Administração de Restaurantes: como administrar um restaurante?

Não sabe como funciona a gestão de restaurantes?

Administrar um restaurante corretamente é o ponto mais importante que você precisa considerar para ter sucesso com o seu negócio.

Se você não tem certeza de como fazer isso, provavelmente é uma má ideia abrir um restaurante. A menos que você queira se juntar a uma alta porcentagem de restaurantes fracassados. Mas não tenha medo, gerenciar bem um restaurante é vital, mas não é tão difícil. A chave está na organização.

Neste guia, vou falar sobre:

• a importância da gestão de restaurantes;
• vou dar-lhe um guia passo-a-passo sobre como administrar um restaurante;
• e eu lhe darei uma lista de ferramentas administrativas.

A gestão pode ser um desafio para qualquer pessoa, mas com o conhecimento, a mentalidade e os hábitos certos, você pode administrar seu restaurante sem problemas.

Vamos começar!

Administração de restaurantes é vital

A administração de restaurantes é um dos aspectos mais cruciais desse tipo de negócio.

Trata-se de uma série de práticas financeiras, de gestão econômica e de recursos humanos, que têm como objetivo direcionar os esforços de sua empresa e otimizar sua operação.

Trata-se de melhorar a eficiência e a organização em todos os aspectos do seu negócio.

Se você não administrar seu restaurante corretamente, logo começará a sofrer as consequências.

Algumas delas são:

• perda de fornecedores de restaurantes devido a pagamentos em atraso;
• perda de funcionários por atraso no pagamento de salários;
• perda de oportunidades de melhorar seu restaurante por falta de preparo;
• gasto de mais dinheiro do que o seu restaurante gera;
• baixas vendas e lucros;
• altas perdas devido à má gestão de estoque e falta de procedimentos adequados;
• ter problemas legais devido a más práticas fiscais.
• e, finalmente, o encerramento de seu negócio.

A administração do restaurante é um desafio porque influencia cada um dos processos do seu restaurante.

Será que você está gerenciando seu negócio corretamente?

Como administrar um restaurante passo a passo?

Agora vou compartilhar um guia para gerenciar um restaurante passo a passo. Este guia se aplica a todos os restaurantes e empresa existentes no ramo alimentício — a gestão é universal.

Também será útil para novos proprietários de restaurantes, gerentes de restaurantes inexperientes e muito mais.

No entanto, não abordarei aspectos que podem ser específicos de diferentes estados, municípios e países, como regulamentações fiscais, permissões e muito mais.

Ainda assim, você deve saber que os impostos são muito importantes para qualquer negócio, então não os negligencie, pois eles também podem ser uma porta para o fracasso.

Nota: Este é um guia simples, portanto, sinta-se à vontade para modificar quantos aspectos desejar para adaptá-los à operação do seu negócio.

1. Faça uma análise da situação do seu negócio.

Antes de iniciar a gestão de qualquer negócio, é importante realizar uma análise situacional que forneça informações sobre a situação geral do negócio.

Isso é vital para começar a saber:

• os problemas que o restaurante está enfrentando;
• os pontos fortes do restaurante — que você deve manter;
• os pontos fracos do restaurante — que você deve fortalecer;
• a situação financeira do restaurante — isso inclui todas as informações pertinentes, como vendas, despesas, saldo atual, perdas, lucros líquidos e muito mais;
• o estado dos recursos humanos do restaurante;
• e muito mais.

Você deve saber tudo isso para criar um plano de ação estratégico que permita abranger todas as áreas.

Também é importante que você crie esse plano com as áreas mais críticas ou que precisam de prioridade — cubra o mais importante primeiro!

As etapas a seguir são as áreas que você precisa cobrir, então tome nota.

2. Finanças do restaurante

Gerenciar as finanças do restaurante ou de qualquer negócio é complexo.

Idealmente, você deve ter conhecimento sobre administração de empresas, contabilidade e muito mais para poder atuar adequadamente nessa área.

A análise deve dar-lhe acesso a informações como:

• o capital do restaurante;
• bens;
• vendas médias mensais;
• perdas médias mensais;
• custos fixos e variáveis de restaurantes — fornecedores, folha de pagamento, serviços e muito mais;
• custo e detalhamento de custos de cada prato;
• e outros aspectos que afetam as finanças do negócio.

Também é aconselhável ter experiência no uso de software de escritório para que você possa lidar com todas essas informações com facilidade. Por exemplo, o Microsoft Excel ou o Google Sheets são muito úteis.

Gerenciar as finanças de um restaurante é contabilizar tudo e organizá-lo para obter justificativas para as despesas do restaurante, vendas líquidas e lucros líquidos.

Cada aspecto do restaurante pode ser otimizado para reduzir custos, aumentar os lucros e melhorar a eficiência operacional.

Mais adiante falarei sobre as ferramentas que podem te ajudar a organizar as finanças do seu negócio.

3. Defina metas para o restaurante

Depois de conhecer o status do restaurante, você deve começar a criar metas para ele.

Isso se aplica a todos os aspectos do restaurante.

Alguns exemplos de metas de restaurante são:

• melhorar as vendas em determinados dias da semana;
• criar promoções que melhorem a satisfação e a retenção de seus clientes;
• melhorar o desempenho de seus funcionários com treinamento;
• melhorar a gestão de estoque;
• minimizar as perdas do seu restaurante;
• criar metas de vendas mensais, trimestrais e anuais ou metas de lucro.

É importante que você crie metas realistas e resultados específicos para que possa aplicar estratégias que o ajudem a alcançá-los.

Um exemplo de meta seria aumentar em 20% as vendas de um prato específico que gera muitos lucros para o seu restaurante.

Veja como você pode alcançar esses objetivos.

4. Comece a otimizar tudo criando sistemas

Após concluir a etapa anterior, você deve aplicar estratégias específicas para otimizar as finanças.

Por exemplo, você deve saber:

• quanto o restaurante gasta em ingredientes e quanto custa cada prato (incluindo despesas com folha de pagamento, serviços e muito mais). Assim você pode calcular se consegue reduzir o custo do prato mantendo um preço que gere lucro;
• quanto o restaurante gasta em serviços básicos. Assim, você pode estabelecer regras que permitem gastar menos água, menos luz e mais para reduzir as contas no final do mês;
• como os impostos são tratados. Assim, você pode otimizar o pagamento do imposto do restaurante;
• como funciona a agenda de cada funcionário e quais são as vendas médias por dia. Assim, você pode ajustar facilmente a agenda deles e gastar menos na folha de pagamento se eles passarem muito tempo sem fazer nada em dias menos movimentados;
• como os pedidos de fornecedores são tratados e qual é o seu custo. Assim, você pode otimizar os pedidos para melhor atender as vendas, melhorar a gestão de estoque, o uso de cada ingrediente e melhorar o processo de pagamento aos fornecedores.
• a opinião geral que os clientes têm do seu restaurante, reclamações comuns e problemas de serviço. Assim, você pode melhorar a experiência que oferece aos clientes, o processo de vendas, melhorar seu ponto de venda e trabalhar com os servidores para criar scripts de vendas aplicáveis a cada situação;
• como funciona o processo de contratação e treinamento no restaurante. Assim, você pode otimizar a contratação, a forma como os novos funcionários são treinados e trabalhar para minimizar a rotatividade de pessoal.

A estratégia mais eficiente que você pode usar para otimizar todos os aspectos do negócio é construir sistemas.

Construir sistemas é muito fácil. Aqui estão os passos e um exemplo simples:

• estude o sistema ou processo atual (se não existir, passe para a próxima etapa). O exemplo que vou usar será o processo de contratação;
• comece a pensar em maneiras lógicas pelas quais o processo deve avançar. Por exemplo, a contratação começa criando uma posição e sabendo tudo o que ela exige;
• crie um fluxograma com cada etapa. A contratação de pessoal progride através de pelo menos 9 etapas. Saiba mais em nosso artigo sobre gestão de pessoal;
• crie regras para o processo. Essas regras devem ajudar o processo a ser sempre bem sucedido. Por exemplo, não contratar pessoas com poucas ou más referências ou não contratar pessoas muito jovens, e muito mais;
• crie um método para avaliar os resultados. Isso passaria por criar um formato ou folha de avaliação de desempenho de pessoal.

Um sistema não deve ser fechado até atingir a etapa de avaliação dos resultados. Se negativo, você deve recomeçar até obter resultados favoráveis.

Como recomendação, você deve treinar os funcionários com esses sistemas, para que eles saibam como agir caso você não possa orientá-los pessoalmente. Outra dica é que você não deve ficar obcecado com a construção de sistemas —apenas os processos mais complexos e necessários precisam de um!

5. Crie uma lista de investimentos ou orçamento

Depois de criar sistemas para cada processo importante em seu restaurante, é hora de começar a otimizar o uso dos recursos econômicos do negócio.

Esses investimentos fazem parte das despesas variáveis do seu negócio.

Alguns dos investimentos que são sempre úteis para os negócios são:

• campanhas de marketing;
• campanhas de fidelização de clientes;
• melhorias na decoração;
• melhorias na funcionalidade do restaurante;
• compra de novos equipamentos;
• preparação para os funcionários;
• e mais.

Esses investimentos são uma despesa que você deve incluir nas despesas do restaurante, antes de calcular o lucro líquido.

Esses são investimentos porque não são despesas que você teria a menos que investisse dinheiro ativamente — embora investir dinheiro em marketing deva ser uma despesa obrigatória.

Muitas empresas falham porque não têm um orçamento para investimentos que beneficiem o negócio.

Afinal, números maiores no final do mês sempre parecem melhores.

De qualquer forma, é uma boa ideia fazer um orçamento para anunciar o seu restaurante de forma eficaz, melhorar o serviço do seu restaurante e melhorar a satisfação do cliente.

Além disso, deixar algum orçamento para esses tipos de despesas é fundamental para que seu restaurante esteja preparado para enfrentar as mudanças do mercado, aproveitar oportunidades momentâneas e fazer o negócio crescer.

6. Gerenciar a satisfação do funcionário e do cliente

Mesmo que a gerência trate os diferentes aspectos de um restaurante como peças de um jogo de xadrez, você deve sempre lembrar que trabalha com pessoas.

Isso significa que você deve prestar atenção em duas coisas:

Satisfação do empregado

Os funcionários do seu restaurante fazem a maior parte do trabalho que mantém seu restaurante em movimento.

É por isso que é vital que você mantenha cada um de seus funcionários satisfeitos com seu trabalho, felizes com o ambiente de trabalho e em constante crescimento.

Só assim você pode garantir que eles cumpram suas obrigações corretamente e com dedicação.

A Satisfação dos Seus Clientes

Os clientes são responsáveis por "carregar" pelo menos 50% do seu restaurante. Você é responsável apenas por criar o serviço, otimizá-lo, torná-lo lucrativo, sustentável e disponível.

Os clientes "cuidam" do resto e, sem eles, sua empresa não existiria.

Por mais que você queira otimizar diferentes aspectos do seu negócio, grande parte do trabalho do administrador é garantir que tudo esteja otimizado considerando o impacto que as mudanças terão na satisfação do seu cliente.

Isso significa que tomar certas decisões será difícil. Em algum momento, você terá que fazer uma mudança no restaurante que melhorará sua lucratividade, mas também afetará a satisfação do cliente.

O exemplo mais fácil é atualizar os preços dos pratos, cobrar por outros aspectos do serviço e muito mais.

Ferramentas necessárias para administrar um restaurante

Muitas ferramentas podem ajudá-lo a administrar seu restaurante de maneira incrível. Aqui está um resumo dos melhores aplicativos que você pode usar.

1. Waiterio

Waiterio é um dos melhores sistemas de pontos de venda de restaurantes que você pode usar em seu negócio. Possui muitos recursos que o tornam a solução perfeita para gerenciar diferentes aspectos do seu negócio com um único aplicativo:

• salve todas as suas informações de vendas na nuvem;
• ele ajuda você a criar automaticamente uma página simples na Web que se conecta ao ponto de venda para oferecer pedidos on-line, menu de código QR e muito mais;
• você pode criar um menu digital para o seu restaurante;
• você pode obter informações sobre o desempenho de determinados pratos;
• também ajuda a gerenciar seus servidores e medir seu desempenho;
• funciona em todos os sistemas operacionais mais comuns — Windows, iOS, Android, macOS, entre outros;
• e muito mais.

Saiba mais sobre o Waiterio!

2. QuickBooks

O QuickBooks é um software de contabilidade empresarial incrivelmente útil para gerenciar as finanças do seu restaurante.

Dessa forma, você pode gastar menos tempo com operações básicas de contabilidade.

Alguns dos recursos do QuickBooks são:

• funcionar em diferentes dispositivos;
• facilitar o acompanhamento da contabilidade da sua empresa;
• você poderá obter relatórios de lucros, rentabilidade do seu restaurante e muito mais;
• possuir diversos planos que se adaptam às suas necessidades;
• e mais.

Saiba mais sobre o QuickBooks!

3. Aplicativos do Google

Os aplicativos do Google, como Documentos Google, Planilhas Google, Google Drive, Gmail e muito mais, são extremamente úteis para administrar uma empresa.

Além das ferramentas que todos usam, você pode usar:

• Google My Business para colocar sua empresa no Google Maps e receber avaliações do seu restaurante;
• Google Calendar e Google Keep para organizar suas atividades diárias;
• Google Classes para facilitar o treinamento de sua equipe à distância;
• Google Meet para realizar entrevistas de emprego.

A melhor parte dessas ferramentas é que elas são gratuitas e você pode usá-las apenas com uma conta do Google.

4. Infinity

Infinity é um aplicativo de gerenciamento de atividades muito legal que pode ajudá-lo a organizar suas obrigações diárias com o método "time-boxing", que é um método de organização de tempo e atividade muito eficaz.

Com Infinity, você pode lidar com todas as suas diferentes obrigações administrativas em um único aplicativo.

Saiba mais sobre o Infinity!

5. Hootsuite

Hootsuite é um aplicativo muito eficaz para gerenciar todas as contas de mídia social do seu restaurante. É o favorito dos criadores de conteúdo e gerentes de comunidade por um motivo.

Você poderá ver notificações de suas diferentes redes sociais, poderá enviar mensagens, responder a comentários, agendar postagens e muito, muito mais.

Ele também tem planos diferentes que são bem baratos, considerando que o software te dá o poder de gerenciar todas as suas redes sociais com um único aplicativo.

Saiba mais sobre o Hootsuite!

A administração do restaurante não é fácil

Se você chegou até aqui, com certeza já percebeu que gerenciar um restaurante não é uma coisa fácil.

No entanto, mesmo que seja um assunto intimidador, não é nada de muito complicado, e todos os negócios que você visitou e dos quais você comprou produtos ou serviços cuidam disso.

Por que você não pode?

Além disso, você sempre pode delegar determinadas atividades administrativas ao gerente do restaurante, usar serviços fora do seu negócio para ajudá-lo a executá-lo, como agências de marketing ou serviços de contabilidade e muito mais.

Tudo isso tornará a administração do seu restaurante um pouco mais cara, mas também muito mais fácil e menos estressante.