Moet u een Payroll-service voor uw restaurant kiezen?

Er zijn veel zaken waarmee u rekening moet houden bij het plannen van de salarisadministratie van uw restaurant. Eerst moet u bepalen hoe vaak u de loonlijst zult maken. De meeste restaurants betalen elke twee weken, maar sommige restauranthouders betalen wekelijks omdat hun werknemers van salaris tot salaris leven. Wekelijks betalen kan het aantal aanvragen van werknemers voor voorschotten en leningen verminderen, maar sommige werknemers profiteren van een tweewekelijks salaris omdat ze meer geld kunnen verzamelen om grote rekeningen zoals huur te betalen.

Sommige salarisadministratiediensten bieden kortingen voor een maandelijkse loonlijst, maar het is moeilijk voor minimumloonverdieners om een maand op hun loon te wachten. Maandelijkse loonlijst bespaart geld, maar dat werkt het beste voor verfijnde restaurants waar de chef-koks hoge salarissen verdienen en de servers dagelijks grote fooien mee naar huis nemen.

De tweede belangrijkste overweging is of u de salarisadministratie in eigen beheer wilt doen of het werk wilt uitbesteden aan een salarisadministratie.

Opties voor het intern afhandelen van salaris

U kunt eenvoudig leren hoe u de salarisadministratie intern kunt verwerken met behulp van salarissoftware of eenvoudige spreadsheets die u in Excel ontwerpt. Het is gewoon een kwestie van de juiste formules kopiëren en plakken om de nodige berekeningen te maken. U kunt informatie één keer invoeren en de informatie meenemen naar andere spreadsheets voor maand-, kwartaal- en jaarrapporten, andere boekhoudsystemen en door de overheid voorgeschreven rapporten. Als u niet zo handig bent met computers, kunt u gemakkelijk een manager inhuren die kan leren om de salarisadministratie te verwerken. Door een dienst een paar maanden de juiste informatie te geven, leert uw salarisadministrateur het proces goed genoeg om de zaken intern af te handelen.

Ongeacht of u uw eigen spreadsheets ontwikkelt, salarisadministratiesoftware gebruikt of uw salarisadministratie uitbesteedt, u heeft altijd iemand nodig in huis om de onboarding, identiteitsverificatie, bijgewerkte salarisgegevens, huidig salaris, overuren, indien van toepassing, en het bijhouden van het aantal gewerkte uren gedurende de gegeven loonperiode voor elke werknemer. Uw salarisadministrateur moet alle relevante informatie aan elke dienst doorsturen, zoals wijzigingen in inhoudingen, informatie over nieuwe aanwervingen, gerechtelijke uitspraken en wijzigingen in uitkeringen.

Aangezien nauwkeurige informatie afhankelijk is van interne intelligentie, is het relatief eenvoudig om de daadwerkelijke berekeningen te maken met software of spreadsheets. Met nauwelijks extra inspanning kunt u automatisch loonstrookjes printen. De voordelen van het in-house verwerken van uw salarisadministratie zijn:

• Besparingen

  Salarisverwerking met software is veel goedkoper dan het inhuren van een salarisadministratie, en het maken van uw eigen spreadsheets is nog eenvoudiger.

• Betere controle

  U beheert uw informatie en processen en kunt uw salarisadministratie aanpassen zonder gevoelige informatie aan derden bloot te stellen.

• Integratie met andere systemen

  Het indienen van loonrapporten voor arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en werkloosheidsbelastingen is een grote zorg voor restauranteigenaren. Interne salarissystemen kunnen worden geïntegreerd met andere softwaretoepassingen en het opstellen van rapporten vereenvoudigen.

• Gemakkelijkere toegang voor werknemers

  Bij veel payroll-services kunnen werknemers hun gegevens controleren en persoonlijke informatie bijwerken, maar de meeste werknemers geven er de voorkeur aan om de informatie aan iemand in het restaurant te verstrekken. Deze persoon moet de informatie doorsturen en het is gewoon eenvoudiger om dit soort zaken intern af te handelen.

• Bijblijven met regelgeving

  Het is mogelijk dat een dienst niet volledig op de hoogte is van alle toepasselijke wijzigingen in lokale, provinciale en nationale wetten. Restaurants zijn grote doelen van hervormingen van de regelgeving, en de plaats die het meest waarschijnlijk belangrijke updates ontvangt, is het lokale restaurant.

• Mogelijkheid van fraude

  Van sommige diensten is bekend dat ze fondsen verduisteren die bij belastingdiensten zouden worden gestort, volgens een artikel dat nog steeds uitbesteding aanbeveelt. Het is duidelijk dat het belangrijk is om diensten te onderzoeken om er een te vinden die betrouwbaar en professioneel is met een sterke staat van dienst.

• Toegangsproblemen

  Het is misschien onmogelijk om snel genoeg gegevens van een service te krijgen om kritieke last-minute rapporten in te dienen of onnauwkeurigheden te corrigeren, ongeacht of deze zijn gegenereerd door de gegevens die u hebt verstrekt of een fout gemaakt door de service.

Het hebben van een interne salarisadministrateur biedt cruciale voordelen omdat uw werknemers altijd iemand beschikbaar hebben om wijzigingen aan te brengen, gegevens aan te leveren en vertrouwelijke rapporten in te vullen wanneer ze een aanvraag indienen voor uitkeringsprogramma's van de overheid, zoals voedsel, huur en hulp bij nutsvoorzieningen.

Een Payroll-service gebruiken

Het gebruik van een payroll-service biedt een aantal duidelijke voordelen, maar u moet wel een premie betalen. Hoewel forfaitaire vergoedingen beschikbaar zijn voor slechts $ 25 USD per loonperiode, kunnen deze vergoedingen $ 200 of meer bedragen, afhankelijk van het aantal werknemers en diensten. Standaardservices omvatten het verwerken van de salarisgegevens die u verstrekt, het afdrukken van cheques, het afhandelen van directe stortingen, het indienen van belastingen en het verzenden van eindejaarsoverzichten die werknemers kunnen gebruiken bij het indienen van inkomstenbelastingen.

De kosten zijn ook afhankelijk van de loonfrequentie, het aantal werknemers, het land, de staat of provincie, de stad en de complexiteit van de berekeningen. Kleine restaurants met 10 of minder werknemers betalen over het algemeen meer per persoon dan grotere etablissementen. Sommige diensten berekenen een toeslag voor elke werknemer in elke loonperiode die loopt van $ 1,50 tot $ 5 USD. Sommige payroll-services die extra kosten kunnen genereren, zijn onder meer:

• Omgaan met meerdere inhoudingen voor voordelen zoals ziektekostenverzekering, pensioensparen en maaltijden voor werknemers
• Bezorgkosten voor het verzenden van cheques op een versnelde manier, zoals levering de volgende dag
• Werknemers toevoegen aan de loonlijst, wat mogelijk extra kosten met zich meebrengt
• Inhoudingsvergoedingen en overmaken van geld voor gerechtelijke restitutie, alimentatie en kinderbijslag
• Omgaan met gecompliceerde salarissituaties in restaurants, waaronder mogelijk getipte werknemers, uurloners en loontrekkende koks en managers
• Bijhouden hoe fooien van invloed zijn op het minimumloon, omdat sommige regio's het volledige minimumloon plus fooien vereisen, terwijl andere restaurants toestaan fooien af te trekken van wat ze fooi betalen
• Het recht om te werken van een nieuwe werknemer verifiëren
• Meldingen indienen bij verschillende overheidsinstanties
• Frequente onboarding en offboarding van medewerkers
• Automatische handtekeningen voor cheques beheren
• Rapporten indienen bij meerdere belastingdiensten
• Integratie van betalingen van onafhankelijke contractanten en het uitgeven van de juiste formulieren zoals US IRS 1099s

Ondanks de kosten hebben de meeste restaurateurs meer vertrouwen in het kiezen van een dienst, omdat experts in de salarisadministratie van restaurants de wet begrijpen, garanderen dat werknemers op tijd worden betaald en ervoor zorgen dat berekeningen foutloos zijn op basis van de informatie die ze ontvangen.

Een salarisadministratie kiezen

Als u niet bekend of vertrouwd bent met het in-house afhandelen van de salarisadministratie, is het een goed idee om te beginnen met een salarisadministratie. Naarmate u de details leert, zult u al snel merken dat u of uw personeel alle kritieke informatie verstrekt en de cheques controleert en ondertekent. Het is relatief eenvoudig om berekeningen te automatiseren met software of spreadsheets als je eenmaal goed begrijpt wat er nodig is. Een zakelijk artikel beveelt de volgende methode aan om een payrollservice te kiezen .

• Vraag vrienden, zakenrelaties en andere restaurants om aanbevelingen.
• Onderzoek alle veelbelovende salarisadministratiediensten online om dubieuze bedrijven te vermijden die veel klachten tegen hen hebben ingediend.
• Vraag naar kosten en verborgen kosten.
• Kijk of directe storting meer kost.
• Bepaal de kosten voor de wekelijkse, tweewekelijkse en maandelijkse salarisadministratie.
• Vraag een kopie van een standaardfactuur aan om de real-world uitsplitsing van de kosten te zien.

De juiste keuze maken voor uw bedrijf

Het is uw zaak en de eindverantwoordelijkheid stopt bij uw bureau. Sommige restauranthouders en bareigenaren vertrouwen liever op zichzelf of op vertrouwde medewerkers, terwijl anderen liever een professionele service inhuren. Het afhandelen van verzoeken van werknemers om loongegevens kan echter lastig en tijdrovend zijn. In een ideale situatie kan outsourcing tijd vrijmaken om zich te concentreren op de kernactiviteiten van het bedrijf en de juiste expertise te bieden om professionele efficiëntie te garanderen. U kunt echter zelf de salarisadministratie doen om geld te besparen, meer toegang tot salarisgegevens te genereren en uw salarisadministratie te integreren met andere software en applicaties. Naast het kiezen van een goedkoop kassasysteem , kan het beheren van uw eigen salarisadministratie veel voordelen en kostenbesparingen opleveren.