Software de gestión de restaurantes | ¿Como funciona?

¿Estás buscando el sistema de punto de venta idóneo para tu restaurante?

En este artículo, te hablaré acerca de todo lo que debes saber sobre un punto de venta, comenzando por:

• Qué es un PDV
• Cuál es su importancia un restaurante
• Las ventajas que te brinda utilizar uno en tu establecimiento
• Cómo puedes instalar uno y qué necesitas para hacerlo
• Y más

Cuando termines de leer este artículo, sabrás todo lo que necesitas para adquirir el mejor sistema de PDV para tu restaurante.

Además, te daré algunos tips que te pueden ayudar a decidirte por el mejor sistema para tu establecimiento. Posiblemente termines de leer este artículo con una solución en mente.

¡Comencemos!

¿Qué es un Punto de Venta?

Un punto de venta es conocido de distintas formas en diferentes países.

• En países angloparlantes, se le conoce como point-of-sale o POS
• En la mayoría de los países de Latinoamérica, se le conoce como punto de venta o PDV
• En España, se le conoce como terminal punto de venta o TPV

Estos sistemas son una herramienta administrativa para establecimientos comerciales y otros tipos de negocios, como lo son los restaurantes.

Los PDV se encargan principalmente de facilitar el proceso de venta.

En el pasado, la herramienta utilizada para esto eran las cajas registradoras, que imprimían información acerca de cada compra realizada en todo tipo de negocios.

Esta herramienta es mucho más moderna actualmente, lo que ha dejado las cajas registradoras en el pasado.

En la actualidad, los sistemas de PDV están compuestos por software y hardware.

Estos son programas informáticos hechos a la medida para trabajar al unísono con dispositivos tecnológicos, como computadoras, teléfonos inteligentes, y más.

Un buen sistema de punto de venta es uno de los aspectos más importantes de cualquier negocio, como te explicaré a continuación.

Importancia del POS de un restaurante

La importancia del point-of-sale recae en la eficiencia y optimización del proceso de venta, tanto como para los administradores de un negocio, como para sus clientes.

Un sistema PDV ayudará a que tu negocio tenga un mejor manejo del dinero al momento en que el cliente realiza el pago.

Esto se logra utilizando las distintas funciones de un POS, lo que puede variar dependiendo de su complejidad.

Los sistemas más antiguos se encargaban de:

• Llevar un registro de cada una de las ventas de un negocio
• Imprimir facturas de compra para los clientes
• Imprimir cierres de caja con cada una de las transacciones realizadas
• Y coordinar y registrar los distintos métodos de pago que se acepten en el negocio

Estas también son las únicas funciones que puedes encontrar en los sistemas modernos más básicos.

Sin embargo, debido a los avances tecnológicos, cada vez son más las soluciones que puede ofrecer un mismo sistema de PDV, lo que facilita la administración de los negocios que los utilizan.

Funciones de un PDV moderno de restaurante

Las funciones de un punto de venta especializado para restaurantes son distintas a las funciones que pueda tener un PDV comercial.

Gracias a que se trata de un sistema hecho a la medida para comedores, un punto de venta de restaurantes puede contar con muchas funciones.

En mi ejemplo, utilizaré a Waiterio y sus numerosas funciones:

• Calcular facturas detalladas de compra
• Procesar y registrar compras con distintos medios de pago, como efectivo y tarjetas de crédito o débito
• Mapeo de las mesas dispuestas en un restaurante
• Manejo y dirección del personal
• Envío de órdenes directamente a la cocina a través de la conexión a una impresora térmica, pantalla, o ambos
• Supervisión de cada paso del servicio, desde la realización del pedido, hasta el pago del mismo
• Impresión de facturas de compra
• Reportes de cierre de caja
• Reportes de ganancias diarios, semanales, mensuales, y anuales
• Manejo de inventario y disponibilidad de platillos
• Menú virtual
• Compras u órdenes por internet para takeout y/o delivery. Ofrecer un servicio de delivery es vital en estos momentos de pandemia en que cenar en restaurantes es un riesgo.
• Respaldo de información en la nube

Esas son algunas de las funciones actuales de Waiterio – sin embargo, más funciones están en desarrollo.

¿Quién puede usar un punto de venta de restaurante?

Como el mundo sigue en constante cambio, la definición de restaurante cada vez se vuelve más amplia y variada.

Un PDV de restaurante puede ser utilizado por distintos establecimientos dedicados a la venta de comida:

• Restaurantes pequeños
• Restaurantes medianos
• Comedores grandes
• Restaurantes de hotel
• Cafeterías
• Panaderías y pastelerías
• Camiones de comida o food trucks
• Restaurantes de comida rápida
• Bares y clubes nocturnos
• ¡Y más!

Si tienes alguno de estos tipos de negocios de comida, entonces el PDV de restaurante es para ti también.

¿Qué equipo o hardware necesitas para instalar un sistema de PDV en tu restaurante?

Como mencionamos arriba, un sistema de punto de venta está compuesto por software y hardware.

Algunas empresas ofrecen sólo el software y otras el equipo necesario más el software.

Generalmente, para instalar un sistema de PDV en un restaurante necesitarás los siguientes equipos y accesorios:

• Un dispositivo principal donde se instalará el software del punto de venta. Puede ser una computadora común, de cualquier marca y sistema operativo. Algunos softwares de punto de venta – como Waiterio – también son compatibles con dispositivos móviles y táctiles, como teléfonos inteligentes, tabletas, y computadoras todo en uno.
• Necesitarás impresoras térmicas con wifi o con puertos de red. Estas se encargan principalmente de imprimir facturas, aunque también pueden utilizarse para imprimir las órdenes en la cocina.
• Lectores de tarjetas (conocidos como datáfonos en España) para poder recibir pagos mediante tarjetas de débito o crédito.
• Un router de largo alcance de calidad para tener una conexión estable y que llegue a cada parte del restaurante.
• Y otros accesorios como monitores LCD para mostrar las órdenes pendientes en la cocina, cables RJ45, RJ11, cables USB para periféricos, cargadores, y más dependiendo del sistema.

Dependiendo de la complejidad de las operaciones llevadas a cabo en tu restaurante, necesitarás más o menos de estos equipos.

Algunos establecimientos con grandes cantidades de clientes por día requieren una mayor cantidad de equipos.

Ventajas de utilizar un PDV

Esta es la parte jugosa de este artículo – las numerosas ventajas de utilizar un punto de venta son el aspecto más atractivo de estos sistemas:

1. Podrás maximizar tus ventas

 Un buen sistema de PDV podrá maximizar tus ventas gracias a que:

• Un sistema POS puede acelerar el desempeño de tus empleados. Todos tus empleados trabajarán al unísono gracias a que cada orden anotada por los meseros se puede visualizar inmediatamente en la cocina. Así, tu restaurante se vuelve mucho más rápido, y eficiente. ¡Un restaurante más rápido genera más ingresos
• Podrás integrar los pedidos online. Actualmente, los pedidos en línea se han convertido en la norma. Es por eso que tu restaurante debe tener un sitio web simple que ofrezca un menú funcional para realizar pedidos en línea. Aceptar pedidos en línea es una forma fácil de aumentar sus ventas.
• Incrementa tu rentabilidad. Con acceso a reportes diarios, semanales, y mensuales, podrás calcular los costos de los platillos y la rentabilidad de cualquier elemento del menú en particular. Esto te dará la oportunidad de colocar sus artículos más rentables dentro de la región “triángulo dorado” del menú de tu restaurante.

Para aprender más, te invito a leer nuestros artículos sobre cómomejorar los márgenes de ganancia de un restaurante ycómo diseñar un menú de restauranteexcepcional.

2. Podrás ofrecer un mejor servicio a sus clientes

Hay distintos aspectos que siempre se pueden mejorar de un restaurante para mejorar la calidad de su servicio.

• La velocidad del servicio. Como mencioné antes, un sistema de PDV hace que todo tu negocio sea más rápido y eficiente. Esto también significa que el cliente será satisfecho con más rapidez.
• La reducción de errores en las órdenes. Tus mesoneros podrán tomar los pedidos en una tableta o teléfono inteligente, en lugar de escribirlos en una libreta. Esto reduce la posibilidad de que se escriba mal o se malinterprete en la cocina. ¡Menos errores significan clientes más felices!
• La supervisión de tus empleados. Con el sistema PDV, podrás saber los ingresos generados por tu personal de sala, como los mesoneros. Además, podrás controlar cuánto tiempo pasan en cada mesa, monitorear su velocidad, e indagar qué empleado necesita más formación para mejorar su rendimiento.

Si necesitas algunos consejos sobre contratar nuevo personal de sala, te recomiendo que leas nuestro artículo acerca decómo reclutar y gestionar camareros.

3. Tomarás mejores decisiones empresariales

Mantenerte al tanto del aspecto administrativo y económico de tu restaurante te dará una venta importantísima para tomar mejores decisiones empresariales.

Así es como un sistema POS puede ayudarte:

• Brindándote reportes de ventas detallados. Podrás saber qué artículos del menú se venden, en qué cantidad, cuando, el mesonero que lo vendió, e incluso el método de pago utilizado. Esto te ayudará a comprender el funcionamiento de tu negocio, a innovar, y a realizar los cambios necesarios para mejorarlo. Además, podrás saber cómo mejorar tu utilización del inventario, algo que es muy importante al momento de mejorar la sostenibilidad de tu restaurante. La eficiencia y sostenibilidad es un aspecto apreciado y premiado por las comunidades gastronómicas a nivel mundial, sin mencionar que es muy buena publicidad.
• Supervisando a tu personal de manera eficiente. Saber dirigir a tus empleados requiere mucha supervisión y un buen sistema PDV puede ahorrarte mucho tiempo. Por ejemplo, podrás averiguar la rapidez de tus mesoneros para remunerar su eficiencia o corregir la falta de ella. También podrás averiguar si necesitas aumentar o reducir la cantidad de personal en tu restaurante.
• Y dándote la información necesaria para calcular los precios del menú de forma eficiente. Con un sistema POS, podrás deducir el costo y las ventas de cada uno de los elementos del menú. Por ejemplo, si un platillo del menú se vende mucho, pero tiene un margen de ganancia bajo, es inteligente aumentar su precio.

Te recomiendo que leas nuestro artículo sobrecómo calcular el porcentaje de costos de alimentos.

¿Cuánto cuesta un sistema POS de restaurante?

Actualmente, hay una gran cantidad de sistemas en el mercado, y cada uno cuenta con métodos de cobro y precios distintos.

Las formas de cobro más comunes son:

• Tarifas porcentuales: algunas empresas no cobran una tarifa mensual, pero cobran una tarifa de procesamiento cada vez que realizas una venta. Por ejemplo, el 3,5% del valor de cada facturación.
• Tarifas mensuales y/o anuales y tarifas de procesamiento: con este método, las empresas cobran una tarifa mensual o anual fija, así como tarifas de procesamiento cuando realizas una venta. Las tarifas de procesamiento pueden ser un porcentaje fijo, similar al método de arriba.
• Costo de hardware/software hecho a la medida más tarifas mensuales y anuales de mantenimiento de equipo/sistema: Las empresas dedicadas únicamente a la creación de software/hardware especializados requieren que compre y utilice únicamente el equipo o programas indicados por la misma. Comúnmente a esto se suma pagar una tarifa mensual o porcentajes de procesamiento, además de posibles tarifas de manutención de equipos y/o plataforma.
• Tarifa mensual única: Algunas empresas solo cobran una tarifa mensual fija y nada más, como en el caso de Waiterio – sólo $19 por un mes de uso.

Una tarifa para ganarles a todos, una tarifa para cobrarles a todos, una tarifa para atraerlos a todos…

A pesar de que los costos varían mucho dependiendo del sistema PDV, no es recomendable que utilices únicamente el precio para determinar cuál de ellos es el mejor para tu negocio.

¡Como verás en la sección de tips, hay muchos aspectos a considerar!

5 tips para escoger un punto de venta para tu restaurante

Sigue los siguientes tips para escoger el mejor punto de venta para tu restaurante:

1. Ten en cuenta tantos aspectos sobre tu restaurante sean necesarios. Desde el tipo de restaurante, su organigrama, sus ganancias, la fluidez del funcionamiento y más. Considerar cada uno de estos aspectos podrá ayudarte a llegar a una conclusión más fácilmente.
2. Piensa cuáles de estos aspectos puedes o quieres mejorar. Cosas como las ganancias, el funcionamiento, y la eficiencia del restaurante son ejemplos de cosas que puedes mejorar con el sistema de punto de venta correcto. ¡Escoge el que te brinde las soluciones más eficientes para perfeccionar lo que quieras!
3. Toma en cuenta otros beneficios de las opciones de sistema PDV que estés considerando. Entre las opciones de sistemas de PDV que estés considerando, haz una comparación de los beneficios adicionales que te brinda cada una. Cosas como su facilidad de uso, su efectividad, la rapidez, el precio, el servicio técnico, y las funciones entran aquí.
4. Añade el costo del hardware a la ecuación. Como algunas compañías funcionan únicamente con ciertos tipos de equipos, deberás considerar esto como un costo extra de instalación. Algunas compañías no tienen este requerimiento, lo que significa que podrás utilizar cualquier equipo para instalar su sistema. Esta es una ventaja importante a tener en cuenta.
5. ¡Pon a prueba el sistema de PDV antes de decidir! Si la compañía que te ofrece el sistema de POS también te puede ofrecer un período de prueba, no dudes en utilizarlo. Esto es vital considerando que el futuro de tu negocio estará en manos de un sistema que utilizarás cada día.

¡Espero que te sean de utilidad!

Instalar un sistema de PDV es una decisión inteligente

Instalar un sistema POS en tu restaurante es una decisión estratégica ventajosa que cambiará el futuro de tu negocio.

Cabe resaltar que cada una de las características y ventajas que mencioné aquí podrás conseguirla con nuestro software de punto de venta para restaurantes – Waiterio.

Además, te ofrecemos nuestrocreador de sitios web gratuito.

Podrás construir una página web equipada con nuestro sistema de PDV para que puedas ofrecer pedidos en línea de forma fácil y elegante – ¿mencioné que es gratis?

Con las ventajas que te ofrece Waiterio, no estarás a cargo de sólo un restaurante más, sino de una empresa que funciona con engranajes bien calibrados, y con la eficiencia de un reloj suizo.

¿Aún no instalas un sistema de punto de venta? ¡Prueba nuestro sistema de forma gratuita!

Artículos esenciales para nuevos dueños de restaurantes:

Aquí te dejo algunos artículos que te pueden ser de utilidad:

• ¿Cómo hacer marketing para tu restaurante?

Lista de todos los equipos de cocina que necesitarás en tu nuevo restaurante