¿Cómo utilizar un punto de venta en tu negocio?

¿No tienes idea de cómo usar un punto de venta?

¿No sabes cómo funciona un punto de venta?

En la mayoría de los negocios modernos encontrarás los maravillosos puntos de venta, terminales de punto de venta, y más.

Por fuera, se trata de una gran cantidad de equipos, cables, y software que se ve muy complicado.

Pero, eso sólo es así si no sabes cómo funciona un punto de venta o si sólo has interactuado con ellos desde el otro lado del mostrador.

En este artículo, te hablaré sobre:

• Dos ejemplos de cómo usar un punto de venta
• Qué es un punto de venta
• Cómo funciona un TPV
• Qué necesitas para comenzar a usar un punto de venta en tu negocio
• De las distintas funciones que puede tener un punto de venta.
• Y más.

Además, también compartiré contigo una guía simple de cómo usar un punto de venta paso por paso, para que sepas en qué te estás metiendo. Cuando termines de leer este artículo, sabrás si necesitas un PDV para tu negocio.

¡Comencemos!

¿Qué es un punto de venta y cómo funciona?

Un punto de venta es el último paso del proceso de venta de cualquier negocio.

Las funciones principales de un punto de venta son calcular, recibir, registrar, y asentar en forma de una factura el pago de los clientes de tu negocio.

Estas funciones son esenciales para que puedas administrar tu negocio correctamente y de forma legal, ya que utilizar un PDV es una forma de crear un registro de cada venta de tu negocio.

Esto es importante para llevar una contabilidad exacta de las ganancias de tu empresa.

Sin embargo, estas funciones son las más simples, y actualmente, son casi rudimentarias.

Los sistemas de punto de venta actuales cuentan con muchísimas funciones que apuntan a crear una experiencia favorable tanto para los clientes de tu negocio, como para los trabajadores.

A continuación te hablo a profundidad de las funciones de un punto de venta.

Funciones de un punto de venta

Un punto de venta moderno cuenta con las funciones que mencione en el punto anterior, y muchas más funciones extra que facilitan el funcionamiento de tu negocio.

Algunos ejemplos de funciones de un PDV moderno son:

• Recibir pagos en efectivo, tarjetas de crédito y débito.
• Calcular la aplicación de descuentos porcentuales, vales, cupones, y más en las compras de tus clientes.
• Darte acceso a reportes de ventas detallados.
• Registrar a tus clientes. Esto es muy útil para aplicar estrategias de fidelización o retención de clientes.
• Pueden guardar los reportes de todas las transacciones en la nube. Esto es vital para tener un respaldo administrativo para tu negocio.
• También puedes visualizar las ventas de distintos locales.
• Te dan datos con respecto a las ventas, como por ejemplo la rentabilidad de ciertos productos. Así puedes decidir si vale la pena tenerlos en tu negocio.
• Y mucho más.

Dependiendo del tipo de negocio que tengas, también podrás encontrar distintas funciones específicas según tu rubro.

Tipos de punto de venta

Existen muchos tipos de punto de venta dependiendo de distintos factores, como los canales de venta, dispositivos compatibles, y más. Los más comunes son:

Puntos de venta online

Existen softwares de punto de venta que funcionan funcionan en la nube, sin que tengas que instalar ningún software extra en tu ordenador, además de un navegador web como Google Chrome.

Estos son geniales para utilizar en negocios simples o temporales, como ventas en festivales, y más, ya que puedes utilizarlos desde tus dispositivos móviles o laptops.

Puntos de venta offline

Los PDV offline son programas complejos con funciones administrativas y contables. Son versátiles y compatibles con varios tipos de negocios, como supermercados o ferreterías.

Son ampliamente utilizados incluso en la actualidad en negocios con muchos años de funcionamiento.

Su desventaja principal es que normalmente son más difíciles de utilizar, por lo que deberás capacitar a los usuarios para que puedan utilizarlos correctamente.

Puntos de venta móviles

Hay puntos de venta que pueden funcionar en dispositivos móviles, con o sin conexión a internet, con redes móviles, laptops, tablets, y en distintos sistemas operativos.

Son versátiles, pero muchos de ellos tienen funciones limitadas que son solo útiles en situaciones específicas, como para tener un stand en ferias, o negocios móviles como foodtrucks.

Puntos de venta especializados

Existen puntos de ventas compatibles con negocios específicos.

Por ejemplo, PDV para ferreterías, para restaurantes, para tiendas de ropa, para supermercados, y más.

Este tipo de punto de venta cuenta con funciones útiles para cada tipo de negocio, como manejo de inventario, registro de clientes, funciones de CRM, funnels de ventas, y más.

Independientemente del tipo de negocio que tengas, probablemente hay un punto de venta que pueda satisfacer tus necesidades.

Cómo usar un punto de venta para restaurantes (paso a paso)

Utilizar un punto de venta es muy fácil. Te daré dos ejemplos. Para el primero, utilizaré el sistema de punto de venta Waiterio.

Este sistema es un PDV de restaurantes, así que cuenta con funciones específicas que mejoran el funcionamiento de un restaurante de distintas maneras.

De hecho, su utilización no es el paso final del proceso de venta, sino que el sistema está en funcionamiento desde que el mesero de tu restaurante toma el pedido.

Los pasos para usar Waiterio son los siguientes:

1. El mesero toma la orden

Luego de que el mesero acomoda a los clientes, procede a tomar la orden en su dispositivo móvil con la aplicación de Waiterio.

La orden se va creando al marcar en la app los platillos escogidos por los comensales.

Esto también puede hacerse de forma automática de dos formas:

• Instalando tablets en cada mesa donde los comensales podrán escoger sus platillos ellos mismos.
• O si los clientes usan la página web de tu restaurante como menú digital para realizar el pedido. 

Al final de este paso, la orden está completa.

2. El pedido llega a la cocina

Una vez el pedido está listo, puede visualizarse de forma automática en la cocina, a través de un sistema de visualización de cocina con una pantalla, o a través de una comanda impresa utilizando una impresora térmica.

Ambas funciones son compatibles con la app de Waiterio para que las órdenes lleguen a la cocina lo más rápido posible. Además, es posible visualizar el estado de las distintas mesas y pedidos del restaurante en tiempo real desde cualquier dispositivo con una cuenta autorizada.

3. La comida está lista

Cuando la comida está lista, el equipo de la cocina marca la orden como “lista” para que el mesero asignado a la mesa retire los platillos y los entregue a los comensales.

4. El pago

En el cuarto paso llegamos a las funciones normales de un PDV. Cuando el cliente ordena la cuenta, puede recibirse el pago por la comida en efectivo o utilizando un lector de tarjetas o datáfono, para luego recibir una factura o recibo impreso.

Y listo. La transacción queda asentada en el sistema, donde podrás visualizarla en cualquier momento.

Otras funciones

Waiterio cuenta con otras funciones que complementan el funcionamiento del restaurante:

• Puedes visualizar un esquema digital de las mesas de tu restaurante.
• Puedes crear una página web para tu restaurante que funciona como menú online.
• Puedes recibir pedidos en línea de forma fácil y procesar los pagos utilizando el mismo sistema PDV.
• También puedes utilizar la página web como menú digital para ahorrar en costos de impresión y diseño de menús.
• Waiterio también mide el desempeño de los items de tu menu, para que puedas tomar decisiones con respecto al menú tomando en cuenta datos reales.
• Además, podrás medir el desempeño de tus meseros, saber cuales meseros generan más para tu restaurante, y tomar decisiones en consecuencia.

Tip: Si buscas un sistema de punto de venta para restaurantes, te recomiendo Waiterio. Waiterio es un sistema de punto de venta muy completo para restaurantes pequeños y medianos — y también es de los más económicos del mercado.

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Cómo usar un punto de venta para tiendas (paso a paso)

Ahora te diré los pasos a seguir para utilizar un punto de venta común, utilizando un ejemplo de una tienda de ropa imaginaria.

Estos pasos son un poco más simples, ya que el proceso de venta no se ve realmente afectado por el PDV hasta el final de la transacción.

1. El cliente ha escogido los productos que quiere comprar

Luego de que el cliente entró en la tienda, vio qué productos quiere comprar, y se los probó, está listo para pagar — ahí comienza la transacción.

El cliente se dirige a la caja registradora o checkout y le entrega la ropa al encargado de la caja.

2. El encargado de caja verifica los productos

El encargado procede a verificar los productos utilizando un escaner de código de barras. Cada producto de una tienda tiene un precio asignado con un código de barras o un código alfanumérico, ya que no es eficiente que el encargado de caja recuerde todos los precios.

Luego de escanear cada código, el precio total se suma en la pantalla de la caja registradora.

3. El pago

A continuación, el cliente realiza el pago. En este momento pueden suceder varias cosas, dependiendo de la tienda y el proceso de venta establecido.

• Puede que el encargado de caja ofrezca un descuento porcentual por alguna promoción de la tienda, por vales o cupones, y más.
• Es posible que se apliquen estrategias de fidelización de clientes con tarjetas de afiliados.
• O simplemente se le informa al cliente las distintas formas de pago que se aceptan en la tienda.

Luego de eso, el cliente realiza el pago, recibe sus productos, y se marcha de la tienda.

Otras funciones

Otras funciones que pueden tener estos tipos de PDV son:

• Registro de clientes regulares.
• Registro de patrones de compra.
• Integraciones con CRM.
• Manejo de inventario e integración con el sistema de PDV.
• Impresión de etiquetas con códigos de barra para cada producto.
• Visualización de ventas individuales y reportes de ventas diarios, semanales, mensuales, y anuales.
• Integración con ventas online e integraciones con plugins u otras aplicaciones.

Los PDV de tiendas son cada vez más versátiles con la finalidad de mejorar las experiencias de los clientes, integrarse con estrategias de marketing, y de retención de clientes.

¿Cómo saber si necesitas un punto de venta en tu negocio?

Un sistema de punto de venta trae muchos beneficios para los negocios que los utilizan. Sin embargo, es posible que en tu negocio no sea necesario instalar uno.

¿Cómo saberlo?

He creado una lista de preguntas simples que te ayudará a averiguar si necesitas uno fácilmente.

¿Qué tipo de negocio tienes?

El tipo de negocio que tengas definirá si necesitas un punto de venta on no. ¿Por qué?

Existen muchos modelos de negocio en los cuales no es necesario que tengas un sistema de punto de venta, como por ejemplo si vendes productos digitales.

Los productos digitales, como e-books, cursos, y más son básicamente infinitos — no debes llevar inventario, ni preocuparte de atender a cada cliente de forma individual. Simplemente, adapta un formato de pago digital y comienza a vender.

Claro, esto es distinto de los productos físicos que puedas vender en un sitio web y también en una tienda física, como ropa, zapatos, y más.

¿Quieres automatizar el proceso de venta?

El proceso de venta de tu negocio es parte de las interacciones con los clientes, y de hecho, es crucial. A pesar de que pagar es normalmente lo último que se le pide al cliente, un proceso de pago con problemas puede arruinar toda la experiencia.

Puede que algunos clientes simplemente dejen los productos en tu tienda si no ofreces una experiencia favorable, o clientes que paguen por los productos después de un par de problemas para nunca volver.

Esto se puede evitar fácilmente instalando un sistema de punto de venta en tu negocio para que la experiencia de compra de tus clientes sea lo menos problemática posible.

¿Quieres mejorar tu manejo de inventario?

Algunos sistemas de PDV cuentan con la función de manejar inventario de forma integrada, lo que es muy útil si debes mantener un stock de productos numeroso.

Esto puede parecer simple, pero en realidad es bastante útil, ya que algunos programas de manejo de inventario pueden ser muy complicados, añadir costos extra al funcionamiento de tu negocio, y ser limitados con respecto al proceso de ventas.

Por ejemplo, si estás utilizando otro programa para manejar tu inventario, deberás verificarlo cada vez que no sepas si el producto se encuentra disponible.

En cambio, si cuentas con un PDV con esta función, podrás saber de inmediato, podrás recibir notificaciones de productos con stock bajo, y también mejorar tu relación con tus proveedores realizando pedidos anticipados, y no de último momento.

Software y hardware de un punto de venta

Los puntos de ventas estan compuestos por software y hardware.

El software de un sistema de punto de venta es la parte más importante, ya que dependiendo de sus funciones y complejidad, requerirás más o menos hardware.

Existen PDV que funcionan únicamente con software, donde simplemente puedes llevar un registro de las ventas.

Sin embargo, existen PDV que funcionan con hardware especial.

Muchas compañías creadoras de sistemas de PDV crean sus propios equipos, para ofrecerte una solución empresarial completa por un costo un poco más elevado.

El hardware es la parte con más variaciones de un punto de venta, ya que algunos sistemas te dan la libertad de armar tu punto de venta con el equipo que quieras.

Por ejemplo, si sólo quieres aceptar pago en efectivo, simplemente necesitarás una caja registradora y una computadora de escritorio completa.

Pero, si quieres aceptar pagos con tarjetas de crédito o débito, imprimir facturas, aceptar efectivo, y utilizar otras funciones de un PDV especializado, necesitarás más equipos.

Por eso necesitas un punto de venta para tu negocio

Ahora que sabes cómo funciona un punto de venta, es posible que creas que necesitas uno para tu negocio — y probablemente sea cierto.

Todos los negocios, independientemente de su naturaleza, pueden beneficiarse de tener un buen sistema de PDV.

¿Por qué?

Un sistema de punto de venta es más que un sistema contable o administrativo.

En cambio, es una herramienta necesaria para ofrecer un servicio excelente, mejorar la experiencia de tus clientes, y la forma en que haces negocios.

Además, hay muchos beneficios extra que puedes obtener del sistema PDV idóneo para tu negocio, sea una mejor integración con tus estrategias de marketing, un mejor manejo de inventario, y más.

¿Qué estás esperando para instalar un PDV en tu negocio?