Cara Mengelola Restoran dengan Baik

Ada dua area penting yang harus dipertimbangkan oleh pemilik dan manajer restoran. Pertama, mengelola area di bidang detail pemesanan makanan, kebersihan restoran, inventaris, pemasaran, dan kesehatan makanan. Kedua, mengelola konsumen dan staf restoran – area ini biasanya lebih sulit. Pemilik restoran perlu berinteraksi dengan staf dan konsumen untuk mengetahui pendapat mereka, merespons permasalahan, dan memastikan staf restoran melakukan tugas sebagaimana tertulis dalam kontrak kerja.

Pemilik Restoran Mempunyai Banyak Tugas

Pemilik restoran umumnya bekerja di semua area, namun ada sebagian yang berfokus di bagian lini depan atau lini belakang. Kamu perlu menunjuk seorang manajer di setiap area untuk menjalankan filosopi dari manajemen. Tugas di bagian dapur mungkin bisa ditangani oleh chef. Namun di restoran yang lebih besar, tugas ini ditangani oleh manajer bagian dapur. Manajer yang handal dapat mengelola tugas sehari-hari restoran dengan baik, namun pemilik restoran tetap harus memeriksa hasil kerjanya secara rutin untuk mencegah munculnya kebiasaan buruk. Informasi baru mengenai harga bahan makanan, demografi konsumen, dan gangguan di sekitar karena proyek pembangunan bisa memaksamu untuk merencanakan kembali Business Plan-mu. Kamu mungkin perlu mengubah harga menu, memperluas basis konsumen, atau mencari pendapatan lain seperti dari bisnis katering atau pemasaran acara.

Manajer atau pemilik restoran juga harus mengelola bagian pemasaran. Platform tradisional – meskipun masih efektif untuk sebagian restoran – namun tidak seefektif seperti dahulu. Hal ini memaksa restoran untuk mencoba ranah baru di bidang pemasaran seperti beriklan di media sosial, promosi dengan bantuan GPS, dan lain-lain. Survei terbaru di Amerika Serikat menemukan bahwa 82% konsumen menggunakan ponsel mereka untuk mencari tahu petunjuk arah, lokasi, dan jam buka restoran. Sekitar 75% konsumen memilih mencari tahu informasi mengenai menu restoran di internet. Manajer yang handal mengimplementasikan berbagai strategi pemasaran untuk menjangkau konsumen terbaik - di mana sebagian besar dari mereka menghabiskan waktunya di internet dan di depan layar HP.

Mengelola SDM secara Konsisten dan Efektif

Banyak pemilik restoran lebih memilih untuk bekerja di lini belakang, namun tidak ada seorangpun yang bisa menghindar dari hubungan dengan publik. Sebuah penelitian dari Ohio State University menemukan bahwa 60% restoran menutup usahanya atau berganti kepemilikan di tahun pertama, dan 80% restoran rintisan bangkrut dalam kurun waktu lima tahun. Hal ini tidak boleh membuatmu berkecil hati, terutama bila makanan, layanan, dan lokasi restoranmu sangat mendukung. Karena itu, merencanakan strategi bisnis sangatlah penting. Salah satu yang perlu direncanakan adalah bagaimana kamu akan mengelola restoranmu. Handling people tactfully, firmly and consistently can ensure a successful business.

Setiap staf restoran harus tahu tugasnya masing-masing. Dengan kata lain, kamu perlu melatih stafmu dalam hal mempersiapkan makanan, melayani konsumen, dan menjaga kebersihan. Setiap staf harus bisa menangani komplain konsumen, dan malah membuatnya menjadi peluang. Sebagian besar konsumen pasti tahu bahwa manusia tidak luput dari kesalahan. Yang membuat suatu restoran menjadi sukses adalah bagaimana restoran tersebut menangani komplain konsumen.

Menangani Masalah Penting dan Tidak Terlalu Penting

Setiap manajer/pemilik restoran mempunyai kepribadian yang berbeda. Walaupun ada oknum manajer yang suka berteriak kepada stafnya, kamu tidak boleh mencontoh hal tersebut, apalagi di hadapan orang banyak. Bila kamu tidak puas dengan kinerja staf restoranmu, kamu perlu merencanakan jadwal rapat untuk membahas isu tersebut. Dengan rutin melakukan hal ini, kamu jadi bisa mengendalikan amarahmu. Sebagian besar staf akan mengakui bahwa mereka telah melakukan kesalahan atau merasa bersalah, daripada mencari pembenaran dan malah ikutan berteriak.

Namun tidak seperti di atas, berususan dengan konsumen yang tidak puas tidak boleh ditunda-tunda. Bila kamu sedang sibuk melakukan sesuatu, coba cari orang lain untuk menggantikanmu. Dengan begitu, kamu bisa membahas komplain konsumen tersebut. Dengarkan dengan seksama dan rangkum apa yang dimaksud konsumen. Bisa saja kamu salah paham. Setelah kamu mengerti masalahnya, minta maaflah atas nama restoran meskipun belum tentu konsumen itu benar. Konsumen selalu benar ketika sedang mengajukan komplain. Berjanjilah kamu akan menindak lanjuti masalah ini, tulis detailnya, dan comp all or part of the customer’s meal. Untuk masalah serius, berikan insentif cuma-cuma untuk makanan ekstra.

Membangun Budaya Kerja Sama Tim

Beberapa orang menganggap remeh budaya kerja sama, dan beberapa pemilik restoran lebih mengandalkan staf terbaiknya daripada staf paruh waktu atau staf berpenghasilan rendah. Namun, kerja sama tim bisa membuahkan hasil yang lebih baik bila dikelola secara efektif. Bahkan staf terbaik pun bisa berhenti dari pekerjaan karena banyak alasan. Karena itu, menciptakan program pelatihan dan membuat tim bisa meningkatkan kinerja dan menutupi kekurangan akibat kekurangan staf. Setiap staf harus tahu tugas dia sendiri dan tugas orang lain. Kamu perlu memberikan pelatihan lintas pekerjaan untuk setiap staf, sehingga staf tersebut bisa membantu staf lain saat dibutuhkan.

Mengelola Pengoperasian Teknis

Tugas manajemen teknismu akan menjadi lebih mudah bila kamu menggunakan software manajemen – seperti CRM, ERP atau keduanya. Kedua software tersebut bisa digunakan untuk mengelola inventaris, melacak harga bahan makanan, mengelola payroll (pembayaran gaji), melacak alur kas, dan memperingatkanmu saat ada menu yang tidak menguntungkan atau kurang laku. Namun bila ingin menghemat uang, kamu bisa membuat sendiri daftar di atas menggunakan spreadsheet.

Software CRM bisa mencatat data pelangganmu, menyesuaikan pesan marketing, dan menyimpan data preferensi pelanggan seperti tempat duduk dan menu favorit. Kamu bisa mencatat informasi ini secara manual, namun software CRM membuat pekerjaan ini jauh lebih mudah karena semuanya diproses secara otomatis. Software CRM juga bisa memberikan petunjuk untuk calon pelanggan yang datang ke event marketing spesial.

Harga makanan bisa berubah secara drastis. Karena itu, kamu perlu memperhatikannya. Sistem POS bisa dipakai untuk melacak inventaris dan penjualan. Dengan begitu, kegiatan manajemen sehari-hari menjadi lebih mudah dan pemilik restoran maupun manajer bisa melihat rangkuman penting setiap hari. Kamu bisa menghemat biaya, mengindentifikasi hal yang tidak perlu, dan menangkap staf yang mencuri. Di samping itu, sistem POS juga bermanfaat untuk mempercepat pemesanan dan pembayaran.

Mengelola Event Khusus

Butuh perencanaan yang matang dan pengawasan yang ketat untuk mensukseskan event spesial di restoranmu. Perencanaan yang matang memang penting untuk meraih kesuksesan, namun akan ada saat di mana rencanamu tidak berjalan sesuai harapan. Menyelenggarakan event spesial di restoranmu sama halnya seperti menarik konsumen. Kamu perlu menargetkan Lead, menawarkan diri untuk menyelenggarakan event kota, menjawab permintaan secara efisien, dan melakukan prosedur untuk mencatat informasi mengenai event seperi apa yang diinginkan konsumen. Bila kamu berniat untuk menyelenggarakan banyak event spesial, maka tidak ada salahnya untuk menunjuk seseorang sebagai manajer event.

Pemilik restoran yang sukses selalu melibatkan stafnya dalam proses. Strategi yang bagus yaitu menawarkan paket dasar untuk tamu dan staf sebagai permulaan. Staf restoran tidak boleh menulis informasi di selembar kertas, melainkan di buku binder khusus atau di komputer restoran. Coba tawarkan paket event yang unik di restoranmu. Software bisa sangat membantu dengan cara melacak informasi mengenai hari dan waktu yang tersedia.

Mengelola event spesial bisa membuat restoranmu tetap ramai meskipun di waktu-waktu sepi. Namun, selalu ada resiko bahwa konsumen akan membatalkan event di menit-menit terakhir. Karena itu, kamu perlu memberlakukan denda sebesar 10% sampai 50% dari biaya total. Uang tersebut bisa dipakai untuk menutupi biaya untuk perencanaan, pemesanan makanan tambahan, dan pembatalan untuk konsumen lain.

Manajemen Adalah Hal Penting

Membangun sistem manajeman yang kuat di restoranmu membutuhkan waktu – terlebih lagi bila kamu mengubah kebijakan di masa lalu. Karena itu, pemilik restoran perlu merencanakan strategi manajemen saat memutuskan infrastruktur dan software untuk restoran. Namun, manajemen yang baik tetap bisa diterapkan di restoran yang sudah berdiri – hanya saja jangan membuat terlalu banyak perubahan sekaligus kecuali bila kamu siap untuk mencari staf baru.