Cómo abrir una cafetería

¿Quieres abrir una cafetería? Abrir una cafetería es una buena idea para las personas que desean ingresar a la industria de servicios y restaurantes con menos dificultades. Aunque son muy similares a los restaurantes, las cafeterías son más fáciles de administrar en muchos sentidos y pueden ser el primer paso para tener un negocio de alimentos exitoso. En este artículo, te guiaré a través de la apertura de una cafetería y compartiré algunas ideas que serán útiles para emprendedores primerizos. ¡Vamos a empezar!

Antes de comenzar, investiga un poco

Aunque las cafeterías son un modelo de negocio más simple en comparación con los restaurantes, siguen siendo un negocio exigente y complejo. Esto se debe a que existen numerosos tipos de bebidas a base de café, métodos de preparación que provienen de diferentes culturas, granos de café y más. Es por eso estudiar el café en sí es una buena idea antes de abrir una cafetería. También hay diferentes tipos de bebidas que puedes ofrecer como alternativas al café, como la yerba mate o el te matcha. Y también puedes ofrecer comida o postres, que pueden ayudarte a destacarte de la competencia. Una vez que tengas algo más claro en mente, puedes comenzar con el primer paso.

1. Escribe un plan de negocios para tu cafetería

El primer paso es organizar tu proyecto en un plan de negocios; esto hará que el resto del proceso sea mucho más fácil para ti. El plan de negocios es un documento que detalla los diferentes aspectos de tu negocio. Esto es lo que debes incluir:

• Análisis de mercado.
• Resumen ejecutivo.
• Descripción del concepto.
• Menú y descripción de cada preparación.
• Organigramas y procesos.
• Y más.

El aspecto más importante de un plan de negocios es el análisis de mercado: es lo que te dará los primeros indicios de que el negocio puede tener éxito. También necesitarás este documento si deseas encontrar inversores, préstamos o socios para abrir el negocio. Un buen resumen ejecutivo atraerá y convencerá a posibles inversores para que te ayuden a completar tu proyecto. Ten en cuenta que el plan de negocios está sujeto a cambios a lo largo del proceso de apertura de tu negocio.

2. Desarrolla un concepto que resuene con tus futuros clientes

Una vez que tenga un conocimiento profundo de tus futuros clientes, debes crear un concepto que los atraiga a tu negocio. El concepto es el tema de tu cafetería y es una parte vital de lo que la hace atractiva para tus clientes. Afecta todos los aspectos de tu negocio, como el menú, el tipo de servicio, la decoración e iluminación, y mucho más. Crear un concepto que no tenga una base de clientes adecuada es un error costoso, por lo que es crucial asegurarse de crear un concepto viable para tu área. Te daré un ejemplo.

Ejemplo de concepto de cafetería

Una cafetería que prepara y sirve bebidas con cafeína de todo el mundo. Ofrece café tal como se prepara en diferentes países así como otras alternativas como diferentes tipos de té. También marida cada tipo de bebida con preparaciones comunes de desayuno y comidas sencillas. La decoración consiste en un espacio bien iluminado y colorido con asientos, banderas decorativas de diferentes países y diferentes géneros musicales sonando durante todo el día. El personal es multicultural y también habla varios idiomas. ¡Esta cafetería es muy atractiva para los clientes de la ciudad en la que se encuentra porque hay numerosos inmigrantes y turistas!

3. Contrata a un experto en café y desarrolle un menú que coincida con el concepto

No podemos enfatizar esto lo suficiente: un asesor experto en café es vital para el éxito de cualquier negocio basado en el café. ¿Por qué? Principalmente porque un experto podría aconsejarte sobre muchas cosas, como

• El mejor tipo o los diferentes tipos de café que puedes utilizar para cada preparación.
• La forma más eficiente de preparar café para lograr tazas de alta calidad en todo momento.
• Técnicas adecuadas de almacenamiento y manejo de granos.
• Y el equipo que necesitarás para administrar una cafetería exitosa.

Un experto en café o un barista experimentado desempeñaría el papel de un chef ejecutivo en tu cafetería. Tener este tipo de conocimientos no es muy común a menos que seas un conocedor del café, por lo que delegar estas funciones será más rápido en la mayoría de los casos. Además, un barista experimentado puede ayudarte a resolver cosas como el diseño del área de trabajo, los procesos de limpieza de máquinas e incluso los puestos que necesitas cubrir para administrar una buena cafetería.

4. Encuentre un proveedor de granos de café de alta calidad

Una vez que hayas decidido el tipo de bebidas de café que servirás en tu cafetería, debes encontrar el mejor proveedor de café en grano. Probablemente tendrás varias opciones, pero apegarte a lo que tenga más sentido teniendo en cuenta tu concepto y menú es una buena regla general. Por ejemplo, no puedes obtener los proveedores de granos de café más caros para una cafetería familiar, porque no tendría mucho sentido. En cambio, tendría sentido ceñirse a un proveedor que venda el mejor café dentro de un rango de precio razonable. De esa manera, también puedes maximizar tus ganancias mientras ofrece la mejor taza de café que tus clientes pueden pagar. Por otro lado, no debes usar el café más barato que puedas encontrar o café premolido: los granos de café siempre brindarán los mejores sabores y fragancias.

5. Encuentra un lugar que se adapte a tus necesidades

Ahora llega el momento en el que debes encontrar un lugar que se adapte a tres necesidades básicas:

• Un precio dentro de tu presupuesto.
• Suficiente espacio para atender a los clientes, áreas de descanso, baños o incluso un autoservicio si eso es parte de tu concepto.
• Y suficiente espacio de trabajo para equipos y empleados para preparar pedidos.

Lo bueno de las cafeterías es que suelen ser más pequeñas en comparación con otros negocios de alimentos que requieren más espacio, como panaderías y restaurantes. También debes considerar los permisos que necesitarás obtener para establecer tu negocio en el área y si es posible hacerlo. También es vital que tu base de clientes pase orgánicamente por el área: cuanto más cerca estés de tus clientes, mejor. La ubicación juega un papel crucial en las empresas de alimentos porque hace que los establecimientos sean convenientes o inconvenientes para los clientes. Es por eso que buscar la ubicación correcta puede llevar meses, por lo que debes tener en mente al menos un par de ubicaciones antes de comenzar con la planificación.

6. Comienza a comprar el equipo y misceláneos

En este punto, ya has asegurado una ubicación para abrir tu cafetería. Ahora es el momento de comenzar todo lo que hace que tu negocio funcione. El equipo que necesitarás depende directamente del menú que hayas creado y del concepto de la cafetería. Por lo general, las cafeterías tienen ofertas de alimentos simples como desayunos locales comunes, donas, sándwiches, postres simples y más. Aún así, probablemente no necesites comprar muchos equipos de cocina. En la mayoría de los casos, una combinación pequeña de parrilla y plancha y un horno pequeño serán suficientes; por supuesto, eso depende de tu concepto y del tamaño de tu negocio. Probablemente tendrás que concentrarse más en las máquinas de café, que pueden costar un par de miles de dólares. Vale la pena gastar cantidades razonables de dinero en máquinas de espresso porque afecta su calidad y durabilidad. ¡Por lo general, cuanto más barata es la máquina, menos duradera es! Estos son los principales factores que determinarán cuál será la mejor compra para tu cafetería en particular. La mayoría de las marcas de máquinas de espresso ofrecen diferentes tamaños y opciones para satisfacer tus necesidades, así que asegúrate de considerar cosas como la velocidad de preparación, la cantidad de boquillas y las funciones adicionales que facilitan el trabajo de tus baristas. Además, dependiendo de lo que ofrezcas, deberás equipar tu cocina con otras herramientas como molinillos de café en grano, exhibidores para calentar alimentos, máquinas mezcladoras de grado comercial y más.

Además, deberás comenzar a buscar un sistema POS como Waiterio para ayudarte a mantener tu negocio organizado. Waiterio es un sistema POS eficiente y sin complicaciones que puede ayudarte a comenzar tu negocio en unos minutos. Puedes

• Agregar tu menú a la aplicación para crear menús digitales para que tus clientes pidan
• Crear un sitio web simple optimizado para SEO que muestre tu menú y ubicación
• Obtener informes detallados sobre tus ventas
• Administrar a los empleados fácilmente
• Y mucho más

Waiterio no requiere que gastes mucho tiempo y dinero en equipos, capacitación o configuración. ¡Aprende más sobre la aplicación aquí!

7. Comienza a contratar y capacitar a tu personal

Aquí en Waiterio, hemos hablado extensamente sobre la contratación y capacitación del personal para un restaurante; puedes consultar nuestros artículos sobre los temas aquí. Contratar y capacitar personal o una cafetería es muy similar. Aún así, existen algunas diferencias clave, siendo la principal la importancia de la experiencia. Por lo general, se contratará personal que tenga un poco más de experiencia tanto en el trabajo directo con los clientes como en la preparación del café. Ambos tipos de conocimiento son vitales y no puedes tener empleados que se destaquen solo en una de estas áreas. Para administrar una cafetería exitosa, debes contratar personas que cumplan con los siguientes requisitos:

• Saben preparar café en máquinas de espresso. Como mínimo, debe contratar a una persona altamente calificada para que te ayude a crear capacitación para los nuevos empleados.
• Tienen experiencia trabajando directamente con clientes y servicio al cliente.
• Son educados y siguen las pautas de tu negocio.

Aunque puedes contratar personas con estas calificaciones desde el principio, es una buena idea invertir tiempo en crear guías de capacitación y desarrollar procesos y prácticas estandarizados. Esto te ayudará a mantener un estándar de calidad que sea viable para que tu negocio atraiga y retenga clientes, al mismo tiempo que mantiene la calidad de cada taza de café que se sirve. Finalmente, debes crear y mantener estándares de seguridad para tus empleados, especialmente si estás utilizando máquinas de espresso de grado comercial, que son un peligro para la seguridad y las quemaduras.

8. Comienza a promocionar tu cafetería

El marketing es vital para las empresas de alimentos como restaurantes y cafeterías, por lo que a lo largo de todos los pasos anteriores, debes crear y aplicar estrategias de marketing. Puedes comenzar a comercializar un negocio incluso antes de abrir sus puertas, lo cual es una idea increíble si deseas ganar terreno rápidamente. Puedes usar numerosas tácticas y métodos de marketing, pero enfatizar la conciencia de las redes sociales y el marketing de viralidad es una práctica común. Debes crear y orientar contenido directamente a tu base de clientes en tu ciudad y comenzar a ganar seguidores en Facebook, Instagram y TikTok. También puedes crear una cuenta de Google My Business o un sitio web, usar SEO y mucho más. Consulta los siguientes artículos para obtener más consejos de marketing útiles:

• Marketing para un nuevo restaurante
• Cómo hacer marketing para restaurantes
• Estrategias de marketing revolucionarias para un bar
• Marketing para camiones de comida

Nota: Aunque estas estrategias están dirigidas a diferentes tipos de negocios, ¡también funcionan de maravilla para las cafeterías!

9. ¡Abre tu cafetería y comienza a operar!

Ahora es el momento de abrir tu negocio. En este momento, debes tener una estrategia de marketing ya en ejecución para que puedas abrir su cafetería con clientes esperando en tus puertas. Con un concepto que resuene entre los clientes de tu área, y si comunicaste la idea detrás de tu negocio antes de abrir, tener una apertura exitosa es casi un hecho. Es por eso que debe cumplir con todos los requisitos mencionados anteriormente para que puedas tener un día de apertura exitoso. Consulta nuestro artículo sobre cómo organizar una gran inauguración para un restaurante: las mismas ideas se aplican a negocios más pequeños como cafeterías.

Las cafeterías son negocios subestimados

Aunque las cafeterías son un refugio para muchos clientes, a menudo son subestimadas por los empresarios que deciden abrir negocios más complejos. Aún así, hay algo en las cafeterías que las convierte en el negocio perfecto para nuevos emprendedores y empresas de bajo presupuesto. Además, siempre existe la posibilidad de convertir una cafetería en un negocio más grande, lo que los hace muy versátiles si planeas seguir invirtiendo en ellas. ¿Una cafetería te parece un buen negocio? ¡Seguro que es para nosotros!