Come utilizzare un POS nella tua attività?

Non hai idea di come utilizzare un POS?

Non sai come funziona un software per ristoranti?

Nella maggior parte degli esercizi moderni troverai meravigliosi terminali POS.

Da fuori sembrano solo un mucchio di hardware, cavi e software appariscente dall'aria complicata.

Questo però solo nel caso in cui ignori come funziona un programma POS online o se hai interagito con loro solo dall'altro lato del bancone.

In questo articolo vedremo:

• due esempi di come utilizzare un POS;
• che cos'è un programma per ristoranti per gestire le vendite;
• come funziona;
• cosa ti serve per iniziare a utilizzare un software per ristoranti nella tua attività;
• le sue diverse funzioni
• e altro ancora.

Questa semplice guida su come utilizzare i POS un passo dopo l'altro sarà perfetta per farti capire di che cosa si tratta, e quando finirai di leggere questo articolo saprai con certezza se hai bisogno di un software per ristoranti per la tua attività.

Iniziamo!

Che cos'è il POS e come funziona?

Il POS è l'ultimo passaggio nel processo di vendita di ogni attività commerciale.

Le funzioni principali di tale programma sono calcolare, ricevere, registrare e stampare una fattura per il pagamento dei clienti dell'attività.

Queste funzioni sono essenziali per poter gestire un'attività in modo corretto e legale, perché usare un software POS è un modo per creare un registro di ogni vendita dell'esercizio.

Questo è importante per mantenere una contabilità accurata del margine di profitto della tua azienda.

Tuttavia, queste funzioni sono le più semplici e attualmente sono quasi rudimentali.

Gli odierni sistemi per la vendita hanno molte funzionalità che mirano a creare un'esperienza positiva sia per i clienti sia per i dipendenti del ristorante.

Funzionalità di un programma per ristorante

Un moderno POS ha le funzionalità che ho già citato al punto precedente e molte altre extra che semplificano il funzionamento della tua attività.

Alcuni esempi delle funzionalità di un moderno POS sono:

• accettare pagamenti in contanti, con carte di credito e di debito;
• calcolare l'applicazione di sconti, buoni, coupon e altro sugli acquisti dei tuoi clienti;
• avere rapporti dettagliati sulle vendite;
• registrare i clienti; questo è utile per applicare strategie di fidelizzazione dei clienti stessi;
• salvare i report di tutte le transazioni nel cloud. Questo è fondamentale per avere supporto amministrativo per la tua attività;
• visualizzare le vendite di diversi negozi;
• fornire dati sulle vendite come la redditività di determinati prodotti, quindi puoi decidere se vale la pena usarli nella tua attività;
• altro ancora.

In base alla tua attività e nicchia di operazioni, puoi anche trovare diverse funzionalità specifiche.

Tipi di POS

Esistono molti tipi di programmi per ristorazione secondo vari fattori, come canali di vendita, dispositivi compatibili e altro. I più comuni sono:

Programmi per ristorante online

Esistono app POS che funzionano nel cloud, e non richiedono dunque di installare altro software sul computer, a parte un browser web come Google Chrome.

Questi programmi sono ottimi da sfruttare in attività semplici o temporanee come le vendite nei festival e simili, perché puoi utilizzarli dai tuoi dispositivi mobili o dai laptop.

Software per ristorazione offline

I POS sono programmi complessi con funzionalità amministrative e contabili. Sono versatili e compatibili con vari tipi di attività, come supermercati o grossi negozi per il bricolage.

Sono ampiamente utilizzati ancora oggi in aziende attive da molti anni.

Il loro principale svantaggio è che di solito sono più difficili da impiegare, quindi dovrai addestrare i lavoratori a usarli correttamente.

POS mobile

Esistono app POS che possono funzionare su dispositivi mobili (con o senza connessione Internet) con reti mobili, laptop, tablet e su sistemi operativi diversi.

Sono versatili, ma molti hanno funzionalità limitate e utili solo in situazioni specifiche, come nel caso di uno stand ai festival o per attività mobili come nei food truck.

POS specializzati

Esistono software POS compatibili con attività specifiche.

Per esempio, ci sono programmi POS per grandi magazzini per la casa e il fai da te, per ristoranti, per negozi di abbigliamento, per supermercati e altro ancora.

Questo tipo di programmi per la gestione della vendita ha funzionalità utili per ogni genere di necessità, come gestione dell'inventario, registrazione dei clienti, funzionalità CRM, funnel di vendita eccetera.

Indipendentemente dal tuo tipo di attività, probabilmente esiste un software di gestione in grado di soddisfare le tue esigenze.

Come utilizzare un programma per ristoranti (passo dopo passo)

Usare un software per ristoranti è facile. Ti faccio due esempi: per il primo utilizzerò il sistema POS ristorante Waiterio.

Questo è un POS per la ristorazione, quindi ha caratteristiche specifiche che migliorano il funzionamento di un ristorante in tanti modi.

In effetti, il suo utilizzo non è la fase finale del processo di vendita, ma il sistema è operativo dal momento in cui il cameriere del tuo ristorante prende l'ordine.

Vediamo ora quali sono i passaggi per usare Waiterio.

1. Il cameriere prende l'ordine

Dopo che il cameriere ha fatto accomodare i clienti, procede a prendere l'ordine sul suo dispositivo mobile con l'applicazione Waiterio.

L'ordine viene creato contrassegnando nell'app i piatti scelti dai clienti.

Questo si può anche fare automaticamente in due modi diversi:

• installando un tablet su ogni tavolo, così i clienti possono scegliere i propri piatti da soli;
• oppure i clienti possono usare il sito web del tuo ristorante come menù digitale per ordinare.

Al termine di questo passaggio, l'ordine è completo.

2. L'ordine arriva in cucina

Quando l'ordine è pronto può essere visualizzato automaticamente in cucina su un display o tramite una stampa da stampante termica.

Entrambe le funzionalità sono compatibili con l'app Waiterio, quindi gli ordini arrivano in cucina il più rapidamente possibile. Inoltre, è possibile visualizzare in tempo reale lo stato dei diversi tavoli e ordini da qualsiasi dispositivo tramite un account autorizzato.

3. Il cibo è pronto

Quando il piatto è pronto, il team di cucina segna l'ordine come "pronto" per il cameriere assegnato al tavolo, in modo che questi prenda i piatti e li porti ai clienti.

4. Pagamento

Nel quarto passaggio, arriviamo alle normali funzioni di un POS. Quando il cliente usa il proprio account, il pagamento dell'ordine può essere ricevuto in contanti o utilizzando un card reader, quindi ottiene una fattura o ricevuta stampata.

Questo è tutto. La transazione viene registrata nel sistema, dove puoi visualizzarla in qualsiasi momento.

Altre caratteristiche

Waiterio ha altre funzionalità che perfezionano le operazioni di un ristorante:

• si può visualizzare uno schema digitale dei tavoli del locale;
• puoi creare un sito web per il tuo ristorante che funzioni come menù online;
• hai la possibilità di ricevere facilmente ordini online ed elaborare pagamenti utilizzando lo stesso sistema POS;
• puoi anche utilizzare il sito web come menù digitale per risparmiare sui costi di stampa e di progettazione dei menù;
• Waiterio misura anche le prestazioni delle voci del tuo menù, così puoi prendere decisioni in merito basandoti su dati reali;
• infine, sarai in grado di misurare anche le prestazioni dei tuoi dipendenti, sapere quali di loro generano più entrate per il tuo ristorante e prendere decisioni di conseguenza.

Suggerimento: se stai cercando un software per il tuo ristorante, ti suggerisco di dare un'occhiata a Waiterio.

Waiterio è un sistema completo di programma per ristoranti per piccoli e medi esercizi. È dotato di moltissime funzionalità utili ed è anche uno dei più economici sul mercato.

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Come usare un software POS per i negozi al dettaglio (passo passo)

Ora vedremo i passaggi da seguire per utilizzare un comune POS in un immaginario negozio di abbigliamento al dettaglio.

Questi passaggi sono un po' più semplici, perché il processo di vendita non è realmente influenzato dal software fino alla fine della transazione.

1. Il cliente ha scelto e provato alcuni abiti

Il cliente è entrato nel negozio, ha visto che cosa desidera acquistare e l'ha provato; ora è pronto a pagare, ed è qui che inizia la transazione.

Il cliente va alla cassa e consegna i vestiti alla cassiera.

2. Il cassiere controlla i capi

Il cassiere procede alla verifica degli abiti utilizzando uno scanner di codici a barre. Ogni capo in un punto vendita ha un prezzo assegnato con un codice a barre o un codice alfanumerico perché sarebbe impossibile per il cassiere ricordare tutti i prezzi.

Dopo aver scansionato ogni codice, il prezzo totale viene sommato sul display del registratore di cassa.

3. Pagamento

Il cliente è pronto ad eseguire il pagamento. A questo punto possono succedere diverse cose, secondo il negozio e il processo di vendita stabilito:

• il cassiere può offrire una percentuale di sconto per una promozione del negozio, buoni e coupon o altro;
• possono anche essere applicate strategie di fidelizzazione tramite tessere di affiliazione;
• oppure il cliente viene semplicemente informato delle diverse forme di pagamento accettate nel negozio.

Il cliente poi effettua il pagamento, riceve gli acquisti e lascia il negozio.

Altre funzioni

Altre funzioni che questi tipi di POS possono avere sono:

• registrazione dei clienti regolari;
• registrazione dei modelli di acquisto;
• integrazioni con software CRM;
• gestione dell'inventario e integrazione con il sistema POS;
• stampa etichette con codici a barre per ogni prodotto;
• visualizzazione delle singole vendite e rapporti sulle vendite giornaliere, settimanali, mensili e annuali.
• integrazione con vendite online e integrazioni con plugin o altre applicazioni.

I punti vendita al dettaglio sono sempre più versatili per migliorare l'esperienza cliente, integrarsi con le strategie di marketing e fidelizzare i clienti.

Come sai se hai bisogno di un software POS nella tua attività?

Un programma POS porta molti vantaggi alle aziende che lo utilizzano; tuttavia, la tua azienda potrebbe non averne strettamente bisogno.

Come fare a capirlo?

Ho creato un elenco di semplici domande che ti aiuteranno a capire se ti serve davvero.

Che tipo di attività hai?

Il tipo di attività che hai determinerà se hai bisogno di un POS o meno. In che modo?

Esistono molti modelli di business in cui non è necessario disporre di un sistema di gestione per la vendita, per esempio nel caso in cui vendi prodotti digitali.

I prodotti digitali come e-book, corsi e altro sono praticamente infiniti: non devi portare con te l'inventario o preoccuparti di seguire ogni cliente individualmente. Basta che adotti un formato di pagamento digitale e puoi iniziare a vendere.

Naturalmente, questo è diverso rispetto ai prodotti fisici che puoi vendere su un sito web e anche in un negozio fisico, oggetti come abbigliamento, scarpe e altro.

Vuoi automatizzare il processo di vendita?

Il processo di vendita della tua attività fa parte delle tue interazioni con i clienti ed è fondamentale. Anche se il pagamento è di solito l'ultimo passo richiesto a un cliente, un processo di checkout travagliato può rovinare l'intera esperienza.

Alcuni clienti potrebbero semplicemente lasciare giù i prodotti se non offri una buona esperienza, oppure persino i clienti che acquistano dopo un paio di problemi potrebbero non tornare.

Questo si può facilmente evitare installando un software di vendita nella tua attività in modo che l'esperienza di acquisto dei tuoi clienti sia la più semplice possibile.

Vuoi migliorare la gestione del tuo inventario?

Alcuni sistemi POS hanno la funzione di gestione dell'inventario, particolarmente utile se devi tenere sotto controllo un grosso stock di prodotti.

Può sembrare una funzione banale ma in realtà è piuttosto utile, perché alcuni programmi di gestione dell'inventario possono essere complessi, aggiungere costi extra all'esercizio della tua attività ed essere limitati rispetto al processo di vendita.

Per fare un esempio, se stai utilizzando un altro programma per gestire il tuo inventario, dovrai consultarlo ogni volta che non sai se il prodotto è disponibile.

Se invece disponi di un POS con questa funzione lo saprai subito, potrai ricevere notifiche sui prodotti che si stanno esaurendo e anche migliorare il tuo rapporto con i tuoi fornitori effettuando ordini in anticipo anzichè all'ultimo minuto.

Software e hardware di un POS

I sistemi POS o terminali POS sono costituiti da software e hardware.

Il software di un sistema per la gestione della vendita è la parte più importante perché in base alle sue funzionalità e alla sua complessità, avrai bisogno di più o meno hardware.

Ci sono POS che funzionano solo con il software, e con questi puoi semplicemente tenere traccia delle vendite.

Tuttavia, ci sono POS che funzionano con dell'hardware speciale.

Molte società di programmi POS creano le proprie apparecchiature, per offrire una soluzione aziendale completa a un costo leggermente superiore.

L'hardware varia maggiormente nei sistemi POS, perché alcune aziende offrono la libertà di realizzare il tuo POS con i dispositivi che preferisci.

Se vuoi potere accettare pagamenti con carte di credito o di debito, stampare fatture, accettare contanti e utilizzare altre funzioni di un software di gestione specializzato, avrai bisogno di più apparecchiature.

Ecco perché è necessario disporre di un programma di gestione vendite per la tua attività

Ora che sai come funziona il software POS per la vendita, potresti pensare di averne bisogno per la tua attività, e probabilmente è così.

Indipendentemente dalla loro natura, ogni azienda può trarre vantaggio dall'avere un buon programma per la vendita.

Perché?

Un programma POS è più di un semplice sistema contabile o di gestione.

È invece uno strumento necessario per fornire un servizio eccellente, migliorare l'esperienza del cliente e il modo in cui fai affari.

Inoltre, ci sono molti vantaggi extra che puoi ottenere dal POS ideale per la tua attività, che si tratti di una migliore integrazione con le tue strategie di marketing, una migliore gestione dell'inventario o altro.

Cosa aspetti ad usare un POS?