Administración de restaurantes: ¿Cómo administrar un restaurante?

¿No sabes cómo funciona la administración de restaurantes?

Administrar un restaurante correctamente es lo más importante que debes hacer para tener éxito con tu negocio.

De hecho, si no estás listo o seguro de cómo hacerlo, probablemente sea mala idea abrir un restaurante. A menos que quieras unirte al 70% de restaurantes fallidos. Pero no tengas miedo, administrar un restaurante bien es vital, pero no es tan difícil. La clave está en la organización.

En esta guía, te hablaré sobre:

• La importancia de la administración de restaurantes.
• Te daré una guía paso por paso de cómo administrar tu restaurante.
• Te daré una lista de herramientas administrativas.
• Algunos tips para que mejores la administración de tu restaurante.
• Y más.

La administración puede ser un reto para cualquiera, pero con el conocimiento, la mentalidad, y los hábitos correctos podrás dirigir tu restaurante sin problemas.

¡Comencemos!

La administración de restaurantes es vital

La administración de restaurantes es uno de los aspectos más cruciales de este tipo de negocio.

Se trata de una serie de prácticas financieras, de manejo de recursos económicos y humanos, que tienen la finalidad de dirigir los esfuerzos de tu empresa y optimizar su funcionamiento.

Básicamente, se trata de eficiencia y organización en todos los aspectos de tu negocio.

Sino administras tu restaurante correctamente, muy pronto comenzarás a sufrir las consecuencias.

Algunas de ellas son:

• Perder los proveedores de tu restaurante por pagos atrasados.
• Perder empleados por pagos de nómina atrasados.
• Perder oportunidades de mejorar tu restaurante por falta de preparación.
• Gastar más dinero del que genera tu restaurante.
• Ventas y ganancias bajas.
• Tener pérdidas muy altas por mal manejo de inventarios y falta de procedimientos.
• Tener problemas legales por malas prácticas tributarias.
• Y finalmente, que cierre tu negocio.

La administración es un reto, porque básicamente tiene influencia sobre cada uno de los procesos de tu restaurante.

¿Estás administrando tu negocio correctamente?

Cómo administrar un restaurante paso a paso.

Ahora te daré una guía de lo que tienes que hacer para administrar tu restaurante paso a paso. Esta guía es aplicable para todos los restaurantes y negocios de comida existentes — la administración es universal.

También será de mucha utilidad para dueños de restaurantes primerizos, para administradores de restaurantes con poca experiencia, y más.

Sin embargo, debes saber que no cubriré aspectos que pueden ser específicos de tu país, como regulaciones tributarias, permisos, y más. ¡Eso te tocará a ti!

No es necesario mencionar que los impuestos son muy importantes para cualquier negocio, así que no los descuides, porque también pueden ser una puerta al fracaso.

Nota: Esta es una guía simple, así que siéntete libre de modificar tantos aspectos como quieras para adaptarla al funcionamiento de tu negocio.

1. Realiza un análisis situacional de tu negocio.

Antes de comenzar a administrar cualquier negocio, es importante realizar un análisis situacional que te brinde información sobre el estado del mismo.

Esto es vital para comenzar a conocer:

• Los problemas que enfrenta el restaurante.
• Las fortalezas del restaurante — que debes mantener.
• Las debilidades del restaurante — que debes fortalecer.
• El estado económico del restaurante — esto incluye toda la información pertinente, como ventas, gastos, pérdidas, ganancias netas, y más.
• El estado de los recursos humanos del restaurante.
• Y mucho más.

Es importante que sepas todo esto para poder crear un plan de acción estratégico que te permita cubrir todas las áreas.

También es importante que crees ese plan tomando en cuenta las áreas más graves o que necesitan ser priorizadas — ¡cubre lo más importante primero!

Los pasos siguientes son las áreas que debes cubrir, así que toma nota.

2. Finanzas del restaurante.

Administrar las finanzas del restaurante, o de cualquier negocio, es algo complejo.

Para administrar un restaurante debes tener conocimientos de distintas áreas. Por ejemplo, de administración empresarial, contabilidad, y más para poder desempeñarte correctamente.

El análisis situacional debería darte acceso a información como:

• El capital actual del restaurante.
• Los bienes muebles e inmuebles.
• Ganancias mensuales promedio.
• Ventas mensuales promedio.
• Pérdidas mensuales promedio.
• Costos fijos y variables del restaurante — proveedores, nóminas, servicios, y más.
• Costo y desglose de costos de cada platillo.
• Y otros aspectos que afecten las finanzas del negocio.

Debes poner todo esto en orden. Es recomendable también tener experiencia utilizando objetivos de un restaurante son:

• Mejorar las ventas en ciertos días del mes.
• Crear promociones que mejoren la satisfacción de tus clientes.
• Mejorar el desempeño de tus empleados con entrenamiento.
• Mejorar el manejo de inventarios.
• Minimizar las pérdidas de tu restaurante.
• Crear objetivos de ventas u objetivos de ganancias mensuales, trimestrales, y anuales.

Es importante que crees objetivos realistas y que hablen de resultados específicos para que puedas aplicar estrategias que te ayuden a lograrlos.

Un ejemplo de objetivo sería aumentar las ventas de un platillo en específico que genera muchísimas ganancias para tu restaurante en un 20%.

A continuación te hablo de cómo puedes lograr esos objetivos.

4. Comienza a optimizar todo creando sistemas.

Luego de cumplir con el paso anterior, debes aplicar estrategias concretas para optimizar las finanzas.

Por ejemplo, es importante que sepas:

• Cuánto gasta el restaurante en ingredientes y cuánto cuesta cada platillo (incluyendo gastos de nómina, servicios, y más). Así puedes calcular si puedes reducir el costo del platillo, mientras mantienes un precio que genere ganancias.
• Cuánto gasta el restaurante en servicios básicos. Así puedes establecer normas que permitan gastar menos agua, menos electricidad, y más para reducir las cuentas a fin de mes.
• Cómo se manejan los impuestos. Así puedes optimizar el pago de impuestos del restaurante.
• Cómo funcionan los horarios de cada empleado y cuál es el promedio de ventas cada día. Así puedes ajustar fácilmente el horario para gastar menos en nómina si pasan mucho tiempo sin hacer nada en días flojos.
• Cómo se manejan los pedidos a proveedores y cuál es su costo. Así puedes optimizar los pedidos para ajustarse mejor a las ventas, mejorar el manejo de inventario y el uso de cada ingrediente, y mejorar el proceso de pago a los proveedores.
• La opinión general que los clientes tienen de tu restaurante, las quejas comunes, y problemas del servicio. Así puedes mejorar la experiencia que ofreces a los clientes, el proceso de venta, mejorar los equipos de tu punto de venta, y trabajar con los meseros para crear guiones de ventas aplicables para cada situación.
• Cómo funciona el proceso de contratación y entrenamiento en el restaurante. Así puedes optimizar la contratación, la forma en que se entrenan nuevos empleados, y trabajar en reducir al mínimo la rotación de personal.

La estrategia más eficiente que puedes usar para optimizar cada aspecto del negocio es la creación de sistemas.

Crear sistemas es bastante fácil. Estos son los pasos y un ejemplo simple:

• Estudia el sistema o proceso actual (si no existe, avanza al siguiente paso). El ejemplo que usaré será el de la contratación.
• Comienza a pensar en formas lógicas en las que el proceso debería avanzar. Por ejemplo, contratar personal comienza creando un puesto y conociendo todo lo que requiere.
• Crea un diagrama de flujo con cada paso. Contratar personal avanza por al menos 9 pasos. Aprende más en nuestro artículo sobre gestión de personal.
• Crea reglas para el proceso. Estas reglas deben ayudar a que el proceso siempre de buenos resultados. Por ejemplo, no contratar personas con pocas o malas referencias o no contratar personas muy jóvenes, y más.
• Crea un método para evaluar los resultados. Esto sería crear un formato de evaluación de personal o evaluación de desempeño.

Es muy importante que un sistema no termine hasta que llegue al paso de evaluar los resultados. De ser negativos, debe comenzar de nuevo hasta que se obtengan resultados favorables.

Como recomendación, es importante que entrenes al personal con estos sistemas, para que sepan actuar en caso de que no puedas dirigirlos en persona. Además, no debes obsesionarte con la creación de sistemas — ¡sólo los procesos más complejos y necesarios necesitan uno!

5. Crea una lista o presupuesto de inversiones.

Una vez hayas creado sistemas para cada proceso importante de tu restaurante, es momento de que comiences a optimizar el manejo de los recursos económicos del negocio.

Estas inversiones son parte de los gastos variables de tu negocio.

Algunos de las inversiones que siempre son útiles para los negocios son:

• Campañas de marketing.
• Campañas de fidelización de clientes.
• Mejoras de decoración.
• Mejoras en la funcionalidad del restaurante.
• Compras de equipos más nuevos.
• Preparación para los empleados.
• Y más.

Estas inversiones son un gasto que debes incluir en los gastos del restaurante, antes de calcular las ganancias netas.

Estas son inversiones porque no se trata de gastos que tendrías a menos que inviertas dinero activamente — aunque invertir dinero en marketing debería ser un gasto obligatorio.

Muchos negocios fracasan porque no tienen un presupuesto para inversiones que beneficiarán al negocio, porque siempre los números más grandes a final de mes se ven mejor.

De todos modos, es una muy buena idea dejar presupuesto para publicitar tu restaurante de forma efectiva, para mejorar el servicio de tu restaurante, y mejorar la satisfacción del cliente.

Además, dejar algo de presupuesto para este tipo de gastos es vital para que tu restaurante esté preparado para afrontar cambios en el mercado, aprovechar oportunidades momentáneas de algún tipo, y hacer que el negocio crezca.

6. Maneja la satisfacción de empleados y clientes.

A pesar de que la administración es básicamente tratar los elementos de un restaurante como piezas en un juego de ajedrez, siempre debes recordar que trabajas con personas.

Eso significa que debes prestar atención a dos cosas:

La satisfacción de los empleados.

Los empleados de tu restaurante son los que se encargan de realizar la mayoría del trabajo que mantiene el restaurante en movimiento.

Por eso es vital que mantengas a cada uno de tus empleados satisfechos con su trabajo, contentos con el ambiente de trabajo, y en constante crecimiento.

Sólo así podrás asegurar que cumplan con sus obligaciones correctamente y con buena disposición.

La satisfacción de tus clientes.

Los clientes se encargan de dirigir al menos el 50% de tu restaurante. Tú sólo te encargas de crear el servicio, optimizarlo, hacerlo rentable y sostenible.

Los clientes se encargan del resto, y sin ellos, no existiría tu negocio.

Por mucho que quieras optimizar distintos aspectos de tu negocio, gran parte del trabajo de administrador es asegurarse de que todo sea optimizado considerando el impacto que tendrán los cambios en la satisfacción de tus clientes.

Esto hace que tomar ciertas decisiones sea difícil, porque en algún momento deberás hacer un cambio en el restaurante que mejorará su rentabilidad, pero que también afectará la satisfacción de los clientes.

El ejemplo más fácil es actualizar los precios de ciertos platillos, cobrar por otros aspectos del servicio, y más.

Herramientas necesarias para administrar un restaurante

Hay muchas herramientas que te pueden ayudar increíblemente a dirigir tu restaurante. A continuación te doy un resumen corto de las mejores aplicaciones que puedes utilizar.

1. Waiterio.

Waiterio es uno de los mejores sistemas de punto de venta de restaurantes que puedes utilizar en tu negocio. Cuenta con muchas características que lo vuelven la solución perfecta para manejar distintos aspectos de tu negocio con una sola aplicación:

• Guarda toda la información de tus ventas en la nube.
• Te ayuda a crear una página web simple automáticamente que se conecta con el punto de venta para ofrecer pedidos online, menú con código QR, y más.
• Puedes crear un menú digital para tu restaurante.
• Puedes obtener información sobre el desempeño de ciertos platillos.
• También te ayuda a gerenciar tus meseros y medir su desempeño.
• Funciona en todos los sistemas operativos más comunes — Windows, iOS, Android, MacOS, entre otros.
• Y mucho más.

¡Aprende más sobre Waiterio!

2. QuickBooks.

QuickBooks es un software de contabilidad para negocios increíblemente útil para dirigir las finanzas de tu restaurante.

Así puedes pasar menos tiempo ocupado con operaciones contables básicas.

Algunas de las características de QuickBooks son:

• Funciona en distintos dispositivos.
• Funciona para llevar la contabilidad de tu negocio fácilmente.
• Podrás obtener reportes de ganancias, de la rentabilidad de tu restaurante, y más.
• Cuenta con distintos planes que se ajustan a tus necesidades.
• Y más.

¡Aprende sobre QuickBooks!

3. Aplicaciones de Google.

Las aplicaciones de Google, llámese Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Gmail, y más, son de muchísima utilidad para dirigir un negocio.

Además de las herramientas que todos utilizan, puedes usar:

• Google My Business para colocar tu negocio en Google Maps y recibir reviews de tu restaurante.
• Google Calendar y Google Keep para organizar tus actividades diarias.
• Google Classes para facilitar el entrenamiento de tu personal de forma remota.
• Google Meet para conducir entrevistas de trabajo.

La mejor parte de estas herramientas es que son totalmente gratuitas y puedes utilizarlas tan sólo con tener una cuenta de Google.

4. Infinity.

Infinity es una aplicación de manejo de actividades muy genial que te puede ayudar a organizar tus obligaciones diarias con el método time-boxing, que es un método de organización de tiempo y actividades muy efectivo.

Con Infinity, podrás manejar todas tus obligaciones, desde marketing hasta contabilidad, y más en una sola aplicación.

¡Aprende más sobre Infinity!

5. Hootsuite.

Hootsuite es una aplicación muy efectiva para manejar todas las cuentas de redes sociales de tu restaurante. Es la favorita de los creadores de contenido y los community managers por una razón.

Podrás ver notificaciones de tus distintas redes sociales, podrás enviar mensajes, responder comentarios, programar publicaciones, y mucho, mucho más.

También cuenta con distintos planes que son bastante económicos, considerando que la aplicación te da el poder de manejar todas tus redes sociales con una sola aplicación.

¡Aprende más sobre HootSuite!

La administración de restaurantes no es fácil

Si llegaste hasta acá, seguro te has dado cuenta de que administrar un restaurante no es cosa sencilla.

Sin embargo, a pesar de que es un tema intimidante, no es nada del otro mundo, y cada negocio que has visitado y del que has adquirido productos o servicios lo hace.

¿Por qué no puedes tú?

Además, siempre puedes delegar ciertas actividades administrativas al gerente del restaurante, utilizar servicios externos a tu negocio que te ayuden a dirigirlo, como agencias de marketing o servicios contables, y más.

Todo esto hará que dirigir tu restaurante sea un poco más costoso, pero también mucho más fácil y con menos estrés.