiceiurile potrivite, îți poți conduce restaurantul fără probleme.

Să începem!

Administrația restaurantului este vitală

Administrarea restaurantului este unul dintre cele mai importante aspecte ale acestui tip de afaceri.

Este vorba despre o serie de practici financiare, de management al resurselor economice și umane , care au scopul de a dirija eforturile companiei dumneavoastră și de a optimiza funcționarea acesteia.

Este vorba despre îmbunătățirea eficienței și organizării în toate aspectele afacerii tale.

Daca nu iti gestionezi corect restaurantul, in curand vei incepe sa suferi consecintele.

Unii dintre ei sunt:

• Pierderea furnizorilor de restaurante din cauza întârzierii plăților.
• Pierderea angajaților din cauza întârzierii plății salariilor.
• Pierderea oportunităților de a vă îmbunătăți restaurantul din cauza lipsei de pregătire.
• Cheltuiește mai mulți bani decât generează restaurantul tău.
• Vânzări și profituri scăzute.
• Pierderi mari din cauza gestionării proaste a stocurilor și a lipsei procedurilor adecvate.
• Având probleme legale din cauza practicilor fiscale proaste.
• Și, în sfârșit, să-ți închizi afacerea.

Administrarea restaurantului este o provocare deoarece influențează fiecare dintre procesele restaurantului tău.

Îți gestionezi afacerea corect?

Cum să administrezi un restaurant pas cu pas.

Acum voi împărtăși un ghid pentru gestionarea unui restaurant pas cu pas. Acest ghid se aplică tuturor restaurantelor și întreprinderilor alimentare existente - managementul este universal.

De asemenea, va fi la îndemână pentru proprietarii de restaurante pentru prima dată, managerii de restaurante fără experiență și multe altele.

Cu toate acestea, nu voi acoperi aspecte care pot fi specifice diferitelor state, județe și țări, cum ar fi reglementările fiscale, permisele și altele.

Totuși, trebuie să știi că impozitele sunt foarte importante pentru orice afacere, așa că nu le neglija, pentru că pot fi și o ușă către eșec.

Notă: Acesta este un ghid simplu, așa că nu ezitați să modificați câte aspecte doriți pentru a le adapta la funcționarea afacerii dvs.

1. Efectuați o analiză situațională a afacerii dvs

Înainte de a începe să gestionați orice afacere, este important să efectuați o analiză situațională care să vă ofere informații despre starea generală a afacerii.

Acest lucru este vital pentru a începe să știți:

• Problemele cu care se confruntă restaurantul.
• Punctele forte ale restaurantului — pe care trebuie să le păstrați.
• Punctele slabe ale restaurantului — pe care trebuie să le consolidați.
• Starea financiară a restaurantului - aceasta include toate informațiile pertinente, cum ar fi vânzările, cheltuielile, soldul curent, pierderile, profitul net și multe altele.
• Starea resurselor umane ale restaurantului.
• Și mult mai mult.

Trebuie să știi toate acestea pentru a crea un plan strategic de acțiune care să îți permită acoperirea tuturor zonelor.

De asemenea, este important să creați acel plan având în vedere zonele cele mai serioase sau care au nevoie de prioritate - acoperiți-le mai întâi pe cele mai importante!

Următorii pași sunt zonele pe care trebuie să le acoperiți, așa că rețineți.

2. Finanțe restaurant

Gestionarea finanțelor restaurantului sau a oricărei afaceri este complexă.

În mod ideal, ar trebui să știți despre administrarea afacerilor, contabilitate și multe altele pentru a putea funcționa corect în acest domeniu.

Analiza situațională ar trebui să vă ofere acces la informații precum:

• Actuala capitală a restaurantului.
• Active.
• Vânzări medii lunare.
• Pierderi medii lunare.
• Costuri fixe și variabile ale restaurantelor - furnizori, salarii, servicii și multe altele.
• Defalcarea costurilor și costurilor fiecărui fel de mâncare.
• Și alte aspecte care afectează finanțele afacerii.

De asemenea, este recomandabil să aveți experiență în utilizarea software-ului de birou, astfel încât să puteți gestiona cu ușurință toate aceste informații. De exemplu, Microsoft Excel sau Google Sheets sunt foarte utile.

Gestionarea finanțelor unui restaurant înseamnă a contabiliza totul și a-l organiza pentru a obține o justificare pentru cheltuielile restaurantului, vânzările nete și profiturile nete.

Fiecare aspect al restaurantului poate fi optimizat pentru a reduce costurile, a crește profiturile și a îmbunătăți eficiența operațională.

Mai târziu voi vorbi despre instrumentele care vă pot ajuta să vă organizați finanțele afacerii.

3. Stabiliți obiective pentru restaurant

După ce cunoașteți statutul restaurantului, ar trebui să începeți să creați obiective pentru acesta.

Acest lucru este valabil pentru fiecare aspect al restaurantului.

Câteva exemple de obiective ale restaurantelor sunt:

• Îmbunătățiți vânzările în anumite zile ale săptămânii.
• Creați promoții care vă îmbunătățesc satisfacția și reținerea clienților.
• Îmbunătățiți performanța angajaților dvs. prin instruire.
• Îmbunătățiți gestionarea stocurilor.
• Minimizați pierderile restaurantului dvs.
• Creați ținte de vânzări lunare, trimestriale și anuale sau ținte de profit.

Este important să creați obiective realiste și rezultate specifice, astfel încât să puteți aplica strategii care să vă ajute să le atingeți.

Un exemplu de obiectiv ar fi să crești vânzările unui anumit fel de mâncare care generează foarte multe profituri pentru restaurantul tău cu 20%.

Iată cum puteți atinge aceste obiective.

4. Începeți să optimizați totul prin crearea de sisteme

După parcurgerea pasului anterior, trebuie să aplicați strategii specifice pentru optimizarea finanțelor.

De exemplu, trebuie să știți:

• Cât cheltuiește restaurantul pe ingrediente și cât costă fiecare fel de mâncare (inclusiv cheltuielile cu salariile, serviciile și multe altele). Astfel poți calcula dacă poți reduce costul felului de mâncare menținând în același timp un preț care generează profit.
• Cât cheltuiește restaurantul pentru serviciile de bază. Astfel, puteți stabili reguli care vă permit să cheltuiți mai puțină apă, mai puțină energie electrică și mai mult pentru a reduce facturile la sfârșitul lunii.
• Cum sunt gestionate taxele. Astfel, puteți optimiza plata taxei de restaurant.
• Cum funcționează programul fiecărui angajat și care sunt vânzările medii în fiecare zi. Astfel, le puteți ajusta cu ușurință programul și puteți cheltui mai puțin pe statul de plată dacă petrec mult timp fără a face nimic în zilele leneșe.
• Cum sunt gestionate comenzile furnizorilor și care este costul acestora. Astfel, puteți optimiza comenzile pentru a se potrivi mai bine vânzărilor, îmbunătăți gestionarea stocurilor, utilizarea fiecărui ingredient și îmbunătățirea procesului de plată către furnizori.
• Opinia generală pe care o au clienții despre restaurantul dvs., plângeri comune și probleme de serviciu. Astfel, puteți îmbunătăți experiența pe care o oferiți clienților, procesul de vânzare, puteți îmbunătăți punctul de vânzare și puteți lucra cu serverele pentru a crea scripturi de vânzare aplicabile pentru fiecare situație.
• Cum funcționează procesul de angajare și formare în restaurant. Astfel, puteți optimiza angajarea, modul în care sunt pregătiți noii angajați și puteți lucra la minimizarea fluctuației personalului.

Cea mai eficientă strategie pe care o puteți utiliza pentru a optimiza fiecare aspect al afacerii este construirea de sisteme .

Construirea sistemelor este destul de ușoară. Iată pașii și un exemplu simplu:

• Studiați sistemul sau procesul actual (dacă nu există, treceți la pasul următor). Exemplul pe care îl voi folosi va fi procesul de angajare.
• Începeți să vă gândiți la moduri logice în care procesul ar trebui să avanseze. De exemplu, angajarea începe prin crearea unei poziții și cunoașterea tot ceea ce are nevoie.
• Creați o diagramă de flux cu fiecare pas. Angajarea personalului trece prin cel puțin 9 pași. Aflați mai multe în articolul nostru despre managementul personalului .
• Creați reguli pentru proces. Aceste reguli ar trebui să ajute procesul să aibă întotdeauna succes. De exemplu, să nu angajezi oameni cu referințe puține sau proaste sau să nu angajezi oameni foarte tineri și nu numai.
• Creați o metodă de evaluare a rezultatelor. Aceasta ar fi crearea unui format sau o fișă de evaluare a performanței personalului.

Un sistem nu trebuie să se termine până nu ajunge la pasul de evaluare a rezultatelor. Dacă este negativ, ar trebui să o luați de la capăt până când obțineți rezultate favorabile.

Ca recomandare, trebuie sa antrenezi personalul cu aceste sisteme, astfel incat sa stie cum sa actioneze in cazul in care nu-l poti indruma personal. Un alt sfat este că nu ar trebui să fii obsedat de sistemele de construcție - doar procesele cele mai complexe și necesare au nevoie de unul!

5. Creați o listă de investiții sau un buget

Odată ce ați creat sisteme pentru fiecare proces important din restaurantul dvs., este timpul să începeți optimizarea utilizării resurselor economice ale afacerii.

Aceste investiții fac parte din cheltuielile variabile ale afacerii tale.

Unele dintre investițiile care sunt întotdeauna utile pentru afaceri sunt:

• Campanii de marketing.
• Campanii de fidelizare a clienților.
• Îmbunătățiri de decorare.
• Imbunatatiri in functionalitatea restaurantului.
• Cumpărarea de echipamente noi.
• Pregătire pentru angajați.
• Și altele.

Aceste investiții sunt o cheltuială pe care trebuie să o includeți în cheltuielile restaurantului, înainte de a calcula profitul net.

Acestea sunt investiții, deoarece nu sunt cheltuieli pe care le-ați avea decât dacă investiți în mod activ bani - deși investirea banilor în marketing ar trebui să fie o cheltuială obligatorie .

Multe afaceri eșuează pentru că nu au un buget pentru investiții care să beneficieze afacerea.

La urma urmei, numerele mai mari de la sfârșitul lunii arată întotdeauna mai bine.

Oricum, este o idee foarte bună să bugetezi pentru a-ți face publicitate eficient restaurantul, pentru a îmbunătăți serviciile restaurantului și pentru a îmbunătăți satisfacția clienților.

În plus, lăsarea unui buget pentru aceste tipuri de cheltuieli este vitală, astfel încât restaurantul tău să fie pregătit să facă față schimbărilor de pe piață, să profite de oportunitățile de moment și să facă afacerea să crească.

6. Gestionați satisfacția angajaților și a clienților

Chiar dacă managementul tratează diferitele aspecte ale unui restaurant ca piese dintr-un joc de șah, ar trebui să vă amintiți întotdeauna că lucrați cu oameni .

Asta înseamnă că ar trebui să fii atent la două lucruri:

Satisfactia angajatilor

Angajații restaurantului dvs. fac cea mai mare parte a muncii care vă mențin restaurantul în mișcare.

De aceea este vital ca fiecare dintre angajații tăi să fie mulțumit de munca lor, mulțumit de mediul de lucru și în continuă creștere.

Numai așa vă puteți asigura că își îndeplinesc obligațiile corect și cu dăruire.

Satisfacția clienților dvs

Clienții sunt responsabili să conducă cel puțin 50% din restaurantul tău. Sunteți responsabil doar pentru crearea serviciului, optimizarea acestuia, făcându-l profitabil, durabil și disponibil.

Clienții se ocupă de restul, iar fără ei, afacerea ta nu ar exista.

Oricât de mult vrei să optimizezi diferite aspecte ale afacerii tale, o mare parte a sarcinii administratorului este să te asiguri că totul este optimizat având în vedere impactul pe care schimbările îl vor avea asupra satisfacției clienților tăi.

Aceasta înseamnă că luarea anumitor decizii va fi dificilă. La un moment dat, va trebui să faci o schimbare în restaurant care să-i îmbunătățească profitabilitatea, dar care să afecteze și satisfacția clienților.

Cel mai simplu exemplu este actualizarea prețurilor preparatelor , taxarea pentru alte aspecte ale serviciului și multe altele.

Instrumente necesare pentru a conduce un restaurant

Multe instrumente vă pot ajuta să vă gestionați incredibil restaurantul. Iată un rezumat al celor mai bune aplicații pe care le puteți utiliza.

1. Waiterio

Waiterio este unul dintre cele mai bune sisteme de puncte de vânzare pentru restaurante pe care le poți folosi în afacerea ta. Are multe caracteristici care o fac soluția perfectă pentru a gestiona diferite aspecte ale afacerii dvs. cu o singură aplicație:

• Salvați toate informațiile despre vânzări în cloud.
• Vă ajută să creați automat o pagină web simplă care se conectează la punctul de vânzare pentru a oferi comenzi online, meniu cu coduri QR și multe altele.
• Puteți crea un meniu digital pentru restaurantul dvs.
• Puteți obține informații despre performanța anumitor feluri de mâncare.
• De asemenea, vă ajută să vă gestionați serverele și să măsurați performanța acestora.
• Funcționează pe toate cele mai comune sisteme de operare - Windows, iOS, Android, macOS, printre altele.
• Și mult mai mult.

Află mai multe despre Waiterio !

2. QuickBooks

QuickBooks este un software de contabilitate de afaceri incredibil de util pentru gestionarea finanțelor restaurantului dvs.

În acest fel, puteți petrece mai puțin timp ocupat cu operațiunile contabile de bază.

Unele dintre caracteristicile QuickBooks sunt: It

• funcționează pe diferite dispozitive.
• Funcționează pentru a ține pasul cu contabilitatea afacerii dvs. cu ușurință.
• Veți putea obține rapoarte despre profituri, profitabilitatea restaurantului dvs. și multe altele.
• Are diferite planuri care se potrivesc nevoilor dvs.
• Și altele.

Aflați despre QuickBooks !

3. Google Apps

Aplicațiile Google , precum Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Gmail și altele, sunt extrem de utile pentru conducerea unei afaceri.

Pe lângă instrumentele pe care toată lumea le folosește, puteți folosi:

• Compania mea pe Google pentru a vă plasa afacerea pe Google Maps și pentru a primi recenzii despre restaurantul dvs.
• Google Calendar și Google Keep pentru a vă organiza activitățile zilnice.
• Google Classs pentru a facilita instruirea personalului dvs. de la distanță.
• Google Meet pentru a organiza interviuri de angajare.

Cea mai bună parte a acestor instrumente este că sunt gratuite și le puteți folosi doar având un cont Google.

4. Infinitul

Infinity este o aplicație foarte cool de gestionare a activității care vă poate ajuta să vă organizați obligațiile zilnice cu metoda time-boxing, care este o metodă foarte eficientă de organizare a timpului și a activității.

Cu Infinity, vă puteți gestiona toate obligațiile administrative diferite într-o singură aplicație.

Află mai multe despre Infinity !

5. Hootsuite

Hootsuite este o aplicație foarte eficientă pentru a gestiona toate conturile de social media ale restaurantului tău. Este favoritul creatorilor de conținut și al managerilor comunității dintr-un motiv.

Veți putea vedea notificări de la diferitele dvs. rețele sociale, veți putea să trimiteți mesaje, să răspundeți la comentarii, să programați postări și multe, multe altele.

De asemenea, are diferite planuri care sunt destul de ieftine, având în vedere că software-ul vă oferă puterea de a vă gestiona toate rețelele sociale cu o singură aplicație.

Aflați mai multe despre HootSuite !

Administrarea restaurantului nu este ușoară

Dacă ai ajuns aici, cu siguranță ai realizat că gestionarea unui restaurant nu este un lucru ușor.

Totuși, deși este un subiect intimidant, nu este nimic de spus și fiecare afacere pe care ai vizitat-o și de la care ai achiziționat produse sau servicii are grijă de ea.

De ce nu poți?

În plus, puteți delega oricând anumite activități administrative managerului restaurantului , puteți utiliza servicii din afara afacerii dvs. pentru a vă ajuta să o conduceți, cum ar fi agenții de marketing sau servicii de contabilitate și multe altele.

Toate acestea vor face ca administrarea restaurantului dvs. să fie puțin mai costisitoare, dar și mult mai ușoară și mai puțin stresantă.