Deve Escolher um Serviço de Folha de Pagamento para o Seu Restaurante?

Existem muitas questões a considerar quando planeia as folhas de pagamento do seu restaurante. Primeiro, deve determinar com que frequência fará a folha de pagamento. A maioria dos restaurantes paga a cada duas semanas, mas alguns proprietários de restaurantes pagam semanalmente porque os seus funcionários assim Preferem. Pagar semanalmente pode reduzir as solicitações dos funcionários para adiantamentos e empréstimos, mas alguns trabalhadores beneficiam de pagamentos quinzenais porque podem acumular mais dinheiro para pagar grandes contas como arrendamentos.

Alguns serviços de folha de pagamento oferecem descontos para uma folha de pagamento mensal, mas, para quem recebe o salário mínimo, esperar um mês pelo pagamento pode ser difícil. A folha de pagamento mensal é mais económica, mas funciona melhor nos restaurantes de alta gastronomia, onde os chefs ganham altos salários e os empregados de mesa levam grandes gorjetas para casa, diariamente.

A segunda consideração mais importante é se deseja gerir a folha de pagamento internamente ou se deseja terceirizar o trabalho para um serviço externo competente.

Opções para o Manuseio Interno da Folha de Pagamento

Pode aprender facilmente como processar internamente a folha de pagamento usando o software de folha de pagamento ou simples folhas de cálculo projetadas no Excel. É só uma questão de copiar e colar as fórmulas corretas para fazer os cálculos necessários. Pode inserir as informações uma vez e transferi-las para outras folhas de cálculo, para relatórios mensais, trimestrais e anuais, outros sistemas de contabilidade e relatórios exigidos pelo governo. Se não tiver experiência com computadores, é fácil contratar um gestor que possa aprender a processar a folha de pagamento. Fornecer as informações certas a um serviço por alguns meses permitirá que o gestor da folha de pagamento aprenda o processo suficientemente bem para lidar com as questões internamente.

Independentemente de desenvolver as suas próprias folhas de cálculo, usar um software de folha de pagamento ou terceirizar a sua folha de pagamento, ainda precisará de alguém interno para acompanhar a integração, verificação de identidade, detalhes atualizados da folha de pagamento, taxa de pagamento atual, horas extras, se aplicável, e acompanhar o número de horas de trabalho efetivas durante o período de pagamento para cada empregado. A sua folha de pagamento terá de encaminhar todas as informações relevantes para qualquer serviço, tais como alterações na retenção, novas informações de contratação, julgamentos judiciais e alterações nos benefícios.

Como as informações precisas dependem da inteligência interna, é relativamente simples fazer os cálculos reais com o software ou folhas de cálculo. Pode imprimir cheques de folha de pagamento automaticamente com quase nenhum esforço extra. Os benefícios de processar a sua folha de pagamento internamente incluem:

• Poupança

  Processar a folha de pagamento com o software é muito mais barato do que contratar um serviço de folha de pagamento, e criar as suas próprias folhas de cálculo é ainda mais simples.

• Melhor Controlo

  Controla as suas informações e processos e pode personalizar a sua folha de pagamento sem expor informações confidenciais a terceiros.

• Integrar com Outros Sistemas

  Preencher relatórios de folha de pagamento para seguro de invalidez e taxas de desemprego é uma grande preocupação para os proprietários de restaurantes. Os sistemas internos de folha de pagamento podem se integrar a outras aplicações do software e simplificar a preparação de relatórios.

• Acesso Mais Fácil aos Funcionários

  Muitos serviços de folha de pagamento permitem que os funcionários verifiquem os seus registos e atualizem informações pessoais, mas a maioria dos funcionários prefere fornecer as informações a alguém no restaurante. Essa pessoa precisa encaminhar as informações, e é mais simples lidar com questões internamente.

• Estar a Par com os Regulamentos

  É possível que um serviço exterior não fique totalmente informado sobre todas as mudanças aplicadas ​​nas leis locais, regionais e nacionais. Os restaurantes são alvos de grandes reformas regulamentares, e os restaurantes locais têm a maior probabilidade de receber atualizações importantes.

• Possibilidade de Evitar Fraudes

  Alguns serviços são conhecidos por desviarem fundos que deveriam ser depositados em agências fiscais de acordo com um artigo que recomenda a terceirização. Obviamente, é importante pesquisar bens os serviços para encontrar um que seja confiável e profissional e com um histórico sólido.

• Evitar Dificuldades de Acesso

  Pode ser impossível obter registos de um serviço com a rapidez suficiente para arquivar relatórios críticos de última hora ou corrigir imprecisões geradas pelos dados fornecidos ou por um erro cometido pelo serviço.

Ter uma pessoa na folha de pagamento oferece vantagens fundamentais, porque os seus funcionários sempre têm alguém disponível para fazer alterações, fornecer registos e preencher relatórios confidenciais quando se candidatarem a programas de benefícios do governo, como alimentação, aluguer e assistência de serviços públicos.

Usar um Serviço de Folha de Pagamento

Usar um serviço de folha de pagamento oferece algumas vantagens distintas, mas terá que pagar uma bonificação. Embora as taxas fixas estejam disponíveis por apenas $25 USD por cada período de folha de pagamento, essas taxas podem custar $200 USD ou mais, dependendo do número de funcionários e serviços. Os serviços padrão incluem o processamento das informações de folha de pagamento fornecidas, a impressão de cheques, o processamento de depósitos diretos, o depósito de impostos e o envio de extratos no final do ano para os funcionários usarem quando apresentarem a declaração dos rendimentos.

Os custos também dependem da frequência da folha de pagamento, do número de empregados, do país, do estado ou da região, da cidade e da complexidade dos cálculos. Pequenos restaurantes com 10 ou menos empregados geralmente pagam mais por pessoa do que estabelecimentos maiores. Alguns serviços avaliam uma sobretaxa para cada funcionário em cada período de pagamento que varia de $1,50 a $5 USD. Alguns serviços de folha de pagamento que podem gerar cobranças extras incluem:

• Lidar com várias deduções para benefícios, como seguros de saúde, poupanças para a reforma e refeições para funcionários
• Taxas de entrega para envio de cheques de forma célere, como entregas no dia seguinte
• Adicionar funcionários à folha de pagamento, o que pode acarretar custos adicionais
• Retenção de taxas e envio de fundos para restituição ordenada pelos tribunais, pensão de alimentos e apoio parental
• Lidar com a situação complicada da folha de pagamento em restaurantes que podem incluir funcionários que recebem gorjetas, trabalhadores à hora e chefs e gestores assalariados
• Manter o controlo de como as gorjetas afetam o salário mínimo, pois algumas regiões exigem o salário mínimo total mais gorjetas, enquanto outras permitem que os restaurantes deduzam das gorjetas o que pagam aos funcionários que as recebem.
• Verificar o direito de um novo funcionário ao trabalho
• Preencher relatórios com várias agências governamentais
• Frequente entrada e saída de funcionários
• Gerir assinaturas de verificação automática
• Preencher relatórios com várias agências fiscais
• Integrar pagamentos de contratados independentes e emitir os formulários apropriados.

Apesar dos custos, a maioria dos proprietários de restaurantes confiam mais em escolher um serviço porque os especialistas em folha de pagamento de restaurantes entendem a lei, garantem que os funcionários recebem a tempo e garantem que os cálculos sejam livres de erros com base nas informações que recebem.

Escolher um Serviço de Folha de Pagamento

Se não estiver familiarizado ou confortável com a gestão da folha de pagamento internamente, é recomendável começar com um serviço de folha de pagamento. À medida que aprende os detalhes, logo descobrirá que você próprio ou a sua equipa têm todas as informações fundamentais e podem analisar e assinar os cheques. É relativamente simples automatizar os cálculos com software ou folhas de cálculo quando tem uma noção precisa do que é necessário. Um artigo de negócios recomenda o seguinte método para escolher um serviço de folha de pagamento.

• Pergunte aos seus amigos, sócios e outros restaurantes por recomendações.
• Pesquise por serviços promissores online de folha de pagamento para evitar empresas questionáveis ​​que tiveram muitas queixas apresentadas contra elas.
• Pergunte sobre custos e taxas ocultas.
• Descubra se o depósito direto tem um custo mais elevado.
• Determine os custos da folha de pagamento semanal, quinzenal e mensal.
• Solicite uma cópia de uma fatura típica para ver a repartição real dos custos.

Fazer a Escolha Certa para o Seu Negócio

É o seu negócio e a responsabilidade final está nas suas mãos. Alguns proprietários de restaurantes e donos de bares preferem confiar em si mesmos ou em empregados de confiança, enquanto outros preferem contratar um serviço profissional. No entanto, lidar com solicitações de funcionários para informações de folha de pagamento pode ser oneroso e demorado. Numa situação ideal, a terceirização pode libertar tempo para se concentrar nas principais atividades dos negócios e fornecer o conhecimento adequado para garantir a eficiência profissional. No entanto, pode fazer a folha de pagamento para economizar dinheiro, criar um maior acesso aos detalhes da folha de pagamento e integrar a sua folha de pagamento a outros softwares e aplicações. Além de escolher um sistema POS barato, o manuseio da sua própria folha de pagamento pode gerar muitos benefícios e economia de custos.