Come gestire le riparazioni e la manutenzione nel tuo ristorante

La manutenzione e le riparazioni dei ristoranti sono tipiche del settore a causa dell'uso intensivo di strumenti e attrezzature in cucina. Si tratta di un'area delle attività legate al settore alimentare che può essere facilmente mal gestita. In questo articolo tratteremo i seguenti argomenti:

• L'importanza di gestire le riparazioni e la manutenzione in un ristorante
• Passaggi dettagliati su come gestire quest'area del tuo ristorante
• Come migliorare la formazione del personale e ottimizzare il flusso di lavoro per ridurre l'incidenza di riparazioni e manutenzione

Rimarrai sorpreso dal numero di proprietari e gestori di ristoranti che non prestano la dovuta attenzione ai dettagli come dovrebbero in quest'area. Una volta finito di leggere questo articolo, sarai pronto a creare una valutazione completa e attuale della tua attrezzatura, creare un budget e un programma per la manutenzione e le riparazioni e implementare un elenco di migliori pratiche che il tuo personale può seguire per mantenere le attrezzature in ottime condizioni. Approfondiamo!

L'importanza di gestire le riparazioni e la manutenzione in un ristorante

Gestire le riparazioni è ovvio per numerose ragioni: il tuo ristorante non funzionerà se gli strumenti e le attrezzature più cruciali necessarie per il servizio sono danneggiati. Tuttavia, la manutenzione viene solitamente trascurata o eseguita solo quando richiesta da leggi e regolamenti . Se è il caso del tuo ristorante, devi sapere che la tua attività è in pericolo! La manutenzione è una misura preventiva che aumenta il controllo su strumenti e attrezzature e sulla loro usabilità complessiva. È possibile risparmiare denaro utilizzando strumenti e formazione adeguati per la pulizia e la manutenzione. Ciò ti dà anche il vantaggio di conoscere lo stato attuale delle tue attrezzature, preparandoti ad acquistare nuove attrezzature senza ostacolare l'attività. Infine, le pratiche di riparazione e manutenzione sono fondamentali per l’efficienza, la sicurezza e la soddisfazione del cliente del ristorante: dopo tutto, gli strumenti sono necessari per tutta la produzione.

Vantaggi della manutenzione e della riparazione della vostra attrezzatura

Ecco alcuni dei vantaggi derivanti dalla gestione delle riparazioni e della manutenzione:

• Tempi di inattività ridotti e guasti alle apparecchiature ridotti al minimo. Se sai che un'apparecchiatura necessita di manutenzione, puoi farlo prima che sia troppo tardi. Inoltre, se lo fai una volta, sarai pronto a farlo ancora più velocemente.
• Maggiore sicurezza per dipendenti e clienti. La maggior parte delle attrezzature all'interno della cucina di un ristorante possono essere pericolose per il personale che le utilizza. Inoltre, alcune attrezzature, come i taglieri, dovrebbero essere sostituite spesso per evitare la contaminazione incrociata e altri pericoli che colpiscono i clienti.
• Maggiore durata delle apparecchiature e costi di sostituzione ridotti. Nel caso di più utensili, è molto più economico sostituirli invece di ripararli. Tuttavia, con una corretta manutenzione, non arriverai al punto di doverli sostituire. Inoltre, la manutenzione è molto più economica che sostituirli del tutto.
• Miglioramento dell'efficienza operativa e della produttività
• Maggiore soddisfazione del cliente ed esperienze culinarie positive

Svantaggi di non mantenere e riparare la vostra attrezzatura

E questi sono gli svantaggi di trascurare la tua attrezzatura:

• Aumento del rischio di guasti alle apparecchiature e riparazioni costose. Se non si effettua la manutenzione dell'attrezzatura, è più probabile che si guasti, causi incidenti e altro ancora.
• Potenziali violazioni del codice sanitario e multe. Mantenere il tuo ristorante aggiornato con le normative e i codici locali è fondamentale per il suo funzionamento. Il mancato rispetto dei requisiti può comportare una multa o, nei casi più estremi, la chiusura del tuo ristorante.
• Rischi per la sicurezza dei dipendenti e dei clienti. Oltre alle costose riparazioni, le apparecchiature rotte possono causare altri problemi, come danni ad altre apparecchiature o perdite di inventario, che possono causare intossicazioni alimentari.
• Danni alla reputazione del marchio e alla fidelizzazione dei clienti.
• Aumento dei costi di manodopera a causa di tempi di inattività non pianificati. Anche quando i ristoranti non guadagnano, costano denaro accumulandosi sulle bollette!

Per riassumere, se non mantieni le attrezzature del tuo ristorante al di fuori di quanto richiesto dalla legge, stai mettendo a rischio immensamente la tua attività.

Come gestire la manutenzione e le riparazioni del tuo ristorante

Ora iniziamo con la parte migliore di questa guida: il come. In questa sezione tratteremo tutti i passaggi che devi seguire per iniziare da zero con la manutenzione e le riparazioni del tuo ristorante. Questo è perfetto per i nuovi proprietari di ristoranti che non hanno implementato queste pratiche, così come per coloro che gestiscono un ristorante da tempo senza di loro. Tieni presente che, in alcuni casi, può essere troppo tardi per iniziare ad applicare questa strategia di manutenzione, ma è molto probabile che il ristorante te lo faccia sapere in anticipo, cioè fallendo e chiudendo. Se sei qui, non è troppo tardi!

1. Valuta la tua situazione attuale nell'area della manutenzione del ristorante

Ecco una guida passo passo per valutare lo stato attuale delle attrezzature del tuo ristorante:

1.1 Raccogliere informazioni

Il primo passo è conoscere l’attrezzatura che utilizzi attualmente. Anche la raccolta di informazioni sulle attrezzature esterne alla cucina (ad esempio, bar e barbecue all'aperto) e altre attrezzature non direttamente correlate al servizio (condizionatori d'aria negli uffici) è una buona pratica. Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti a raccogliere informazioni e organizzarle:

• Fai un elenco: inizia creando un elenco esaustivo di tutte le attrezzature da cucina del tuo ristorante , compresi i principali elettrodomestici (forni, frigoriferi e lavastoviglie), gli elettrodomestici più piccoli (frullatori, macchine per il caffè e tostapane) e qualsiasi attrezzatura specializzata (robot da cucina, affettatrici e tritacarne).
• Manuali di revisione: trova i manuali utente per ogni apparecchiatura. Questi conterranno informazioni importanti sui programmi di manutenzione, suggerimenti per la risoluzione dei problemi e precauzioni di sicurezza.
• Controlla lo stato della garanzia: annota lo stato della garanzia di ciascun articolo. Ciò ti aiuterà a determinare se le riparazioni sono coperte o se è necessario metterle in preventivo.

Queste informazioni torneranno utili quando si avvierà un programma e un budget di riparazione e manutenzione in seguito. Puoi anche abbinare tutte le informazioni a utili siti Web di produttori e recensioni, che possono aiutarti a cercare pezzi di ricambio e persino tecnici.

1.2 Condurre un'ispezione visiva

Un'ispezione visiva è fondamentale per saperne di più sullo stato attuale dell'apparecchiatura. Ti consigliamo vivamente di prendere quanti più appunti possibili e di organizzarli insieme agli aspetti sopra menzionati. Ecco alcuni suggerimenti su cosa prestare attenzione durante l'ispezione:

• Cerca segni di usura: presta attenzione a eventuali segni visibili di danni, come ammaccature, crepe, ruggine o parti allentate. Verificare la presenza di guarnizioni usurate, cavi sfilacciati e pulsanti o manopole rotti.
• Pulizia: valutare la pulizia generale dell'attrezzatura. Cerca residui di cibo, accumuli di grasso e depositi di calcare, soprattutto nelle aree difficili da raggiungere. Ciò può aiutarti a comprendere l'utilizzo e come organizzare in modo efficiente i programmi di pulizia e manutenzione per quella specifica attrezzatura.
• Perdite: verificare la presenza di eventuali perdite, gocciolamenti o condensa attorno a rubinetti, tubi flessibili e collegamenti. Ciò è utile per conoscere i punti deboli che ogni pezzo di attrezzatura potrebbe avere, poiché sono le aree che causeranno il maggior numero di riparazioni e problemi.

Cogli l'occasione per familiarizzare con l'attrezzatura. Puoi massimizzare la tua conoscenza su apparecchiature specifiche leggendo il manuale mentre lo ispezioni visivamente. Tuttavia, non commettere l’errore di pensare che dovresti iniziare subito a pulire. Le mani inesperte possono essere più dannose che utili , soprattutto quando si tratta di delicate attrezzature da cucina.

1.3 Funzionalità di prova

Puoi occuparti di questo passaggio insieme all'ispezione visiva. Ecco cosa dovresti fare e tenere d'occhio:

• Accensione: accendi ogni apparecchio e testane le funzioni di base. Ascoltare rumori insoliti, vibrazioni o cambiamenti di temperatura .
• Controllo della temperatura: per forni, frigoriferi e congelatori, verificare se mantengono la temperatura corretta. Utilizzare un termometro indipendente per verificare.
• Pressione dell'acqua: per lavastoviglie e altre apparecchiature che utilizzano acqua, controllare la pressione e il flusso dell'acqua. Inoltre, controllare altre apparecchiature correlate, come i separatori di grasso.

Un'altra buona pratica da tenere a mente in questo e nei passaggi precedenti è chiedere al personale la loro esperienza nell'utilizzo delle attrezzature e degli strumenti. Ciò può darti una visione eccellente di come funzionano quotidianamente, quando e se iniziano a fallire e se rappresentano un collo di bottiglia per la produzione , tra le altre cose.

1.4 Presta particolare attenzione a queste cose

Ecco alcune cose che potresti trascurare durante questo processo:

• Funzionalità di sicurezza: garantire che tutte le funzionalità di sicurezza funzionino correttamente, come serrature delle porte, valvole limitatrici di pressione e meccanismi di spegnimento automatico. Questo può aiutarti a individuare problemi come sistemi di sicurezza difettosi, che possono essere catastrofici per il tuo ristorante se non funzionano correttamente.
• Igiene: per le apparecchiature che entrano in contatto con gli alimenti, prestare molta attenzione alla pulizia e all'igiene. Verificare la presenza di crepe o fessure che potrebbero ospitare batteri. Sarà anche molto utile rivedere la pulizia del personale e il modo in cui mantengono le superfici e le aree di lavoro.
• Efficienza energetica: cercare segnali di spreco energetico, come eccessivo calore irradiato dagli elettrodomestici o lunghi tempi di raffreddamento. Considerare l'aggiornamento a modelli efficienti dal punto di vista energetico, se necessario. Questo può farti risparmiare centinaia di dollari sulla bolletta elettrica.

Mentre valuti ogni pezzo di attrezzatura, annota le tue osservazioni e eventuali problemi. Ciò ti aiuterà a stabilire la priorità delle riparazioni e a pianificare le attività di manutenzione. Per eventuali danni visibili o parti malfunzionanti, scattare foto come documentazione. Ciò sarà utile quando si contattano produttori o tecnici di riparazione.

2. Passaggi per creare un programma di manutenzione

Ora che hai tutte le informazioni necessarie, è il momento di creare un programma di manutenzione. I programmi di manutenzione sono molto utili: non puoi semplicemente tenere a mente tutti questi dettagli, soprattutto perché non tutte le apparecchiature necessitano di manutenzione allo stesso tempo. Limitare gli sforzi di manutenzione ai momenti in cui sono strettamente necessari è anche una buona pratica per ottenere tutti i benefici senza abbassare troppo i profitti del tuo ristorante. Ora diamo un'occhiata a come creare una pianificazione.

1. Identificare i requisiti di manutenzione per ciascuna apparecchiatura

Il primo passaggio è praticamente lo stesso dei passaggi precedenti: è necessario comprendere ogni componente dell'attrezzatura e le sue esigenze. Ecco alcuni esempi:

• Forni a gas: verificare eventuali perdite nelle linee e nei collegamenti del gas; pulire le porte del bruciatore e le vaschette di raccolta; sostituire accenditori e termostati usurati.
• Frigoriferi: sbrinare e pulire regolarmente le batterie e le unità condensatrici per garantire un raffreddamento efficiente. Sostituire le guarnizioni della porta usurate o danneggiate per evitare la fuoriuscita di aria fredda e il deterioramento degli alimenti e garantire che mantengano la temperatura adeguata
• Lavastoviglie: pulire e sostituire regolarmente i filtri e i bracci irroratori della lavastoviglie per evitare intasamenti e garantire una pulizia adeguata. Assicurarsi che la lavastoviglie abbia una pressione dell'acqua adeguata e controllare i livelli del detersivo e del distributore di risciacquo. Utilizzare una soluzione igienizzante per disinfettare l'interno della lavastoviglie e prevenire la crescita di batteri.

Fallo per tutta l'attrezzatura che vuoi prendere in considerazione.

2. Sviluppare un programma di manutenzione dettagliato

Ora è il momento di sviluppare il programma di manutenzione. Tutte le necessarie procedure di manutenzione e pulizia devono essere eseguite periodicamente e con periodicità variabile. Ad esempio, puoi pulire i forni a gas e riparare piccoli problemi ogni mese, ma dovresti pulire a fondo le lavastoviglie almeno due o tre volte alla settimana. Ciò significa che sarai in grado di programmare la manutenzione dell'attrezzatura a distanza di giorni, settimane o mesi, il che renderà il tutto molto più gestibile.

Ecco altre considerazioni da tenere presenti durante la creazione della pianificazione:

• Frequenza della pulizia e della manutenzione
  • Settimanalmente : pulire forni e griglie, sostituire l'olio e i filtri della friggitrice, disinfettare le lavastoviglie e controllare e pulire le serpentine del condensatore dell'unità di refrigerazione.
  • Mensile : pulire e disinfettare le macchine per il ghiaccio; controllare e sostituire guarnizioni e sigilli sulle apparecchiature; testare e calibrare i termometri per la precisione; affilare le lame del frullatore e del robot da cucina.
  • Trimestrale: programmare la manutenzione professionale di forni, frigoriferi, lavastoviglie e altre apparecchiature complesse. Pulisci e igienizza in profondità i sistemi di ventilazione e le cappe di aspirazione.
  • Annualmente: ispezionare tutte le apparecchiature per individuare eventuali segni di usura e deterioramento e, se necessario, aggiornare o sostituire i modelli obsoleti o inefficienti.
• Priorità
• Attrezzature critiche: dare priorità alle attrezzature essenziali per le operazioni quotidiane, come frigoriferi, forni e lavastoviglie.
• Rischi per la sicurezza: affronta immediatamente eventuali problemi che comportano rischi per la sicurezza, come perdite di gas, cablaggi difettosi o malfunzionamenti delle funzionalità di sicurezza.
• Efficienza: programmare la manutenzione delle apparecchiature che influiscono sul consumo energetico, come la pulizia delle batterie del condensatore o la sostituzione dei filtri usurati, per ottimizzare l'efficienza.
• Carico di lavoro del personale: ripartisci le attività di manutenzione per evitare di sovraccaricare il personale in giorni specifici.
• Documentazione e tracciabilità
• Crea un programma generale: sviluppa un grafico visivo o un foglio di calcolo che descriva tutte le apparecchiature, le loro esigenze di manutenzione e la loro frequenza.
• Assegnare compiti e responsabilità: designare chi è responsabile di ogni attività di manutenzione.
• Tieni traccia del completamento: conserva i registri delle attività di manutenzione completate per riferimento futuro e scopi di garanzia.
• Rivedi e adatta: valuta regolarmente l'efficacia del tuo programma e modificalo secondo necessità in base alle prestazioni delle apparecchiature, ai modelli di utilizzo e ai vincoli di budget.

Tutti questi dettagli ti permetteranno di creare un programma di pulizia e manutenzione altamente organizzato ed efficace.

3. Creazione e gestione di un budget per riparazioni, sostituzioni e manutenzione

Lavorare con quanti più dettagli possibile ti darà numerosi vantaggi. Uno dei dettagli che devi considerare è il budget . Il budget, nella maggior parte dei casi, sarà il fattore limitante nell'applicazione di tutta la manutenzione, riparazione e sostituzione. Ciò è particolarmente vero se devi occuparti di questi problemi il più velocemente possibile: dopo tutto, il tempo è denaro. Quindi, per aiutarti a evitare spese eccessive per problemi che avrebbero potuto essere evitati, ora hai la pianificazione precedente. Ma la seconda parte è avere un budget stanziato per queste spese quando sarà il momento. Una buona regola pratica è destinare il 10% degli utili netti mensili del ristorante al budget di manutenzione e riparazione. L'importo varierà a seconda dei profitti del ristorante, che probabilmente saranno adeguati per le spese di manutenzione, riparazione e sostituzione delle attrezzature. Inoltre, è una buona idea non limitare l'importo che il budget può accumulare e non prelevarne mai denaro a meno che non sia strettamente necessario. Tuttavia, si tratta di misure molto permissive, che potrebbero non adattarsi adeguatamente al tuo ristorante. Di seguito sono riportati i passaggi che puoi seguire per creare e gestire in modo efficiente un budget per quest'area della tua attività.

1. Raccogliere dati storici sui costi di acquisto, riparazione e manutenzione:

Questo aspetto è applicabile semplicemente e solo ai ristoranti che operano da tempo. Tenere sotto controllo quanto spendi per la riparazione e la manutenzione della tua attrezzatura (e tutto ciò di cui ha bisogno, come soluzioni e strumenti per la pulizia) è un'ottima pratica da applicare. Abituatevi, poiché vi permetterà di confrontare facilmente i prezzi e cercare opportunità di riduzione dei costi .

Se il tuo ristorante è nuovo , puoi anche utilizzare i dati di acquisto come punto di partenza e raccogliere il resto delle informazioni sui costi di riparazione, sostituzione e manutenzione chiedendo in giro i prezzi. Farlo anche se non ti servirà se l'attrezzatura è nuova ti fornisce un utile quadro di riferimento per confrontare le spese future.

2. Sviluppare un budget completo

Dopo aver raccolto tutte le informazioni, puoi creare un budget per future riparazioni, costi di manutenzione e sostituzioni delle apparecchiature. Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti in questo processo:

• Creare un budget coerente per le spese di manutenzione. Ciò include, tra le altre cose, l’acquisto di soluzioni detergenti, guanti e maschere. Questa sarà la parte più conveniente del tuo budget, ma può farti risparmiare un sacco di soldi a lungo termine.
• Crea un budget per riparazioni e sostituzioni rapide. Puoi raccogliere qualche informazione in più su attrezzature specifiche per aiutarti in questo passaggio. Per esempio:
• Puoi chiedere a un tecnico quali sono le parti sostituite più frequentemente di un'apparecchiatura specifica.
• Somma il costo di ciascuno e calcola il costo medio della sostituzione da utilizzare come budget di sicurezza.
• Crea un budget per le sostituzioni complete.
• La cosa migliore che puoi fare a questo proposito è calcolare il costo medio delle attrezzature del tuo ristorante.
• Raddoppiare il costo medio e tenerlo come riserva per le sostituzioni di emergenza.
• Farlo oltre ad avere un’assicurazione è un’ottima pratica. Ti consentirà di agire il più rapidamente possibile prima che l'assicurazione venga approvata (il che di solito richiede tempo), in modo che il tuo ristorante continui a funzionare durante la crisi.

Infine, è una buona idea rivedere e adeguare il budget in base ai requisiti e ai cambiamenti di attrezzature, operazioni o manutenzione.

Formazione del personale per ridurre i costi di manutenzione

I ristoranti sono attività versatili in quanto, a seconda della partecipazione del personale, della descrizione del lavoro e della formazione, possono aiutarti a risparmiare un sacco di soldi, ovviamente applicando pratiche ragionevoli. Puoi raggiungere questo obiettivo nella tua azienda fornendo al tuo personale gli strumenti e la formazione adeguati per occuparsi delle attività di manutenzione più comuni. Ecco alcuni esempi di tali compiti:

• Lavaggio e sgrassaggio forni e griglie
• Pulizia e disinfezione delle lavastoviglie, compresi filtri e cestelli
• Pulire frigoriferi e congelatori, comprese le guarnizioni delle porte e gli scaffali
• Affilare le lame del frullatore e del robot da cucina utilizzando strumenti adeguati
• Affilare i coltelli con una pietra per affilare o una bacchetta per affilare
• Sostituzione dei filtri dell'acqua nei frigoriferi e nelle macchine per il ghiaccio
• Applicazione di lubrificante per uso alimentare alle parti mobili di apparecchiature come affettatrici e mixer
• Ingrassaggio cerniere e rotelle su ante e cassetti
• Sanificazione frigoriferi e congelatori walk-in

Naturalmente, non dovrebbero occuparsi di compiti più complessi, come riparare un forno danneggiato o addirittura sostituire parti di apparecchiature, indipendentemente da quanto sembri semplice in un video di YouTube . Dovresti sempre avere alcuni tecnici esperti in chiamata rapida per le macchine più complesse , come frigoriferi, piani cottura, cucine, forni e altro ancora. Tenendo questo a mente, di seguito sono riportati alcuni passaggi che puoi seguire per ottimizzare la manutenzione del tuo ristorante.

1. Istruire il personale sulle corrette procedure di funzionamento e manutenzione dell'attrezzatura

Questo è qualcosa che dovresti includere nella descrizione del lavoro, quindi puoi iniziare aggiungendolo se non l'hai già fatto. Inoltre, dovresti creare procedure per ciascuna attrezzatura del tuo ristorante e aggiungerle al manuale operativo del tuo ristorante. In tal modo, si consiglia di fornire formazione sulle attività quotidiane di pulizia, ispezione e risoluzione dei problemi e di sottolineare anche l'importanza di segnalare i problemi delle apparecchiature non appena si presentano. Consulta la nostra guida sulla gestione del personale dei ristoranti per saperne di più su come creare processi di formazione.

Ecco altre buone pratiche che puoi applicare contemporaneamente:

• Stabilire protocolli per il corretto utilizzo, pulizia e conservazione delle apparecchiature
• Incoraggiare i dipendenti a maneggiare le apparecchiature con cura per evitare danni o usura prematura
• Integrare le attività di manutenzione nelle liste di controllo operative di routine
• Riconoscere e premiare i dipendenti per gli sforzi di manutenzione proattiva

Con le giuste pratiche di pulizia e manutenzione, il tuo personale può aiutarti a prolungare la vita delle tue apparecchiature .

2. Monitorare le prestazioni e i modelli di utilizzo delle apparecchiature

Infine, bisogna considerare che i ristoranti non sono attività coerenti . In alcuni mesi puoi avere centinaia di clienti e in altri puoi ottenerne solo una frazione. È necessario tenerne conto anche quando si determinano le pratiche di manutenzione. Pulire e mantenere gli strumenti secondo necessità è una buona alternativa per lunghi periodi senza clienti, ma anche per periodi di elevata produttività per mantenere la qualità del cibo e dei processi. Per adattarsi facilmente a questi cambiamenti, utilizzare i seguenti suggerimenti:

• Standardizzare la pulizia e la manutenzione. Più velocemente riesci a farlo mantenendo l’efficienza, meglio è.
• Tieni traccia dell'utilizzo delle apparecchiature per identificare potenziali problemi e ottimizzare la pianificazione della manutenzione
• Analizzare le tendenze nelle prestazioni delle apparecchiature per identificare tempestivamente potenziali problemi
• Crea un sistema di comunicazione efficiente con il tuo staff. Se qualcosa va storto, non dovresti essere l'ultimo a scoprirlo!

L’adattamento a questi cambiamenti implica l’adattamento alla natura dell’attività di ristorazione.

Proprietari e gestori possono diventare esperti nel prevedere i problemi di manutenzione

Se sei il nuovo proprietario di un ristorante, questa lungimiranza a livello gestionale prima o poi ti arriverà. Tuttavia, non sei completamente disarmato; nel frattempo devi solo raccogliere gli strumenti adeguati per aiutarti a gestire quest'area della tua attività. Un modo rapido e sicuro per misurare la produttività del tuo ristorante è osservare le vendite. Un sistema POS per ristoranti affidabile come Waiterio può darti tutte le informazioni necessarie per adattarti a questi cambiamenti prima che si verifichino. Scopri di più su Waiterio qui. Ti prendi cura delle attrezzature del tuo ristorante? Dovresti!