Restaurantadministratie: hoe beheer je een restaurant?

Weet je niet hoe restaurantmanagement werkt?

Een restaurant goed runnen is het belangrijkste dat u moet doen om succesvol te zijn met uw bedrijf.

Als je niet zeker weet hoe je dit moet aanpakken, is het waarschijnlijk een slecht idee om zelfs maar een restaurant te openen. Tenzij je lid wilt worden van een hoog percentage mislukte restaurants. Maar wees niet bang, een restaurant goed managen is van levensbelang, maar zo moeilijk is het niet. De sleutel zit in de organisatie.

In deze gids vertel ik je over:

• Het belang van restaurantmanagement.
• Ik zal je stap voor stap uitleggen hoe je een restaurant runt.
• En ik zal u een lijst met administratieve hulpmiddelen geven.

Management kan voor iedereen een uitdaging zijn, maar met de juiste kennis, mentaliteit en gewoonten kun je je restaurant probleemloos runnen.

Laten we beginnen!

Restaurantadministratie is van vitaal belang

Restaurantadministratie is een van de meest cruciale aspecten van dit soort zaken.

Het gaat over een reeks financiële praktijken, beheer van economische en menselijke hulpbronnen , die tot doel hebben de inspanningen van uw bedrijf te sturen en de werking ervan te optimaliseren.

Het gaat om het verbeteren van de efficiëntie en organisatie in alle aspecten van uw bedrijf.

Als je je restaurant niet goed beheert, zul je daar al snel de gevolgen van ondervinden.

Sommige ervan zijn:

• Restaurantleveranciers kwijtraken door te late betalingen.
• Verlies van werknemers door te late loonbetalingen.
• Kansen verliezen om uw restaurant te verbeteren door gebrek aan voorbereiding.
• Geef meer geld uit dan uw restaurant genereert.
• Lage omzet en winst.
• Hoge verliezen door slecht voorraadbeheer en gebrek aan goede procedures.
• Juridische problemen hebben als gevolg van slechte belastingpraktijken.
• En tot slot, dat u uw bedrijf sluit.

Restaurantadministratie is een uitdaging omdat het elk proces van uw restaurant beïnvloedt.

Beheert u uw bedrijf correct?

Stap voor stap een restaurant beheren.

Nu zal ik een gids delen voor het stap voor stap beheren van een restaurant. Deze gids is van toepassing op alle bestaande restaurants en voedingsbedrijven - het beheer is universeel.

Het is ook handig voor beginnende restauranteigenaren, onervaren restaurantmanagers en meer.

Ik zal echter geen aspecten behandelen die specifiek kunnen zijn voor verschillende staten, provincies en landen, zoals belastingregels, vergunningen en meer.

Toch moet u weten dat belastingen erg belangrijk zijn voor elk bedrijf, dus negeer ze niet, want ze kunnen ook een deur naar mislukking zijn.

Opmerking: dit is een eenvoudige handleiding, dus voel je vrij om zoveel aspecten aan te passen als je wilt om ze aan te passen aan de werking van je bedrijf.

1. Voer een situatieanalyse uit van uw bedrijf

Voordat u een bedrijf gaat beheren, is het belangrijk om een situatieanalyse uit te voeren die u informatie geeft over de algemene status van het bedrijf.

Dit is essentieel om te beginnen te weten:

• De problemen waarmee het restaurant wordt geconfronteerd.
• De sterke punten van het restaurant - die je moet behouden.
• De zwakke punten van het restaurant - die je moet versterken.
• De financiële status van het restaurant - dit omvat alle relevante informatie, zoals verkopen, uitgaven, huidige balans, verliezen, nettowinsten en meer.
• De staat van de personeelszaken van het restaurant.
• En veel meer.

U moet dit allemaal weten om een strategisch actieplan op te stellen waarmee u alle gebieden kunt bestrijken.

Het is ook belangrijk dat u dat plan maakt met de gebieden die het meest ernstig zijn of die prioriteit behoeven in gedachten - dek eerst de belangrijkste af!

De volgende stappen zijn de gebieden die u moet behandelen, dus let op.

2. Restaurantfinanciën

Het beheren van de financiën van het restaurant of een ander bedrijf is complex.

Idealiter zou u kennis moeten hebben van bedrijfskunde, boekhouding en meer om op dit gebied goed te kunnen presteren.

De situatieanalyse moet u toegang geven tot informatie zoals:

• De huidige hoofdstad van het restaurant.
• Activa.
• Gemiddelde maandelijkse omzet.
• Gemiddelde maandelijkse verliezen.
• Vaste en variabele restaurantkosten - leveranciers, salarisadministratie, services en meer.
• Kosten en kostenverdeling van elk gerecht.
• En andere aspecten die van invloed zijn op de financiën van het bedrijf.

Ook is het raadzaam om ervaring te hebben met kantoorsoftware, zodat je gemakkelijk met al deze informatie kunt omgaan. Microsoft Excel of Google Spreadsheets zijn bijvoorbeeld erg handig.

Het beheren van de financiën van een restaurant gaat over het verantwoorden van alles en het organiseren ervan om rechtvaardiging te krijgen voor de uitgaven, netto-omzet en nettowinst van het restaurant.

Elk aspect van het restaurant kan worden geoptimaliseerd om de kosten te verlagen, de winst te verhogen en de operationele efficiëntie te verbeteren.

Later zal ik het hebben over de tools die u kunnen helpen bij het organiseren van uw bedrijfsfinanciën.

3. Stel doelen voor het restaurant

Nadat u de status van het restaurant kent, moet u er doelen voor gaan stellen.

Dit geldt voor elk aspect van het restaurant.

Enkele voorbeelden van restaurantdoelen zijn:

• Verbeter de verkoop op bepaalde dagen van de week.
• Maak promoties die uw klanttevredenheid en retentie verbeteren.
• Verbeter de prestaties van uw medewerkers met training.
• Voorraadbeheer verbeteren.
• Minimaliseer de verliezen van uw restaurant.
• Maak maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse verkoopdoelen of winstdoelen.

Het is belangrijk dat u realistische doelen en specifieke resultaten creëert, zodat u strategieën kunt toepassen om deze te bereiken.

Een voorbeeld van een doel zou zijn om de verkoop van een specifiek gerecht dat veel winst oplevert voor uw restaurant met 20% te verhogen.

Hier leest u hoe u die doelen kunt bereiken.

4. Begin met het optimaliseren van alles door systemen te maken

Na het voltooien van de vorige stap, moet u specifieke strategieën toepassen om de financiën te optimaliseren.

U moet bijvoorbeeld weten:

• Hoeveel het restaurant uitgeeft aan ingrediënten en hoeveel elk gerecht kost (inclusief loonkosten, services en meer). Op deze manier kunt u berekenen of u de kosten van het gerecht kunt verlagen met behoud van een prijs die winst genereert.
• Hoeveel het restaurant uitgeeft aan basisdiensten. U kunt dus regels opstellen waarmee u aan het einde van de maand minder water, minder elektriciteit en meer hoeft uit te geven om de rekeningen te verlagen.
• Hoe wordt omgegaan met belastingen. Zo kunt u de afdracht van restaurantbelasting optimaliseren.
• Hoe werkt het schema van elke medewerker en wat zijn de gemiddelde verkopen per dag. Je kunt dus gemakkelijk hun schema aanpassen en minder uitgeven aan de loonlijst als ze veel tijd besteden aan nietsdoen op luie dagen.
• Hoe leveranciersorders worden afgehandeld en wat de kosten zijn. U kunt dus bestellingen optimaliseren om beter bij de verkoop te passen, het voorraadbeheer, het gebruik van elk ingrediënt verbeteren en het betalingsproces naar leveranciers verbeteren.
• De algemene mening die klanten over uw restaurant hebben, veelvoorkomende klachten en serviceproblemen. U kunt dus de ervaring die u klanten biedt, het verkoopproces verbeteren, uw verkooppunt verbeteren en met de servers werken om voor elke situatie toepasselijke verkoopscripts te maken.
• Hoe het wervings- en trainingsproces in het restaurant werkt. Zo kunt u de werving optimaliseren, de manier waarop nieuwe medewerkers worden opgeleid en werken aan het minimaliseren van personeelsverloop.

De meest efficiënte strategie die u kunt gebruiken om elk aspect van het bedrijf te optimaliseren, is het bouwen van systemen .

Het bouwen van systemen is vrij eenvoudig. Hier zijn de stappen en een eenvoudig voorbeeld:

• Bestudeer het huidige systeem of proces (als het niet bestaat, ga dan verder met de volgende stap). Het voorbeeld dat ik zal gebruiken, is het wervingsproces.
• Begin na te denken over logische manieren waarop het proces vooruit moet gaan. Aanwerving begint bijvoorbeeld met het creëren van een functie en weten wat er allemaal nodig is.
• Maak bij elke stap een stroomschema. Het aanwerven van personeel doorloopt ten minste 9 stappen. Lees meer in ons artikel over personeelsbeheer .
• Maak regels voor het proces. Deze regels moeten ervoor zorgen dat het proces altijd succesvol is. Bijvoorbeeld het niet aannemen van mensen met weinig of slechte referenties of het niet aannemen van erg jonge mensen, en meer.
• Maak een methode om de resultaten te evalueren. Dit zou zijn om een format of blad voor de evaluatie van de personeelsprestaties te creëren.

Een systeem mag pas klaar zijn als het de stap van het evalueren van de resultaten heeft bereikt. Indien negatief, moet u opnieuw beginnen totdat u gunstige resultaten krijgt.

Als aanbeveling moet u personeel met deze systemen trainen, zodat ze weten hoe ze moeten handelen als u ze niet persoonlijk kunt aansturen. Een andere tip is dat je niet geobsedeerd moet zijn door het bouwen van systemen - alleen de meest complexe en noodzakelijke processen hebben er een nodig!

5. Maak een investeringslijst of budget

Als u eenmaal systemen heeft gemaakt voor elk belangrijk proces in uw restaurant, is het tijd voor u om het gebruik van de economische middelen van het bedrijf te optimaliseren.

Deze investeringen maken deel uit van de variabele lasten van uw onderneming.

Enkele van de investeringen die altijd nuttig zijn voor het bedrijfsleven zijn:

• Marketing campagnes.
• Klantloyaliteitscampagnes.
• Decoratie verbeteringen.
• Verbeteringen in de functionaliteit van het restaurant.
• Nieuwe apparatuur kopen.
• Voorbereiding voor medewerkers.
• En meer.

Deze investeringen zijn een uitgave die u moet opnemen in de kosten van het restaurant, voordat u de nettowinst berekent.

Dit zijn investeringen omdat het geen kosten zijn die u zou hebben tenzij u actief geld investeert - hoewel geld investeren in marketing een verplichte uitgave zou moeten zijn.

Veel bedrijven gaan failliet omdat ze geen budget hebben voor investeringen die het bedrijf ten goede komen.

Grotere getallen aan het einde van de maand zien er immers altijd beter uit.

Hoe dan ook, het is een heel goed idee om te budgetteren om effectief reclame voor uw restaurant te maken, de service van uw restaurant te verbeteren en de klanttevredenheid te verbeteren.

Bovendien is het van vitaal belang om wat budget over te houden voor dit soort uitgaven, zodat uw restaurant voorbereid is op veranderingen in de markt, profiteert van tijdelijke kansen en het bedrijf laat groeien.

6. Beheer medewerkers- en klanttevredenheid

Ook al behandelt het management de verschillende aspecten van een restaurant als schaakstukken, je moet altijd onthouden dat je met mensen werkt .

Dat betekent dat je op twee dingen moet letten:

Werknemers tevredenheid

Uw restaurantmedewerkers doen het meeste werk dat uw restaurant in beweging houdt.

Daarom is het van vitaal belang dat u ervoor zorgt dat al uw medewerkers tevreden zijn met hun werk, blij zijn met de werkomgeving en voortdurend groeien.

Alleen zo kunt u ervoor zorgen dat zij hun verplichtingen correct en met toewijding nakomen.

De tevredenheid van uw klanten

Klanten zijn verantwoordelijk voor het runnen van ten minste 50% van uw restaurant. Jij bent alleen verantwoordelijk voor het creëren, optimaliseren, winstgevend, duurzaam en beschikbaar maken van de dienst.

Klanten zorgen voor de rest, en zonder hen zou uw bedrijf niet bestaan.

Hoe graag u verschillende aspecten van uw bedrijf ook wilt optimaliseren, een groot deel van de taak van de beheerder is ervoor te zorgen dat alles is geoptimaliseerd, rekening houdend met de impact die wijzigingen zullen hebben op uw klanttevredenheid .

Dit betekent dat het nemen van bepaalde beslissingen moeilijk zal zijn. Op een gegeven moment zult u een verandering in het restaurant moeten aanbrengen die de winstgevendheid zal verbeteren, maar die ook de klanttevredenheid zal beïnvloeden.

Het eenvoudigste voorbeeld is het bijwerken van de gerechtprijzen , het in rekening brengen van andere aspecten van de service en meer.

Hulpmiddelen die nodig zijn om een restaurant te runnen

Veel tools kunnen u helpen uw restaurant ongelooflijk te runnen. Hier is een samenvatting van de beste applicaties die u kunt gebruiken.

1. Waiterio

Waiterio is een van de beste kassasystemen voor restaurants die u in uw bedrijf kunt gebruiken. Het heeft veel functies die het de perfecte oplossing maken om verschillende aspecten van uw bedrijf met één app te beheren:

• Bewaar al uw verkoopinformatie in de cloud.
• Het helpt u om automatisch een eenvoudige webpagina te maken die verbinding maakt met het verkooppunt om online bestellingen, QR-codemenu 's en meer aan te bieden.
• U kunt een digitale menukaart maken voor uw restaurant.
• U kunt informatie krijgen over de prestaties van bepaalde gerechten.
• Het helpt u ook bij het beheren van uw servers en het meten van hun prestaties.
• Het werkt op alle meest voorkomende besturingssystemen - onder andere Windows, iOS, Android, macOS.
• En veel meer.

Lees meer over Waiterio !

2. QuickBooks

QuickBooks is ongelooflijk handige zakelijke boekhoudsoftware voor het beheren van uw restaurantfinanciën.

Zo bent u minder tijd kwijt aan de basis boekhoudkundige handelingen.

Enkele van de functies van QuickBooks zijn:

• werkt op verschillende apparaten.
• Het werkt om uw zakelijke boekhouding gemakkelijk bij te houden.
• U kunt rapporten over de winst, de winstgevendheid van uw restaurant en meer verkrijgen.
• Het heeft verschillende plannen die bij uw behoeften passen.
• En meer.

Meer informatie over QuickBooks !

3. Google-apps

Google-apps , zoals Google Documenten, Google Spreadsheets, Google Drive, Gmail en meer, zijn buitengewoon handig voor het runnen van een bedrijf.

Naast de tools die iedereen gebruikt, kun je gebruik maken van:

• Google Mijn Bedrijf om uw bedrijf op Google Maps te plaatsen en reviews van uw restaurant te ontvangen.
• Google Agenda en Google Keep om uw dagelijkse activiteiten te organiseren.
• Google Classes om de training van uw personeel op afstand te vergemakkelijken.
• Google Meet om sollicitatiegesprekken te voeren.

Het beste van deze tools is dat ze gratis zijn en dat je ze gewoon kunt gebruiken door een Google-account te hebben.

4. Oneindigheid

Infinity is een erg coole app voor activiteitenbeheer die je kan helpen bij het organiseren van je dagelijkse verplichtingen met de timeboxing-methode, een zeer effectieve methode voor het organiseren van tijd en activiteiten.

Met Infinity regelt u al uw verschillende administratieve verplichtingen in één applicatie.

Lees meer over Oneindigheid !

5. Hootsuite

Hootsuite is een zeer effectieve applicatie om alle sociale media-accounts van uw restaurant te beheren. Het is niet voor niets een favoriet van makers van inhoud en communitymanagers.

U kunt meldingen van uw verschillende sociale netwerken zien, u kunt berichten verzenden, reageren op opmerkingen, berichten plannen en nog veel, veel meer.

Het heeft ook verschillende abonnementen die vrij goedkoop zijn, aangezien de software je de mogelijkheid geeft om al je sociale netwerken met één app te beheren.

Lees meer over HootSuite !

Restaurantadministratie is niet eenvoudig

Als je hier bent aangekomen, heb je je zeker gerealiseerd dat het beheren van een restaurant niet eenvoudig is.

Maar ook al is het een intimiderend onderwerp, het is niet om over naar huis te schrijven, en elk bedrijf dat je hebt bezocht en waarvan je producten of diensten hebt gekocht, zorgt ervoor.

Waarom kan je niet?

Daarnaast kunt u altijd bepaalde administratieve activiteiten delegeren aan de restaurantmanager , services buiten uw bedrijf gebruiken om u te helpen het te runnen, zoals marketingbureaus of boekhoudservices, en meer.

Dit alles maakt het runnen van uw restaurant een beetje duurder, maar ook een stuk eenvoudiger en minder stressvol.